إذا تسألت حول سر نجاح العديد من الشركات الكبرى، فالسر يكمن في القدرة على مراقبة المخزون بشكل دقيق، وقد يبدو الأمر بسيطًا، لكن إدارة المخزون بشكل صحيح يحدث فارقًا كبيرًا في مستوى الخدمة والتكلفة والأرباح، ولكن ما هي العلاقة الحقيقية بين مراقبة المخزون ونجاح النشاط التجاري؟ وكيف تساعدك مراقبة المخزون في تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة؟ دعونا نكتشف معًا في هذا المقال كيف يمكن لمراقبة المخزون أن تكون مفتاحًا لتحسين أداء أعمالك وضمان استمراريتها في السوق.
ما هو مفهوم مراقبة المخزون؟
مراقبة المخزون هي عملية تتبع ومراقبة كميات المنتجات التي لديك في المخزن، بهدف التأكد من توافر الكميات الكافية لتلبية احتياجات العملاء دون وجود فائض يؤدي إلى تكاليف إضافية، وببساطة، هي الطريقة التي تساعدك على معرفة متى تحتاج إلى طلب المزيد من الأصناف، أو عندما يجب التخلص من المنتجات المتعطلة أو غير المطلوبة.
فمراقبة المخزون جزء أساسي في أي نشاط تجاري لأنه يساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية، وتقليل التكاليف، وتلبية احتياجات العملاء بسرعة ودقة، ويتم ذلك يدويًا أو باستخدام برامج وأنظمة رقمية حديثة تتبع حركة المخزون بشكل مستمر مثل البدر للمبيعات، فعملية المراقبة تضمن أن المخزون لا يصبح عائقًا في طريق نمو الأعمال بل يدعمه من خلال ضمان توفر المنتجات المناسبة في الوقت المناسب.
اقرأ أيضاً عن: مخاطر المخزون وكيف تتجنبها
أهم 10 فوائد لمراقبة حركة المخزون
عندما نتحدث عن مراقبة حركة المخزون، سنجد أنها ليست مجرد عملية حسابية بل هي استراتيجية مهمة تدعم نمو الأعمال التجارية بشكل عام، وفي هذه النقاط نذكر أهم 10 فوائد لمراقبة حركة المخزون بشكل دقيق:
- تحقيق التوازن بين العرض والطلب: فمراقبة المخزون تضمن توافر الكميات المناسبة من المنتجات لتلبية احتياجات العملاء دون وجود فائض أو نقص.
- تقليل التكاليف: حيث تقليل التكاليف المرتبطة بالمنتجات الزائدة أو المنتهية الصلاحية، كما يسهل التحكم في مستويات المخزون وتقليل النفقات الإضافية على التخزين.
- تحسين تدفق رأس المال: إدارة المخزون يسمح بتخزين المنتجات بناءً على الطلب الفعلي، ومن ثم تقليل الأموال المجمدة في المخزون وبالتالي تحسين تدفق رأس المال.
- زيادة الكفاءة التشغيلية: حيث تساعد الشركات على تجنب الفاقد الناتج عن المنتجات المتعطلة أو غير المطلوبة، وبالتالي تقليل عمليات التفتيش على المنتجات غير المتداولة.
- العملاء: بتوافر المنتجات بشكل دائم وفي الوقت المناسب، تزيد رضا العملاء عن الخدمة المقدمة، وهذا يؤدي إلى زيادة الولاء للعلامة التجارية وفرص البيع المتكرر.
- الحد من الأخطاء البشرية: استخدام أنظمة مراقبة المخزون الرقمية يقلل من احتمالية الأخطاء البشرية في عمليات الجرد والمراقبة، لضمان دقة أكبر في حساب الكميات.
- التخطيط المسبق والشراء الذكي: من خلال تحليل حركة المخزون، نتنبأ بالاحتياجات المستقبلية واتخاذ قرارات أفضل بشأن الشراء لتجنب الاندفاع في الشراء العشوائي.
- تحسين الكفاءة في التخزين: مراقبة المخزون تساهم في ترتيب المخزون بشكل أفضل داخل المستودعات، لتسهيل الوصول إلى المنتجات بشكل أسرع وتوفير المساحة.
- تقليل المخاطر: بمراقبة حركة المخزون، يتم تحديد المشكلات المحتملة مثل النقص في المنتجات أو وجود فائض غير ضروري، للتعامل معها قبل أن تصبح مشاكل كبيرة.
- زيادة الأرباح: من خلال إدارة المخزون بشكل جيد، نحقق توازن بين التكاليف والعوائد، ومن ثم تقليل الخسائر وتحقيق أقصى استفادة من العمليات التجارية.
أساسيات مراقبة المخزون لدى أصحاب الأنشطة التجارية
مراقبة المخزون هي أحد الأركان الأساسية لأي نشاط تجاري ناجح، وفهم كيفية إدارة المخزون بكفاءة سيحدث فارقًا كبيرًا في تحسين الربحية، وتقليل التكاليف، وتلبية احتياجات العملاء بشكل أسرع، وفيما يلي أبرز أساسيات مراقبة المخزون:
1- تحديد مستويات المخزون المثالية
من الضروري تحديد مستويات المخزون المثالية لتلبية احتياجات عملائك دون الإفراط في التخزين، فالتخزين الزائد سيؤدي إلى تكاليف إضافية على التخزين والمنتجات غير المتحركة، بينما يؤدي النقص إلى فقدان الفرص التجارية، فتحديد مستويات المخزون المثالية يعتمد على تحليل دقيق للطلب الفعلي للمنتجات وتاريخ البيع.
لذا يجب أن تقوم بحساب الكميات المناسبة بناءً على فترة معينة من الزمن، مع الأخذ في الاعتبار المواسم والاتجاهات المتغيرة، حيث يساعد هذا في ضمان أنك لا تحتفظ بكميات كبيرة جدًا من الأصناف التي قد تظل على الرفوف لفترة طويلة، وفي نفس الوقت تضمن توافر المنتجات الأكثر طلبًا بشكل دائم.
2- استخدام نظام إدارة المخزون المتطور
اعتماد الأنظمة الرقمية لإدارة المخزون يجعل العملية أكثر دقة وسهولة، فأنظمة مثل برامج إدارة المخزون في البدر يمكنها تتبع كل حركة مخزون من عملية الشراء إلى البيع، حيث تساعد الأنظمة الرقمية على تتبع حركة المخزون بشكل آلي، للحد من الأخطاء البشرية، وهذه الأنظمة توفر تقارير لحظية حول الكميات المتاحة، والطلبات المتوقعة، والأصناف التي بحاجة إلى إعادة طلب، لاتخاذ القرارات بشكل أسرع.
اعرف أكثر حول: تسعير المنتجات
3- إجراء جرد دوري للمخزون
الجرد الدوري يساعد في تحديد الكميات الفعلية للأصناف في المخزون مقارنة بما هو مسجل في النظام، فهو أداة مهمة لضمان دقة السجلات المالية للمخزون، فالجرد الدوري يجب أن يتم بانتظام لتحديد أي اختلافات بين الكميات الفعلية والأرقام المسجلة في النظام، فهذا يساعد في الكشف عن المشاكل المحتملة مثل الفقد أو السرقة أو الأخطاء في التوريد، بالإضافة إلى ذلك، يوفر الجرد فرصة لتحديث البيانات بشكل دوري، ويُفضل إجراء الجرد في فترات ثابتة (شهريًا أو ربع سنويًا) لضمان الحصول على صورة واضحة عن حالة المخزون.
4- تصنيف المخزون وفقًا لأهمية المنتجات
من المهم تصنيف المنتجات في المخزون حسب أهميتها وفائدتها، لكي يتم توجيه الجهود على الأصناف ذات الطلب الأعلى والأكثر ربحية، وتقسيم المخزون إلى فئات يساعد في التركيز على الأصناف الأكثر أهمية للأعمال، فاستخدام طريقة “A-B-C” سيساعدك، حيث يتم تصنيف الأصناف إلى ثلاث فئات:
- الفئة A: الأصناف الأكثر طلبًا والتي تمثل جزءًا كبيرًا من الإيرادات.
- الفئة B: الأصناف المتوسطة الطلب والتي تحتاج إلى متابعة أقل.
- الفئة C: الأصناف الأقل طلبًا والتي تحتاج إلى مراقبة دقيقة لتقليل الفائض.
هذا التصنيف يساعد في توجيه مواردك نحو الأصناف التي تساهم بشكل أكبر في الإيرادات ويقلل من الوقت والجهد المبذول على الأصناف الأقل أهمية.
5- تحليل وتوقع الطلبات المستقبلية
مراقبة البيانات وتحليل الأنماط البيعية يساعد في التنبؤ بالطلب على الأصناف في المستقبل، وهذه التحليلات تساهم في اتخاذ قرارات أفضل بشأن الشراء والتخزين، فمن خلال تحليل البيانات البيعية السابقة، يتنبأ أصحاب الأنشطة التجارية بالطلب المستقبلي على الأصناف، ويساعد هذا التحليل في اتخاذ قرارات شراء أكثر دقة بناءً على المواسم أو الحملات الترويجية، كما يساعد في تقليل الفائض من المنتجات الأقل طلبًا، بالإضافة إلى تحسين التخزين والتوزيع.
تعرف على: إدارة المخازن
أفضل الطرق لمراقبة المخزون
مراقبة المخزون بشكل صحيح من العوامل الأساسية لضمان سير الأعمال التجارية بسلاسة وكفاءة، فكلما كانت طرق مراقبة المخزون أكثر دقة وفعالية، زادت القدرة على توفير المنتجات المطلوبة للعملاء في الوقت المناسب، وتقليل التكاليف المرتبطة بالتخزين، وهذه أفضل الطرق لمراقبة المخزون:
1- استخدام أنظمة إدارة المخزون الرقمية
من أبرز الطرق الحديثة لمراقبة المخزون هي استخدام أنظمة إدارة المخزون الرقمية، فهذه الأنظمة تساعد في تتبع كل حركة للمخزون، سواء كانت عمليات شراء، بيع، أو تحويل بين المخازن، حيث تعمل الأنظمة الرقمية على أتمتة العمليات، لضمان أن كل عملية شراء أو بيع تُسجل بدقة في الوقت الفعلي، وكما توفر هذه الأنظمة تقارير لحظية حول المخزون، لاتخاذ قرارات مدروسة بشأن إعادة الطلب أو التخلص من الأصناف الراكدة، والعديد من الأنظمة الحديثة تتكامل مع منصات التجارة الإلكترونية وأجهزة نقاط البيع، لتسهيل مراقبة المخزون بشكل مركزي.
2- تنفيذ عملية الجرد الدوري
الجرد الدوري عملية مهمة في مراقبة المخزون، حيث يتم فحص الكميات الفعلية للأصناف في المخزن ومقارنتها مع السجلات الموجودة في النظام، ويتم تحديد فترة معينة لإجراء الجرد الدوري، سواء كان شهريًا، ربع سنويًا، أو سنويًا، ومن خلال هذه العملية، يتم تحديد أي أخطاء في السجلات أو فقدان المخزون بسبب السرقة أو التالف.
3- تطبيق طريقة FIFO أو LIFO
FIFO (أول من يدخل أولاً يخرج أولاً) وLIFO (آخر من يدخل أولاً يخرج أولاً) هما طريقتان شهيرتان في ترتيب المخزون، وتساعد في تحسين إدارة المخزون وتقليل الفاقد أو التالف.
- FIFO: تعني أن الأصناف التي يتم استلامها أولاً هي التي يتم بيعها أولاً، وهذه الطريقة مفيدة في حالة المنتجات القابلة للتلف، حيث تضمن أن المنتجات الأقدم تُباع أولاً.
- LIFO: تستخدم هذه الطريقة في المنتجات التي لا تتأثر بتقادم الوقت، مثل المنتجات غير القابلة للتلف، وفي هذه الطريقة، يتم بيع الأصناف التي تم استلامها مؤخرًا أولاً.
4- استخدام تقنيات التحليل التنبئي
تقنيات التحليل التنبئي هي طريقة متقدمة تعتمد على البيانات والاتجاهات السابقة للتنبؤ بالطلب المستقبلي على المنتجات، ويمكنك استخدام الأدوات التحليلية التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي لتحليل بيانات المبيعات السابقة والتنبؤ بالمنتجات التي سيكون عليها طلب مرتفع في المستقبل، ويساعد هذا في تحديد المنتجات التي يجب إعادة طلبها أو تخزينها لتلبية الطلب المتوقع.
5- تطبيق مفهوم “Just-In-Time” (JIT)
مفهوم Just-In-Time (JIT) يعتمد على شراء المخزون فقط عندما يكون هناك حاجة له، بحيث يتم تقليل المخزون المخزن قدر الإمكان، وتتمثل الفكرة الرئيسية في JIT في تقليل حجم المخزون في المخازن، لتقليل التكاليف المرتبطة بالتخزين والمساحة، وبدلاً من تخزين كميات كبيرة من المنتجات لفترات طويلة، يعتمد هذا النظام على طلب الأصناف في الوقت الذي يُتوقع فيه الحاجة إليها، وهذا الخيار مثالي للأعمال التي لديها موردين موثوقين وقادرين على توصيل المنتجات بسرعة.
6- تدريب الفريق وتوزيع المسؤوليات
تدريب الفريق المعني بإدارة المخزون وتوزيع المسؤوليات هو جزء أساسي من أي استراتيجية مراقبة للمخزون، فعند وجود موظفين مدربين بشكل جيد، فإنهم أكثر قدرة على التعامل مع المشكلات الطارئة والمساعدة في مراقبة المخزون بشكل أكثر دقة، ويتم تحديد شخص مسؤول عن الجرد الدوري وآخر لمتابعة حركة المخزون في النظام.
7- استخدام تقنيات الباركود والتكنولوجيا المحمولة
تقنيات الباركود وأجهزة المسح المحمولة أصبحت أدوات قوية لمراقبة المخزون بشكل دقيق، فمن خلال استخدام الباركود، يتم تتبع كل حركة مخزون بشكل أسرع وأسهل، كما يستخدم المستودعين الأجهزة المحمولة لقراءة الباركود وتتبع الأصناف في الوقت الفعلي، فهذه الطريقة تساعد في تقليل الأخطاء التي قد تحدث عند إدخال البيانات يدويًا وتوفير الوقت.
اطلع كذلك على: جرد المخزون
برنامج البدر للمبيعات وعلاقته بإدارة ومراقبة المخزون
يعتبر برنامج البدر للمبيعات أداة متكاملة لإدارة ومراقبة المخزون، حيث يوفر مجموعة من الميزات التي تسهم في تحسين كفاءة العمليات التجارية، ومن أبرز هذه الميزات:
- إدارة متعددة للمخازن: فالبرنامج يتيح لك التعامل مع أكثر من مخزن، لمعرفة الأرصدة الخاصة بكل منها وإجراء عمليات الجرد بسهولة باستخدام الباركود.
- تقارير تحليلية شاملة: يوفر البرنامج تقارير مفصلة حول حركة التوريد، والمخزون، الأرباح، والخسائر، لاتخاذ قرارات أفضل بشأن المخزون.
- تتبع المنتجات والكميات المتاحة: يساعد البرنامج في تتبع المنتجات ورصد الكميات المتاحة، لضمان توفر المنتجات المطلوبة دون وجود فائض يؤدي إلى تكاليف إضافية.
- إدارة حسابات العملاء والموردين: بتسجيل بيانات العملاء والموردين وإدارة حساباتهم، لتسهيل عملية الشراء والبيع ومراقبة المدفوعات.
- إصدار الفواتير الإلكترونية: يتيح لك البرنامج إصدار فواتير إلكترونية معتمدة، لتسهيل عملية البيع والشراء ويضمن دقة المعلومات.
نستخلص من ذلك، وباستخدام هذه الميزات، سيساعدك برنامج البدر للمبيعات في تحسين إدارة المخزون، وتقليل التكاليف، وزيادة رضا العملاء، ومن ثم نجاح أعمال نشاطك التجاري، وتستطيع الآن بكل ببساطة انشاء حساب تجريبي مجاناً
المصادر والمراجع
