ما هو جرد المخزون ؟ وما هي انواعه وطرقه ؟

أبريل 3, 2024

في عالم الأعمال المعاصر، تعتبر عمليات الجرد وإدارة المخزون من العوامل الحاسمة لنجاح الشركات واستمراريتها، حيث تحظى عملية جرد المخزون بأهمية بالغة.

حيث تسهم في ضمان توفر الموارد اللازمة لعمليات الإنتاج وتلبية احتياجات العملاء بشكل فعال، وفي هذا السياق سنستكشف مفهوم جرد المخزون، وأنواعه المختلفة، بالإضافة إلى الطرق المستخدمة في تنفيذه.

ما هو جرد المخزون ؟

تعريف جرد المخزون: عملية الجرد هي إجراء أساسي تقوم به الشركات والمشاريع التجارية لحساب وتتبع المواد الخام والمنتجات المتاحة في المخزون.

يهدف الجرد إلى ضمان توافر مخزون كافٍ لدعم عمليات التصنيع والإنتاج، بالإضافة إلى مراقبة وتحليل عمليات البيع لضمان استمرارية الإمدادات.

تنظم طريقة الجرد بدقة لتفادي نقص أو تكدس المخزون، وتحديد الأوقات المناسبة لإعادة تعبئة المخزون بناءً على احتياجات الشركة وتوقعات الطلب.

تعتبر عملية الجرد أساسية في إدارة المخازن وتخطيط الإنتاج، وتتبع معايير وطرق مختلفة تتوافق مع نوعية المشروع وحجم الشركة.

 سجل الان في برنامج البدر للمبيعات  وأحصل علي نسخه تجربية مجانية !!

ما هي أهمية الجرد؟

جرد المخازن يعد أحد العناصر الأساسية في إدارة الموارد والتحكم في العمليات التجارية للشركات، وتكمن أهميته في عدة جوانب أساسية:

1- معرفة إجمالي الأرباح

يسهم جرد المخازن في تحديد قيمة إجمالي الأرباح التي تحققها الشركة، حيث يتم استخدام البيانات المتعلقة بتكلفة البضائع المباعة لتحديد فارق الربح بين حجم المبيعات وتكلفة المواد المباعة

بالاعتماد على المعادلة التي تم ذكرها (تكلفة البضاعة المباعة = المخزون الافتتاحي + المشتريات – المخزون الختامي)، يمكن للشركة تقدير قيمة البضائع المباعة وبالتالي تحديد إجمالي الأرباح بدقة.

2- التأكد من المركز المالي

يساعد جرد المخازن في تحديد المركز المالي للشركة، حيث يعتبر المخزون جزءًا أساسيًا من الأصول، وباستخدام قيمة المخزون النهائية، يمكن للشركة تقدير قيمة الأصول المتاحة واستخدامها في حسابات الميزانية العمومية وتحديد موقفها المالي.

3- الكشف عن السرقة والاختلاس

جرد المخازن بمثابة أداة فعالة لمنع السرقة والاختلاس وكذلك اكتشافها في حال حدوثها، ومن خلال مقارنة البيانات المخزنة مع السجلات الداخلية،

يمكن للشركة اكتشاف أي تباينات أو اختلالات في المخزون التي قد تشير إلى عمليات غير مشروعة مثل السرقة أو التلاعب.

أقرا ايضا : ما هي أوامر الشراء

أنواع جرد المخزون

توجد عدة أنواع من نظام جرد المخزون التي تعتمدها الشركات لإدارة مخزونها بشكل فعال، وفي هذه النقاط نوضح أبرز أنواع جرد المخزون:

1- الجرد المستمر

يعد الجرد المستمر نهجًا دقيقًا يتمثل في تحديث سجلات المخزون بشكل فوري مع كل عملية شراء أو بيع، كما يساعد هذا النهج في الحفاظ على دقة عالية في تتبع المخزون وتحديث قيمته بشكل دوري.

بفضل هذا الجهد المستمر، يمكن للشركة معرفة قيمة المخزون في أي لحظة مما يساعدها في اتخاذ القرارات الإدارية بناءً على معلومات دقيقة وحديثة.

2- الجرد الدوري

في الجرد الدوري، يتم تحديث قيمة المخزون بشكل دوري ومنتظم، وعادةً ما يتم ذلك في نهاية فترة زمنية محددة أو عند إعداد القوائم المالية للشركة

يعتبر هذا النهج أقل تكلفة من الجرد المستمر، حيث يتم جمع البيانات وتحليلها بشكل دوري بدلاً من التحديث الفوري.

3- الجرد المفاجئ

يأتي الجرد المفاجئ كأداة مهمة لمراقبة المخزون وتحقيق النزاهة في العمليات التجارية، ويتم تنفيذ هذا النوع من الجرد بشكل غير منتظم ومفاجئ، حيث يتم إعلام الموظفين في وقت قصير قبل تنفيذه.

يستخدم الجرد المفاجئ لكشف الاختلالات في المخزون، مثل السرقة أو التلف، ويساهم في تحسين عمليات إدارة المخزون وتحسين النظام الداخلي للشركة.

أقرا ايضا : ما هي مخاطر المخزون ؟ وكيف تتجنبها 

طرق جرد المخزون

يتساءل البعض عن كيفية جرد المخزون، وعند ذكر طريقة جرد المخزون، نجد ثلاث طرق رئيسية يشيع استخدامها بين الشركات وأصحاب الأعمال، وفي هذه النقاط، نستعرض أبرز هذه الطرق:

طريقة الداخل أولًا خارج أولًا

المعروفة بـ FIFO (First In, First Out)، هي إحدى الطرق الشهيرة التي تتبعها الشركات في حساب جرد المخزون، وتقوم هذه الطريقة على افتراض أن أول البضائع أو المنتجات التي يتم شراؤها وإدخالها إلى المخزن ستكون أول ما يتم بيعها.

هذه الطريقة تتميز ببساطتها وسهولة تطبيقها ويعتبرها البعض افضل طريقة لجرد المخازن، حيث يكون الترتيب واضحًا ومباشرًا؛ حيث يتم الاعتماد على تواريخ الدخول إلى المخزن لتحديد ترتيب بيع المنتجات.

وفي حال حدوث تضخم في الأسعار، يكون لطريقة FIFO تأثير إيجابي على الربحية، حيث يتم بيع البضائع التي تم شراؤها بأسعار منخفضة أولًا، وبيعها بأسعار أعلى بعد ارتفاع الأسعار.

هذا يعني تحقيق هامش ربح أكبر للشركة، ومع ذلك، يجب أن يتحمل الشركة مسؤولية زيادة الضرائب في حالة تحقيق الأرباح الإضافية نتيجة لتضخم الأسعار، حيث تزيد قيمة المبيعات وبالتالي تزيد الضرائب المطلوبة دفعها.

باختصار، تعد طريقة FIFO طريقة شائعة وفعالة في حساب جرد المخزون، حيث تتيح تحقيق أقصى استفادة من تغيرات الأسعار وتحقيق هامش ربح أعلى، لكنها تأتي مع مسؤولية زيادة الضرائب في حالة تحقيق الأرباح الإضافية.

 سجل الان في برنامج البدر للمبيعات  وأحصل علي نسخه تجربية مجانية !!

ما هي مشاكل الجرد الشائعة؟

يمكن أن تواجه الشركات العديد من المشاكل عند إجراء الجرد، سواء كان جردًا سنويًا أو دوريًا أو مستمرًا، وأبرز هذه المشاكل:

• الأخطاء في العد: مثل الاعتماد على العد اليدوي أو الخطأ في الحساب أو عدم الدقة في التمييز بين المنتجات أو إغفال بعض المنتجات أو تسجيل كميات خاطئة.

• عدم توفر نظام جرد مناسب: يؤدي عدم توفر نظام جرد آلي أو عدم كفاءته إلى أخطاء في العد، مثل: عدم دقة البيانات، وعدم تحديث المعلومات بشكلٍ فوري، وفقدان البيانات.

• استغراق وقت طويل: يمكن أن يستغرق الجرد اليدوي وقتًا طويلًا، مما يؤثر على سير العمل في الشركة.

• إيقاف العمليات التشغيلية: قد تضطر بعض الشركات إلى إيقاف عملياتها مؤقتًا لإجراء الجرد، مما يسبب خسائر مالية.

• صعوبة في تتبع المنتجات: تواجه الشركات صعوبة في تتبع المنتجات من حيث: مصدرها وتاريخ انتهاء صلاحيتها وموقعها في المخزن

• غياب الدقة في سجلات المخزون: يؤدي ذلك إلى معلومات غير دقيقة عن: كمية المنتجات المتاحة، واحتياجات الشركة من المنتجات، والقيمة المالية للمخزون

• صعوبة في اتخاذ القرارات: يعيق ذلك قدرة الإدارة على اتخاذ قرارات صائبة بشأن: المشتريات والإنتاج والتسعير

بالإضافة إلى هذه المشاكل المتعلقة بالجرد، نجد أيضاً:

مخاطر السرقات والتلاعب بالبيانات

• سهولة الوصول إلى المنتجات: يسهل ذلك سرقة المنتجات من قبل الموظفين أو الغرباء.

• إمكانية التلاعب بسجلات المخزون: يمكن للموظفين التلاعب بسجلات المخزون لإخفاء السرقات أو لأغراضٍ أخرى.

التكاليف المرتفعة

• دفع أجور للموظفين: تحتاج الشركات إلى دفع أجور للموظفين الذين يقومون بإجراء الجرد.

• شراء أنظمة جرد: قد تحتاج بعض الشركات إلى شراء أنظمة جرد آلية، مما يشكل عبئًا ماليًا.

• خسائر ناتجة عن الأخطاء: قد تسبب الأخطاء في الجرد خسائر مالية كبيرة للشركات.

أقرا ايضا : المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية 

فوائد جرد المخزون

1- تحسين التدفق النقدي

جرد المخزون يساهم في تحسين التدفق النقدي عن طريق معرفة المنتجات التي تُباع بكثرة، مما يمكنك من إعادة ترتيب أولويات الإنفاق وتوجيه الأموال إلى المناطق ذات الأولوية العالية.

هذا يمكنك من تحقيق كفاءة أكبر في استثماراتك وتحقيق نتائج أفضل في أداء عملك، بدلاً من صرف الأموال على منتجات قد لا يكون لها الطلب المرتفع.

2- تفادي حدوث العجز

بفضل جرد المخزون، يمكنك تحديد المنتجات التي يزيد عليها الطلب وتقدير كمية الطلب المتوقعة، مما يساعدك في التحضير المبكر وتجنب حدوث عجز في المخزون.

ذلك يضمن لك توفر المنتجات بشكل مستمر لتلبية احتياجات العملاء وتجنب فقدان الفرص التجارية.

3- زيادة رضا العملاء

من خلال معرفة المنتجات المفضلة لدى العملاء والتي يتم بيعها بكثرة، يمكنك تحسين جودة المنتجات الأقل مبيعًا أو التفكير في تعديل خصائصها لجذب المزيد من المشترين، مما يسهم في زيادة رضا العملاء وتعزيز الولاء للعلامة التجارية.

4- التقليل من إهدار المخزون

بفضل جرد المخزون، يمكنك تحديد الكميات المطلوبة من المنتجات بدقة استنادًا إلى معرفة كميات الطلب، مما يمكنك من تجنب التخزين الزائد وبالتالي الحد من إهدار المخزون وتقليل التكاليف.

5- تجنب تأخير الإنتاج

من خلال معرفة المواد الخام المطلوبة وكمياتها المتوقعة، يمكنك بدء عمليات الحصول عليها بشكل مبكر، مما يمنع تأخير الإنتاج نتيجة نفاذ المواد الخام ويضمن استمرارية عمليات الإنتاج دون انقطاع.

6- التفاوض على أسعار أفضل

عن طريق معرفة المنتجات التي يتم بيعها بشكل سريع، يمكنك الاستفادة من قوة التفاوض للحصول على أسعار أفضل من الموردين، خاصة عند شراء كميات كبيرة، الأمر الذي يسهم في تحسين هوامش الربح وتحقيق عوائد مالية أعلى.

سياسات جرد المخزون

تحديد السياسات والقواعد المنظمة لعملية جرد المخزون أمر بالغ الأهمية لضمان تنفيذ الجرد بكفاءة ودقة، وتشمل هذه السياسات والقواعد عدة جوانب مهمة:

• اختيار موظفين غير المسؤولين عن العهدة: حيث يضمن ذلك شفافية عملية الجرد وتجنب أي تعارض في المصالح، مما يساعد في زيادة مستوى الثقة والنزاهة في العملية.

• تحديد عدد مرات إجراء الجرد: سواء كانت دورية أو استنادًا إلى جدول زمني محدد، كما يجب أن يكون هذا التحديد دقيقًا ومعلنًا لضمان استعداد الموظفين والموارد اللازمة.

• تحديد معدات وأدوات الجرد: لفريق الجرد قبل بدء عملية الجرد، فمن خلال تحديد وتوفير هذه المعدات مسبقًا، يتم تسهيل عملية الجرد وتحقيق دقة أكبر في النتائج.

• تحديد مستويات المخزون: والحد الأدنى والأقصى لضمان استمرارية عمليات الإنتاج وتلبية احتياجات العملاء بشكل ملائم دون تكبد خسائر بسبب تجاوز المخزون للمستويات المحددة.

• تحديد ميزانية الجرد السنوية: وذلك بتقدير التكاليف المتوقعة لعملية الجرد بما في ذلك تكاليف العمالة والمعدات والمستلزمات الأخرى، لضمان توفر الموارد اللازمة لتنفيذ الجرد بنجاح.

الأسئلة الشائعة عن جرد المخزون

ما هي فروقات الجرد ؟

• فروقات فائضة: هي كمية المنتجات الموجودة في المخزن أكثر من الكمية المسجلة في سجلات المخزون.

• فروقات ناقصة: هي كمية المنتجات الموجودة في المخزن أقل من الكمية المسجلة في سجلات المخزون.

كم مرة يجب إجراء جرد للمخزون؟

يعتمد ذلك على العديد من العوامل، مثل: نوع النشاط التجاري وحجم المخزون وسرعة دوران المخزون ومتطلبات الجهات التنظيمي، وبشكل عام، ينصح بإجراء جرد للمخزون على الأقل مرة واحدة في السنة، ويمكن إجراء جرد دوري كل شهر أو ربع سنة أو حسب الحاجة.

ما هي المعدات التي أحتاج إليها لإجراء جرد للمخزون؟

تعتمد المعدات على نوع الجرد الذي ستقوم به، سواء كان يدويًا أو آليًا، ومنها أدوات الجرد اليدوي، مثل قلم رصاص، ورق، آلة حاسبة، ملصقات، وأدوات الجرد الآلي، مثل: جهاز قارئ الباركود، وجهاز لوحي أو حاسوب محمول، وبرنامج جرد البدر.

ماذا أفعل إذا كانت نتائج جرد المخزون لا تتطابق مع سجلات المخزون الخاصة بي؟

• تحقق من دقة العد.

• تحقق من سجلات المخزون للتأكد من صحتها.

• ابحث عن الأخطاء في العد أو التسجيل.

• قم بإجراء جرد مرة أخرى.

• استشر خبيرًا في إدارة المخزون.

ما هو محضر الجرد؟

هو وثيقة تسجل نتائج جرد المخزون، ويتضمن محضر الجرد المعلومات التالية:

• تاريخ الجرد

• اسم الشركة

• موقع المخزون

• اسم الشخص المسؤول عن الجرد

• وصف المنتجات

• كمية المنتجات

• حالة المنتجات

• قيمة المنتجات

كيف يساعدك برنامج البدر في جرد المخزون؟

يعد برنامج البدر لإدارة المخزون حلاً مثاليًا لتسهيل عمليات جرد المخزون وجرد البضائع وجرد المستودع وتحسين كفاءة إدارتها، حيث يوفر البرنامج العديد من الميزات المتقدمة مثل تتبع المخزون،

جرد المستودعات وتحليل البيانات، وتوليد التقارير الدقيقة، مما يساعد الشركات على اتخاذ القرارات الاستراتيجية الصائبة وتحسين أداء أعمالها بشكل عام، وبفضل تقنياته المتطورة،

يعد برنامج البدر شريكاً موثوقًا وفعالًا في إدارة المخزون وتحقيق أهداف النجاح والاستدامة للشركات، ويساعدك البرنامج في جرد المخزون بطرق متعددة، تشمل:

• إجراء جرد كامل للمخزون دون الحاجة إلى العد اليدوي.

• يساعدك برنامج البدر على ضمان دقة العد من خلال التحقق من كمية المنتجات المسجلة في سجلات المخزون.

• تنبيهك إلى أي اختلافات بين كمية المنتجات المعدودة وكمية المنتجات المسجلة.

• توفير تقارير دقيقة تظهر كمية المنتجات الموجودة في المخزون.

• يساعدك برنامج البدر على توفير الوقت من خلال أتمتة عملية الجرد، وإمكانية إجراء الجرد عن بعد، وتوفير تقارير جاهزة تسهل عليك تحليل البيانات.

• بالأضافة الي ذلك فهو يعتبر برنامج مبيعات شامل يوفر لك ادارة المبيعات والمشتريات و اصدار الفواتير الالكترونية و حساب ضريبة القيمة المضافة سجل الان مجانا وتعرف علي جميع مميزات البرنامج 

 سجل الان وأحصل علي نسخه تجربية مجانية !!