طريقة عمل فاتورة الكترونية في 3 خطوات فقط بواسطة نظام البدر للمبيعات

دعنا نبدأ بالأساس: ما هي الفاتورة الالكترونية بالضبط؟ ببساطة شديدة، هي وثيقة تجارية يتم إعدادها، إصدارها، استلامها، ومعالجتها بصيغة رقمية بالكامل، لا ورقية، وهي البديل العصري والذكي للفاتورة الورقية التقليدية التي اعتدنا عليها لسنوات طويلة، وفاتورة الكترونية ليست مجرد فاتورة عادية يتم مسحها ضوئيا وتحويلها إلى صورة رقمية (مثل ملف PDF)، وهذا مهم جدا لفهمه.

الفاتورة الممسوحة ضوئيا (Scanned Invoice) لا تعتبر فاتورة الكترونية بمعناها الحقيقي، الـ فاتورة الكترونية هي فاتورة يتم إنشاؤها وتخزينها وتبادلها بتنسيق الكتروني يسمح بمعالجتها آليا من قبل أجهزة الكمبيوتر دون الحاجة إلى تدخل يدوي كبير، وهذا يعني أن البيانات داخل الفاتورة نفسها تكون منظمة بطريقة محددة بحيث يمكن للأنظمة المحاسبية المختلفة قراءتها وفهمها تلقائيا.

أنواع الفاتورة الالكترونية

عندما نتحدث عن فاتورة الكترونية، قد يتبادر إلى الذهن أنها نوع واحد، ولكن في الحقيقة، هناك عدة أنواع أو طرق لـ انشاء فاتورة الكترونية وتبادلها، والتي تختلف في مستوى التعقيد والدمج بين الأنظمة، وفهم هذه الأنواع سيساعدك على معرفة الطريقة الأنسب لعملك وكيف لـ نظام البدر للمبيعات التعامل معها.

فاتورة الكترونية موحدة (Standardized E-invoice)

هذا هو النوع الأكثر تطورا وامتثالا للمتطلبات القانونية في العديد من الدول، وهي فاتورة يتم إنشاؤها بتنسيق الكتروني موحد ومعتمد، مثل XML أو UBL (Universal Business Language)، ويسمح هذا التنسيق بتبادل البيانات بين أنظمة مختلفة (نظام البائع ونظام المشتري) بشكل تلقائي ومباشر (System-to-System)، دون الحاجة إلى تدخل بشري لنسخ البيانات، وهذا النوع من الفواتير هو المطلوب في الأنظمة الضريبية مثل نظام فاتورة الكترونية في المملكة العربية السعودية (الخاص بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك) لأنه يوفر أعلى مستويات الدقة، الأمان، والشفافية.

فاتورة الكترونية بتنسيق PDF معد للاستخدام البتروني (PDF A/3)

هذا النوع يجمع بين سهولة قراءة ملفات PDF، وقدرة الأنظمة على استخلاص البيانات منها، فالفاتورة تكون بملف PDF عادي للقراءة البصرية، لكنها تحتوي على ملف XML مدمج داخلها (أو بيانات أخرى منظمة) يمكن للبرامج قراءتها آليا، وهي حل وسط جيد بين الفاتورة الموحدة الكاملة والفاتورة العادية الممسوحة ضوئيا، كما أنها سهلة على البشر لقراءتها وعلى الأنظمة لمعالجتها.

فاتورة الكترونية معتمدة على الويب (Web-based E-invoice)

هذا النوع هو الأكثر شيوعا بين الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تستخدم أنظمة الفوترة عبر الإنترنت (مثل نظام البدر للمبيعات)، ويتم انشاء الفاتورة مباشرة ضمن واجهة النظام عبر الإنترنت، ثم يمكن طباعتها كملف PDF، أو إرسال رابط للعميل لعرضها عبر الإنترنت، أو إرسالها كملف PDF مرفق عبر البريد الالكتروني، وعلى الرغم من أنها قد لا تكون بالضرورة “موحدة” بتنسيق XML تلقائيا لجميع المعاملات، إلا أن الأنظمة الحديثة مثل نظام البدر للمبيعات تقوم بإنشائها بتنسيق يتوافق مع المتطلبات القانونية لتقديمها للجهات المعنية.

فاتورة الكترونية مرسلة عبر البريد الالكتروني (Email Invoice)

هذه هي أبسط طريقة لتبادل الفواتير الكترونيا، حيث يتم إرسال الفاتورة كملف مرفق (غالبا PDF) عبر البريد الالكتروني، وعلى الرغم من أنها رقمية، إلا أنها قد لا تكون “الكترونية” بالمعنى الكامل إذا لم يتم إنشاؤها بتنسيق يسمح بالمعالجة الآلية، وتعتمد فعاليتها على ما إذا كان الملف المرفق يحتوي على بيانات منظمة يمكن للنظم قراءتها.

نظام البدر للمبيعات يدعم بشكل أساسي الفاتورة الالكترونية المعتمدة على الويب، مع القدرة على انشاء الفاتورة وتصديرها بتنسيقات تتوافق مع المتطلبات القانونية في الدول المختلفة (مثل صيغ XML و PDF A/3 المطلوبة في المملكة العربية السعودية)، وهذا يضمن لعملائك أنهم يستخدمون نظاما حديثا، سهلا، ومتوافقا مع أحدث المعايير.

ما هو شكل الفاتورة الالكترونية؟

قد يتبادر إلى الذهن أن شكل الفاتورة الالكترونية سيكون معقدا أو مختلفا تماما عما تعودنا عليه في الفواتير الورقية، ولكن في الحقيقة، الشكل الظاهري لـ الفاتورة الالكترونية قد يكون مشابها جدا للفاتورة الورقية التي تعرفها، مع بعض الإضافات الذكية التي تميزها، والأهم ليس الشكل البصري دائما، بل “البيانات” الكامنة خلف هذا الشكل.

المكونات الأساسية لـ الفاتورة الالكترونية (الشكل المرئي)

عندما تقوم بـ انشاء فاتورة الكترونية عبر نظام البدر للمبيعات أو أي نظام آخر، ستلاحظ أنها تحتوي على نفس المعلومات الأساسية التي تجدها في الفاتورة الورقية، بالإضافة إلى عناصر رقمية:

• معلومات البائع: اسم الشركة أو الكيان التجاري. عنوان الشركة. رقم التسجيل الضريبي (مثل رقم ضريبة القيمة المضافة – VAT Number). رقم السجل التجاري. شعار الشركة.
• معلومات العميل (المشتري): اسم العميل أو الشركة. عنوان العميل. رقم التسجيل الضريبي للعميل (إذا كان مسجلا في ضريبة القيمة المضافة). رقم الهوية أو السجل التجاري.
• تفاصيل الفاتورة: رقم الفاتورة الفريد: رقم تسلسلي مميز لكل فاتورة. تاريخ الإصدار: تاريخ انشاء الفاتورة. تاريخ الاستحقاق: (إذا كان هناك موعد للدفع).
• تفاصيل الأصناف/الخدمات المباعة: اسم الصنف أو وصف الخدمة. الكمية. سعر الوحدة. الإجمالي لكل صنف. رمز الصنف (SKU) أو رمز الخدمة (إذا وجد).
• المبالغ الإجمالية: المبلغ الإجمالي قبل الضريبة. قيمة الضريبة المضافة (VAT): يتم حسابها وتحديد نسبتها. الخصومات (إذا وجدت). المبلغ الإجمالي المستحق للدفع. طريقة الدفع (فيزا، مدى، تحويل بنكي، كاش، إلخ).
• الميزات الرقمية الإضافية (وهنا يبرز الفرق):

1. رمز الاستجابة السريعة (QR Code): هذا الرمز هو ميزة أساسية في الفواتير الالكترونية المعتمدة في العديد من الدول، ويتم مسح هذا الرمز بواسطة كاميرا الهاتف أو جهاز قارئ، وينقل المستخدم مباشرة إلى صفحة التحقق من صحة الفاتورة على موقع الجهة الضريبية، أو يعرض ملخصا للبيانات الرئيسية للفاتورة.
2. ختم الكتروني (Digital Signature): بعض الأنظمة تتطلب ختما الكترونيا لضمان عدم التلاعب ببيانات الفاتورة بعد إصدارها، ويتحقق من هوية المصدر.
3. معرف الفاتورة الفريد (UUID): رقم فريد لا يتكرر لتعريف الفاتورة على مستوى النظام الضريبي.
4. بيانات XML المضمنة: في بعض أنواع الفواتير الالكترونية الموحدة (مثل PDF A/3)، تكون هناك بيانات منظمة بتنسيق XML مخفية داخل الملف، يمكن للأنظمة قراءتها ومعالجتها آليا.

الفرق بين الفاتورة الورقية و الالكترونية

لفهم قيمة فاتورة الكترونية، من المهم أن نوضح الفروقات الأساسية بينها وبين الفاتورة الورقية التقليدية، فهذه الفروقات ليست مجرد شكلية، بل تؤثر بشكل كبير على كفاءة العمل والتكاليف والدقة والامتثال القانوني.

اصدار الفاتورة الالكترونية في 3 خطوات فقط

مع نظام البدر للمبيعات، لم يعد انشاء الفاتورة الالكترونية عملية معقدة أو تتطلب خبرة كبيرة، فلقد صمم النظام ليكون بسيطا وسهل الاستخدام، لتتمكن من إصدار فواتيرك الاحترافية في 3 خطوات سريعة ومباشرة.

خطوة 1: إدخال بيانات العميل والمبيعات

هذه هي الخطوة الأولى والأساسية لـ انشاء الفاتورة، وهي تشبه ملء استمارة بسيطة، حيث يتيح لك نظام البدر للمبيعات إدخال جميع المعلومات الضرورية بسهولة:

اختيار أو إضافة بيانات العميل

في معظم الحالات، سيكون لديك عملاء تتعامل معهم بشكل متكرر، وهنا يتيح لك النظام البحث عن العميل من قائمة عملائك المسجلين بمجرد كتابة اسمه أو جزء منه، وبمجرد اختياره، يقوم النظام بملء جميع بياناته تلقائيا (مثل اسمه بالكامل، عنوانه، ورقم تسجيله الضريبي إذا كان موجودا).

إذا كان العميل جديدا، يمكنك ببساطة إدخال بياناته لأول مرة مباشرة في الفاتورة، ثم يقوم النظام بحفظ هذه البيانات تلقائيا لتكون متاحة لك في التعاملات المستقبلية، وبالتالي يوفر عليك الوقت والجهد في المرات القادمة، وهذا يضمن أن تكون بيانات العميل دقيقة ومحدثة، وهو أمر بالغ الأهمية للامتثال للمتطلبات الضريبية.

اختيار الأصناف المراد بيعها

بعد تحديد العميل، حان الوقت لاضافة المنتجات أو الخدمات التي ستقوم ببيعها، حيث يوفر لك نظام البدر للمبيعات واجهة سهلة للبحث عن الأصناف من قائمة منتجاتك وخدماتك المسجلة في النظام.

ويمكنك البحث عن الصنف بالاسم، بالرمز، أو حتى باستخدام قارئ الباركود إذا كانت لديك منتجات مادية، وبمجرد اختيار الصنف، يقوم النظام تلقائيا بملء تفاصيله مثل سعر الوحدة الأساسي، فكل ما عليك فعله هو إدخال الكمية المباعة من كل صنف.

النظام يحسب الإجمالي لكل صنف تلقائيا (السعر × الكمية)، ويمكنك إضافة عدة أصناف إلى نفس الفاتورة بكل سهولة، فهذه الخطوة تضمن أن فاتورتك تحتوي على جميع المعلومات الأساسية والضرورية، وتوفر لك الوقت الكبير بفضل ميزة البحث التلقائي وحفظ بيانات العملاء والأصناف مسبقا.

خطوة 2: تطبيق الخصومات والضرائب

بعد إضافة الأصناف وتحديد الكميات، حان وقت ضبط التفاصيل المالية للفاتورة، حيث يوفر لك نظام البدر للمبيعات أدوات قوية لضمان دقة الحسابات والامتثال لمتطلبات الضرائب:

تطبيق الخصومات

إذا كنت تقدم خصما للعميل، يتيح لك النظام تطبيق الخصم بسهولة، ويمكنك تطبيق الخصم على الفاتورة ككل (مثلا، خصم نسبة مئوية من الإجمالي، أو مبلغ ثابت)، وبعض الأنظمة المتقدمة تتيح لك تطبيق خصم على صنف معين داخل الفاتورة، ويقوم النظام تلقائيا بإعادة حساب الإجمالي بعد تطبيق الخصم، مما يضمن الشفافية والدقة في التسعير.

تطبيق الضرائب (مثل ضريبة القيمة المضافة – VAT)

هذه هي إحدى أهم مميزات نظام البدر للمبيعات لـ انشاء الفاتورة الالكترونية، فالنظام مصمم ليكون متوافقا مع متطلبات ضريبة القيمة المضافة (VAT) في المملكة العربية السعودية والعديد من الدول الأخرى، حيث يقوم النظام تلقائيا بحساب قيمة الضريبة المضافة بناء على نسبة الضريبة المحددة (مثلا 15% في السعودية) والمبالغ المستحقة.

ويتم عرض المبلغ الإجمالي قبل الضريبة، قيمة الضريبة المضافة بشكل منفصل، ثم الإجمالي الكلي المستحق الدفع بعد الضريبة، ويضمن هذا الفصل والاحتساب التلقائي أن تكون فاتورتك متوافقة تماما مع اللوائح القانونية للضرائب، ومن ثم يجنبك أي مشاكل أو أخطاء في المستقبل.

إضافة رسوم إضافية أو خصومات على مستوى الفاتورة

في بعض الأحيان، قد تحتاج لإضافة رسوم شحن، أو رسوم خدمة، أو خصومات أخرى على كامل الفاتورة، وهنا يوفر النظام خيارات لإضافة هذه البنود وتحديد ما إذا كانت خاضعة للضريبة أم لا، وهذه الخطوة تضمن أن جميع الحسابات دقيقة، وأن الفاتورة تعكس السعر النهائي المستحق، مع الالتزام الكامل بالمتطلبات الضريبية.

خطوة 3: إصدار الفاتورة وحفظها

بعد الانتهاء من إدخال جميع البيانات المالية، تصبح الفاتورة الالكترونية جاهزة للإصدار، وهذه هي الخطوة الأخيرة التي تضع اللمسات النهائية على عملك:

المراجعة النهائية للفاتورة

قبل الإصدار، يوفر لك نظام البدر للمبيعات نافذة للمراجعة النهائية لجميع تفاصيل الفاتورة، لذا تأكد من أن جميع البيانات صحيحة، من بيانات العميل والأصناف، إلى الكميات والأسعار، وقيمة الخصومات والضرائب، فهذه المراجعة السريعة تساعد في التقاط أي أخطاء محتملة قبل إصدار الفاتورة.

إصدار الفاتورة

بمجرد التأكد من صحة كل شيء، ما عليك سوى النقر على زر “إصدار الفاتورة” أو “حفظ الفاتورة”، ثم يقوم النظام على الفور بـ انشاء الفاتورة الالكترونية بتنسيقها النهائي (عادة PDF)، وتوليد رقم فاتورة فريد، وإضافة رمز الاستجابة السريعة (QR Code) المطلوب للامتثال الضريبي في العديد من الدول.

حفظ الفاتورة وإرسالها للعملاء

يقوم نظام البدر للمبيعات تلقائيا بحفظ نسخة رقمية من الفاتورة في سجلاتك المحاسبية، وهذا يعني أن جميع فواتيرك محفوظة بشكل آمن ومنظم، ويمكنك الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان، ولديك خيارات متعددة لإرسال الفاتورة لعملائك:

• إرسال عبر البريد الالكتروني: يمكنك إرسال الفاتورة مباشرة كملف PDF مرفق أو رابط عرض عبر البريد الالكتروني للعميل بضغطة زر واحدة.
• طباعة الفاتورة: إذا كان العميل يفضل نسخة ورقية، يمكنك طباعة الفاتورة الالكترونية مع جميع تفاصيلها ورمز الـ QR.
• مشاركتها عبر تطبيقات المراسلة: أي حفظ الفاتورة كملف PDF ومشاركتها عبر تطبيقات مثل واتساب أو غيرها.

دور نظام البدر للمبيعات في تسهيل عملية الفوترة

نظام البدر للمبيعات ليس أداة لـ انشاء الفاتورة فقط، بل هو حل شامل مصمم خصيصا لتسهيل عملية الفوترة وتحويلها من مهمة معقدة ومستهلكة للوقت إلى عملية سلسة وبسيطة، ويدرك النظام التحديات التي تواجه الشركات في إدارة فواتيرها، ويقدم حلولا مبتكرة تضع الكفاءة والدقة في المقام الأول.

• تصميم بسيط يجعل إنشاء الفواتير سريعًا حتى للمبتدئين.
• حفظ بيانات العملاء والأصناف للاستخدام التلقائي وحساب الإجماليات والضرائب تلقائيًا.
• متوافق مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية، بما في ذلك رمز QR وبيانات XML.
• قاعدة بيانات مركزية لتخزين معلومات العملاء والمخزون وتتبع المشتريات.
• إمكانية إضافة الشعار وتغيير الألوان وإضافة الشروط الخاصة.
• دعم أنواع متعددة من الخصومات، الضرائب، وطرق الدفع.
• إدارة الفواتير من أي مكان وأي جهاز عبر الإنترنت.
• تخزين آمن مع نسخ احتياطي منتظم لضمان سرية البيانات.
• عرض مفصل للمبيعات، الأرباح، والضرائب لمتابعة أداء العمل.
• تسريع عملية الفوترة وتقليل الأخطاء لتركز على تنمية أعمالك.

الفوائد القانونية والفنية لـ الفواتير الالكترونية

التحول إلى الفاتورة الالكترونية خطوة لا بد منها لأنها تحمل في طياتها فوائد قانونية وفنية جمة، تجعلها ضرورة لا غنى عنها في وقتنا الحالي، خاصة مع تشديد اللوائح القانونية حول العالم.

أولاً: الفوائد القانونية

1. تضمن الالتزام بالقوانين مثل نظام فاتورة الكترونية في السعودية وتجنب الغرامات.
2. تسهل تتبع المعاملات وتقليل فرص التهرب الضريبي.
3. استخدام التوقيع الرقمي والختم الإلكتروني يمنع التلاعب ويحمي حقوق الأطراف.
4. الفواتير محفوظة رقمياً ويمكن الوصول إليها بسرعة عند المراجعة.
5. تخزين آمن ودائم للفواتير دون الحاجة لمساحات مادية.

ثانياً: الفوائد الفنية

1. نقل البيانات تلقائياً بين الأنظمة بدون إدخال يدوي.
2. توفير في الطباعة، الورق، ومساحات التخزين.
3. إنشاء وإرسال الفواتير في دقائق لتحسين التدفق النقدي.
4. العثور على أي فاتورة بسرعة باستخدام البحث الرقمي.
5. تقليل استهلاك الورق وخفض البصمة الكربونية.

احصل على نسخة تجريبية مجانية للنظام

الأسئلة الشائعة حول الفاتورة الكترونية

هذه اهم الأسئلة الشائعة حول الفاتورة الالكترونية:

هل الفاتورة الالكترونية إلزامية في المملكة العربية السعودية؟

نعم، الفوترة الالكترونية أصبحت إلزامية لجميع المكلفين بضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية على مراحل، وفقا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).

هل يمكن للعميل الذي لا يستخدم نظام فوترة الكترونية استلام فاتورة الكترونية؟

نعم، يمكنه استلامها بصيغة PDF قابلة للقراءة، ويمكنه التحقق من صحتها عبر رمز QR Code الموجود على الفاتورة، فالأنظمة مثل نظام البدر للمبيعات تسهل هذا التبادل.

ما هو رمز الاستجابة السريعة (QR Code) على الفاتورة الالكترونية؟

هو رمز يتم مسحه ضوئيا بواسطة كاميرا الهاتف أو جهاز قارئ، يحتوي على ملخص لبيانات الفاتورة الرئيسية، وفي بعض الدول، يمكن استخدامه للتحقق من صحة الفاتورة على موقع الجهة الضريبية.

هل نظام البدر للمبيعات يدعم ضريبة القيمة المضافة (VAT)؟

نعم، نظام البدر للمبيعات مصمم ليكون متوافقا مع متطلبات ضريبة القيمة المضافة (VAT) في المملكة العربية السعودية والعديد من الدول الأخرى، ويقوم بحساب وعرض الضريبة تلقائيا على الفواتير.

هل بياناتي وبيانات عملائي ستكون آمنة في نظام البدر للمبيعات؟

نعم، الأنظمة السحابية مثل نظام البدر للمبيعات تستخدم بروتوكولات أمان متقدمة وتشفير البيانات لحماية معلوماتك وبيانات عملائك، وتوفر نسخا احتياطية منتظمة.

البدر للمبيعات: لـ انشاء فاتورة الكترونية بسهولة وامتثال

في البدر للمبيعات، نؤمن بأن نجاح عملك يبدأ من الإدارة المالية الدقيقة، ولهذا، صممنا لكم نظام البدر للمبيعات ليكون بوابتكم السهلة والآمنة نحو الفاتورة الالكترونية، فنحن نقدم لكم حل متكامل يضمن لكم السرعة والدقة والامتثال لأحدث اللوائح القانونية والضريبية، ومع نظام البدر للمبيعات، ستتمكنون من انشاء فاتورة الكترونية في خطوات بسيطة، ووداعا لتعقيدات الفواتير الورقية.