ما هو سند الصرف ؟ وما هي أهميته
في عالم المال والأعمال، تعد الوثائق المحاسبية أساسية لتوثيق وتتبع العمليات المالية بدقة وشفافية، من بين هذه الوثائق، يبرز سند الصرف كأداة أساسية تُثبت عمليات صرف النقدية أو الشيكات، كما يعتبر السند جزءاً لا يتجزأ من البنية المحاسبية لأي منشأة، حيث يسهم في توثيق المعاملات المالية بشكل دقيق واحترافي، وفي هذا المقال، سنستكشف دور سند الصرف، وأهميته في تسجيل العمليات المالية وتأثيره على خزينة الشركة.
ما هو سند الصرف؟
سند الصرف Payment voucher، أو “سند الدفع” كما يُطلق عليه أحيانًا، هو بمثابة إيصال رسمي يُستخدم لتسجيل وتوثيق كل عملية دفع تتم من قبل الخزينة لصالح مستفيد محدد، سواء كان موردًا أو دائنًا للمنشأة، ولكن متى يتم استخدام السند؟ يُستخدم في جميع حالات الصرف التي تتم من قبل المؤسسة، سواءً كانت شراءً للسلع أو الخدمات، أو تسديدًا للديون، أو منحًا للسلف، أو لأي غرض مالي آخر، ويتم إعداد ثلاث نسخ منه على النحو التالي:
- النسخة الأولى: تُسلم إلى المستفيد كإثبات للدفع.
- النسخة الثانية: تُرفق مع الملفات الخاصة بالمعاملة.
- النسخة الثالثة: تُحفظ في الدفاتر كسجل احتياطي.
اعرف أكثر حول: برنامج كاشير مطعم
صيغة وعناصر سند الصرف
شكل سند الصرف هو وثيقة محاسبية أساسية تستخدم لتوثيق عمليات صرف النقدية أو الشيكات من الخزينة لصالح الأشخاص أو الجهات المستفيدة، ويتضمن عدة عناصر أساسية يجب توفرها لضمان صحة وشرعية العملية المالية، وهي كالتالي:
- عنوان الوثيقة: يُعتبر عنوان الوثيقة مرجعًا هامًا يميز السند عن غيره من المستندات المحاسبية.
- رقم سند الصرف: يُمنح رقم متسلسل لكل سند صرف يتم إصداره، وذلك لتسهيل التتبع والمراجعة لاحقًا.
- تاريخ الإصدار: يشير تاريخ الإصدار إلى الزمن الذي تم فيه صرف النقدية أو الشيكات.
- اسم الشركة المصدرة: يتضمن أيضاً اسم الشركة أو الجهة المصدرة للنقدية أو الشيكات.
- اسم المستلم: يُذكر اسم الشخص أو الجهة التي تم صرف النقدية لها، مع التأكيد على صحة الهوية في حال كان المستلم شخصًا.
- المبلغ: يُذكر المبلغ المالي الذي تم صرفه بواسطة السند، سواء بالأرقام أو الكتابة.
- رقم الشيك (إذا كانت العملية عبر شيك): في حال صرف النقدية عبر شيك، يتم ذكر رقم الشيك لتعزيز شفافية العملية.
- سبب الصرف: يوضح سبب صرف النقدية أو الشيكات، سواء كان ذلك لسداد فواتير، أو دفع مستحقات، أو غيرها من الأسباب المالية.
- توقيع أمين الصندوق: يقوم أمين الصندوق بتوقيع السند لاعتماده وتأكيد صحة العملية المالية.
- توقيع المستلم: يُطلب من المستلم توقيع السند كدليل على استلامه للنقدية أو الشيكات بشكل صحيح.
اقرأ أيضاً عن: برنامج نقاط بيع
ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟
سند الصرف وسند القبض يعتبران جزءًا لا يتجزأ من البنية المحاسبية لأي منشأة، حيث يتشابهان في الهدف الرئيسي الذي يتمثل في توثيق المعاملات المالية، إلا أنهما يختلفان في المعاملات التي يتم تسجيلها، حيث يهدف سند الصرف إلى توثيق عمليات صرف النقدية أو الشيكات، مما يجعل خزينة الشركة مدينة، وينعكس هذا التأثير على الخزينة بشكل سلبي.
بينما يعد سند القبض لتثبيت عمليات استلام النقدية أو الشيكات، مما يجعل خزينة الشركة دائنة، ويترتب عن ذلك تأثير إيجابي على الخزينة، وباختلاف توجهاتهما، يساهم كل من سند الصرف وسند القبض في تعزيز الشفافية المالية وتوثيق العمليات المحاسبية، مما يسهم في تعزيز النزاهة والثقة في البيئة المالية للمنشأة.
ومن جانب آخر، سند الصرف وسند القبض يعتبران وجهان لعملة واحدة، ولكن ما هي الفروق الأساسية بين سند الصرف وسند القبض؟ دعونا نلخصها في نقاط سريعة:
ما هي المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية ؟
1- الغرض
- سند الصرف: يستخدم لتسجيل المبالغ المدفوعة من حساب مالي.
- سند القبض: يستخدم لتسجيل المبالغ المستلمة في حساب مالي.
2- طبيعة الحساب
- سند الصرف: يؤثر على الحساب الدائن، أي يقلل من رصيده.
- سند القبض: يؤثر على الحساب المدينة، أي يزيد من رصيده.
3- التأثير على الخزينة
- سند الصرف: يقلل من رصيد الخزينة.
- سند القبض: يزيد من رصيد الخزينة.
4- المعلومات
- سند الصرف: يتضمن معلومات مثل تاريخ الدفع، المبلغ المدفوع، اسم المستفيد، وتفاصيل أخرى.
- سند القبض: يتضمن معلومات مثل تاريخ الاستلام، المبلغ المستلم، اسم الدافع، وتفاصيل أخرى.
ببساطة، سند الصرف يوثق خروج الأموال من المنشأة، بينما سند القبض يوثق دخول الأموال إلى المنشأة، وفهم هذه الفروق يساعد على:
- إدارة السجلات المالية بدقة.
- منع الأخطاء المالية.
- الحفاظ على التدفق النقدي.
- اتخاذ قرارات مالية سليمة.
تعرف على: برنامج محاسبة للمطاعم
شرح طريقة إنشاء سند صرف على برنامج البدر
هل ترغب في إنشاء سند صرف على برنامج البدر؟ إليك الخطوات البسيطة:
- عند تسجيل سند صرف لعميل.
- من قسم العملاء – سند صرف
- وسوف تُفتح الشاشة التالية
- وبعد ذلك، اختر (خيار العميل)
- والمبلغ
- والتاريخ
- والبيان
- والخزينة المراد صرف المبلغ منها.
- ثم راجع جميع البيانات المُدخلة بدقة، وتأكد من صحة واكتمال المعلومات.
- اضغط على زر “حفظ” لحفظ سند الصرف.
تستطيع الاطلاع كذلك على: برنامج ادارة المخازن
يمكنك كذلك التعرف على: أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة
كيف يمكن أن تستفيد من البدر في إدارة المصروفات؟
هل تبحث عن طريقة فعالة لإدارة مصروفاتك؟ هل تريد نموذج سند صرف مجاني جاهز للتنزيل؟ يقدم لك برنامج مبيعات البدر مجموعة متكاملة من المزايا والخصائص التي تساعدك على تحقيق ذلك:
1- تقييد المصروفات بدقة
- سجل جميع مصروفاتك بدقة باستخدام سندات الصرف وقيود اليومية.
- توجيه هذه المصروفات آليًا في دليل الحسابات.
2- جدولة المصروفات المتكررة
- أضف مصروفات متكررة بسهولة، مثل الإيجار أو فواتير الخدمات.
- تأكد من سدادها في الوقت المحدد دون قلق.
3- تصنيف المصروفات بذكاء
- صنف مصروفاتك وسندات الصرف باستخدام تصنيفات مناسبة.
- سهل البحث عن المصروفات وتحليلها.
4- تقارير شاملة في متناول يدك
- احصل على تقارير دورية شاملة حول مصروفاتك.
- تابع أداء ميزانيتك بكل سهولة.
مع البدر، ستتمكن من:
- الحفاظ على سيطرة كاملة على مصروفاتك.
- تجنب الهدر المالي.
- اتخاذ قرارات مالية سليمة.
- تحقيق أهدافك المالية بكل سهولة.
تعلم كيف تتألق مع البدر في إدارة المصروفات، واكتشف أساليب جديدة وفعالة لتحسين إدارة المال وتحقيق الاستدامة المالية، وانطلق معنا نحو مستقبل مالي أكثر إشراقًا مع أفضل الممارسات والاستراتيجيات في الإدارة المالية، هل أنت مستعد لرحلة التحول المالي الآن؟ وسواء كنت تبحث عن برنامج مندوب مبيعات أو نظام إدارة المطاعم أو برنامج كاشير مجاني، فأنت في المكان المناسب.
اقرأ أكثر حول سند أو قسيمة الصرف من خلال هذه المصادر:
