تعد إدارة المشتريات عنصرًا أساسيًا لنجاح أي مؤسسة، فهي تعنى بتوفير المواد والخدمات اللازمة لعملياتها بسلاسة وكفاءة، وتهدف هذه الإدارة إلى تحقيق التوازن بين تلبية احتياجات المؤسسة وضمان جودة المنتجات والخدمات، مع الحرص على خفض التكاليف وتحقيق أفضل قيمة مقابل المال، وفي هذه المقال نستعرض مسؤوليات ومهام ومراحل عملية الشراء، وطرق تطوير إدارة المشتريات .
ما هي إدارة المشتريات؟
تعريف إدارة المشتريات هي عملية تخطيطية وتنفيذية تهدف إلى توفير جميع الموارد والمواد الضرورية لسير عمل المؤسسة بفعالية وكفاءة، وتتولى هذه الإدارة مهمة تحديد الاحتياجات، والبحث عن الموردين المناسبين، وإجراء عمليات الشراء بأفضل الشروط من حيث الكمية، والجودة، والتكلفة، والزمن، وتحقيق الرقابة اللازمة، وذلك كله لضمان استمرارية توفير الموارد بشكل مستدام وفقاً لأهداف المؤسسة ومتطلباتها.
أهمية إدارة المشتريات
إدارة المشتريات تكتسب أهميتها البالغة من كونها العنصر الرئيسي في تحقيق أهداف المؤسسة، حيث تعتبر الحلقة اللازمة التي ترتكز عليها سير الأقسام الأخرى لتنفيذ أنشطتها بكفاءة، وضمان استمرارية العمليات التشغيلية داخل المؤسسة، من ناحية أخرى، نجد أن الإدارة تسعى أيضًا لتوفير احتياجات المؤسسة بأفضل الأسعار ومن مصادر التوريد المناسبة، وبالتالي تسهم بشكل كبير في تحقيق أهداف المؤسسة بشكل فعال.
بالإضافة إلى ذلك، تكتسب الإدارة أهميتها من خلال دعم المؤسسة في تقديم خدمات ومنتجات متكاملة، وذلك من خلال استكشاف واختيار البدائل المناسبة المتاحة في السوق، ويجدر بنا أيضًا أن نلاحظ أن تكاليف المشتريات في معظم الحالات تشكل نسبة كبيرة تتراوح بين 40 إلى 60% من قيمة المبيعات في المؤسسات، ولذا يجب التعامل مع هذه النسبة بكفاءة عالية وتحسينها بشكل مستمر.
ويمكن القول أن أهمية تنظيم إدارة المشتريات تتمثل في:
- تحقيق التوفير والكفاءة المالية
- ضمان جودة المواد والخدمات
- تقليل المخاطر وتحسين السلامة
- تعزيز التعاون والعلاقات مع الموردين
- تحسين توافر الموارد
أقرا ايضا : ما هي ادارة المبيعات
مسئوليات إدارة المشتريات
تنصب مسؤوليات إدارة المشتريات على عدة جوانب أساسية، ويشمل ذلك:
1- التخطيط ووضع السياسات
يتطلب تحقيق أهداف المؤسسة وتلبية احتياجاتها وجود سياسات شراء محكمة ومتطورة، ويتضمن هذا الجانب تحديد الاحتياجات والمتطلبات المحتملة وتطوير سياسات شراء تتماشى معها، كما يتم تحديد ملامح هذه السياسات بناءً على معايير مثل الكمية المطلوبة، والجودة المطلوبة، والسعر المناسب، والمصدر المفضل للتوريد.
2- إجراء البحوث والدراسات
لضمان النجاح في عمليات الشراء، يتعين على الإدارة أن تكون على دراية بوضع السوق وتقلباته، وتشمل مسؤولياتها جمع المعلومات ذات الصلة بالاحتياجات المؤسسية، ودراسة اتجاهات الأسعار وتوافر الموارد، والبحث عن بدائل مناسبة.
3- مراجعة طلبات الشراء
يجب على الإدارة مراجعة الطلبات المقدمة من الأقسام المختلفة للتأكد من أنها تتوافق مع السياسات والاحتياجات المؤسسية، وفي حال وجود تجاوزات، يتعين إعادة هيكلة الطلبات بما يضمن تحقيق أهداف الإدارات المختلفة وتوافقها مع استراتيجيات المؤسسة.
4- تحديد مستوى المخزون
إحدى أهم مسؤوليات إدارة المشتريات تتمثل في تحديد مستوى المخزون الملائم للمؤسسة، وهو عمل يتطلب تنسيقًا مستمرًا مع إدارة المخازن، ويتضمن هذا الأمر تحديد الكميات الدنيا المطلوبة للطلب، ونقاط إعادة الطلب التي تشير إلى متى يجب إعادة طلب المزيد، إلى جانب تحديد الحد الأقصى للمخزون الذي لا ينبغي أن يتجاوز لتجنب الزيادة الغير مبررة في التكاليف.
5- إصدار أوامر الشراء والتوريد
بعد التفاوض والتوافق مع المورد بشأن الكميات والأسعار والمواصفات المطلوبة، تقوم الإدارة بإصدار مستندات أوامر الشراء للمورد، وتهدف هذه الخطوة إلى تحديد الكميات المحددة التي يجب توفيرها لمخازن المؤسسة، وتتضمن أيضًا متابعة عملية التسليم للتأكد من وصول المواد بشكل سليم وفي الوقت المحدد.
6- اعتماد عملية التسليم
تعمل الإدارة بالتعاون مع الشؤون القانونية على التحقق من صحة وسلامة عقود الشراء والفواتير المرتبطة بعمليات الشراء، وبعد ذلك، يتم فحص المواد الموردة من قبل المختصين للتأكد من تطابقها مع المواصفات المحددة وموافقتها لاحتياجات المؤسسة، وهذه الخطوة تضمن جودة المواد الموردة ومطابقتها للمعايير المطلوبة.
7- التخلص من المخزون الزائد
تشمل مسؤوليات إدارة المشتريات أيضًا التعامل مع المخزون الزائد، حيث يتم تصريف الأصناف التي أصبحت غير مطلوبة أو لم يعد هناك حاجة لها، ويتم ذلك لتجنب تكدس المخزون وتحميل المؤسسة بتكاليف غير ضرورية، ويساهم في تحسين كفاءة إدارة المخزون بشكل عام.
أقرا ايضا : مزايا وعيوب البرامج المحاسبية
أهداف إدارة المشتريات
تسعى جاهدة لتحقيق مجموعة متنوعة من الأهداف الاستراتيجية التي تسهم في تحقيق رؤية وأهداف المؤسسة بشكل فعال، وأبرز هذه الأهداف:
- تلبية احتياجات المؤسسة: تسعى لتوفير جميع المواد والخدمات اللازمة التي تحتاجها المؤسسة لتحقيق أهدافها وضمان سير عملياتها بسلاسة وكفاءة.
- أفضل قيمة: يهدف الشراء الاقتصادي إلى إتمام الصفقات بتكلفة منخفضة مع الحفاظ على جودة عالية للمواد والخدمات المقدمة، مما يسهم في تحسين الأداء المالي والتشغيلي للمؤسسة.
- دعم التنافسية: من خلال توفير مواد عالية الجودة وبأفضل الأسعار، تعمل عمليات إدارة المشتريات على دعم تنافسية المؤسسة في السوق وزيادة حصتها السوقية.
- بناء علاقات مع الموردين: تهدف إلى بناء علاقات تعاونية مع الموردين الموثوق بهم، مما يسهم في ضمان توافر المواد بجودة عالية وبأفضل الشروط.
- التنسيق والتعاون مع الأقسام الأخرى: يعتبر التنسيق مع الأقسام الأخرى داخل المؤسسة أمراً حيوياً لتحقيق تكامل العمليات وضمان تحقيق أهداف المشروع بشكل شامل.
- تطوير كفاءة الكوادر: المعنية بعمليات الشراء، لضمان توفير كوادر مؤهلة ومتميزة يمكن الاعتماد عليها لضمان استمرارية عمليات الشراء بكفاءة عالية.
مراحل عملية الشراء في إدارة المشتريات
عملية الشراء فيها تتبع مجموعة من الإجراءات الرئيسية التي تسهم في تنظيم العمل وضمان تحقيق الأداء الأمثل، ونستطيع تلخيص هذه الإجراءات كما يلي:
1- استقبال طلبات الشراء ودراستها
- تبدأ عملية الشراء بتلقي طلبات الشراء من إدارة المخازن أو الأقسام الأخرى في المؤسسة.
- ثم يتولى فريق إدارة المشتريات دراسة هذه الطلبات بعناية لضمان إمكانية توفير الاحتياجات وفقاً لمتطلبات الطلب.
2- تحديد المورد
- يتطلب اختيار مصدر الشراء بحثاً دقيقاً لتحديد الأفضل من بين البدائل المتاحة في السوق.
- وتقوم إدارة المشتريات بالبحث عن الموردين المناسبين وطلب أسعار منهم للتأكد من الحصول على العرض الأكثر تنافسية.
3- إصدار أمر الشراء
- بعد تحديد المورد المناسب، تقوم إدارة المشتريات بإصدار أمر الشراء الذي يحدد تفاصيل عملية الشراء مثل الكمية المطلوبة، والمواصفات المطلوبة، والمواعيد المتفق عليها.
4- استلام الأصناف وفحصها
- يتم استلام البضائع المتسلمة بالتعاون بين إدارة المشتريات والأقسام الأخرى.
- ثم يتم فحص البضائع للتأكد من سلامتها ومطابقتها للمواصفات المتفق عليها في طلب الشراء.
5- مراجعة المستندات والفواتير
- تقوم إدارة المشتريات بمراجعة المستندات والفواتير للتأكد من صحتها ومطابقتها للعملية الشرائية.
- وبعك ذلك يتم مراجعة السجلات الخاصة بالشراء مثل سجلات الطلبات وسجلات الموردين لضمان دقة السجلات والتتبع المستقبلي للعمليات.
أقرا ايضا : إدارة المخزون: (7) قواعد ذهبية لتحقيق ارباح فَعَّالة!
المشاكل التي تواجهها إدارة المشتريات
تواجه إدارة المشتريات مجموعة من التحديات والعقبات التي قد تؤثر سلبًا على أدائها وتنفيذ مهامها بكفاءة، ومن هذه التحديات:
- قلة عدد الموردين: من أبرز التحديات التي تواجه إدارة المشتريات، حيث يصعب على المسؤولين في هذا المجال العثور على موردين موثوقين نظرًا لعدم توافر الخيارات المناسبة.
- زيادة عدد الموردين: قد يواجه المسؤولون في إدارة المشتريات تحديًا متمثلاً في وجود عدد كبير من الموردين، مما يجعل من الصعب اتخاذ القرارات المناسبة بين تلك الخيارات.
- عدم المصداقية: وعدم الامتثال من قبل بعض الموردين للاتفاقيات والمواعيد المحددة أمرًا مزعجًا لإدارة المشتريات، ويتسبب في تأخيرات وانقطاعات في سلسلة التوريد.
- نقص المعلومات: يواجه مسؤولو المشتريات تحديًا في جمع المعلومات الكافية والموثوقة حول المنتجات والخدمات المطلوبة، مما يجعل عملية اتخاذ القرارات أكثر تعقيدًا وتحديًا.
- المتطلبات العالية: تتعرض إدارة المشتريات لضغوط من الإدارة العليا لتحقيق أهداف تنافسية محددة، مما يجعل من الصعب عليها تلبية هذه المتطلبات بسبب القيود المالية أو الزمنية أو الفنية.
كيفية تطوير إدارة المشتريات
تطوير إدارة المشتريات يتضمن عدة خطوات رئيسيةـ أولاً، يبدأ التطوير بالرقابة على الأداء، حيث يتم تقييم ومراقبة جميع أنشطة إدارة المشتريات لتحديد نقاط القوة والضعف فيها، بالإضافة إلى قياس وتحليل النتائج المتحققة ومقارنتها بالأهداف المطلوبة، وهذا يساعد في تحقيق أهداف إدارة المشتريات .
ثانيًا، يتضمن تطوير إدارة المشتريات الاستفادة من التجارب السابقة، حيث يتم مقارنة الأداء الحالي بالأداء السابق واستخلاص الدروس المستفادة، ومن جانب آخر، يتم تسليط الضوء على الجوانب الإيجابية والسلبية والعمل على إيجاد حلول للمشكلات المتكررة قبل حدوثها.
ثالثًا، يتم تصحيح مسار الانحرافات بناءً على التحليل والمقارنة، ويحدث هذا الأمر من خلال تحديد هذه الانحرافات وفهم أسبابها، وتحديد المسئولين عنها، ثم بعد ذلك يتم اتخاذ إجراءات تصحيحية لتصحيح الانحرافات، مع متابعة تنفيذ هذه الإجراءات وتعديلها حسب الحاجة.
رابعًا، يتطلب تطوير إدارة المشتريات تطوير مهارات مسئولي المشتريات أنفسهم، حيث يجب أن يتمتع مسئول المشتريات بمجموعة من السمات والمهارات، مثل القدرة على اتخاذ القرارات، ومهارة التفاوض، وفهم طبيعة المواد والمنتجات المشتراة، ومعرفة حالة السوق وتقلباتها، كما يجب تطوير هذه المهارات وتعزيز قدرات المسئولين عن المشتريات لتحسين أداء الإدارة بشكل عام.
أقرا ايضا : ما هي مخاطر المخزون ؟ وكيف تتجنبها ؟
حلول البرامج المحاسبية لإدارة المشتريات
تتوفر العديد من البرامج المحاسبية المتخصصة في إدارة المشتريات، والتي تقدم حلولًا شاملة لتيسير وتنظيم عمليات الشراء والتوريد في المؤسسات، وتتضمن هذه الحلول مجموعة من الميزات التي تهدف إلى تحسين كفاءة العمل وتقليل التكاليف.
ومن أبرز هذه البرامج، يأتي برنامج البدر للمبيعات الذي يمكنك بكل سهولة من إدارة مبيعاتك ومشترياتك، حيث يمكنك إضافة عدد لا نهائي من الأصناف الموجودة بمحلك أو مؤسستك التجارية، مع إضافة أكثر من سعر للمنتج، كما يوفر البرنامج خاصية تعدد الوحدات ومجموعة الأصناف وغيرها المن الميزات المتقدمة التي تسهل عليك إدارة أعمالك بسهولة.
أقرا ايضا : ما هو جرد المخزون ؟ وما هي انواعه وطرقه ؟
لماذا تختار برنامج البدر لإدارة المشتريات؟
- يساعدك على توفير الوقت والمال
- يحسن كفاءة عمليات الشراء
- يعزز الشفافية والمساءلة
لا تتردد في التواصل معنا اليوم للحصول على مزيد من المعلومات حول حلول البرامج المحاسبية لإدارة المشتريات من برنامج البدر.
- برنامج نقاط بيع
- برنامج ادارة المخازن
- برنامج كاشير مطعم
- تطبيق مندوب مبيعات
- برنامج محاسبة للمطاعم
- برنامج محاسبة للشركات الصغيرة
- برنامج الفاتورة الالكترونية المصرية
- برنامج الفاتورة الالكترونية السعودية
