منذ أن أصبحت الفاتورة الإلكترونية إلزامية في المملكة العربية السعودية بموجب رؤية 2030، أصبحت جميع المنشآت التجارية ملزمة بتطبيق هذا النظام في إطار الالتزام بالتوجيهات التي أصدرتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويعتمد هذا النظام على تحويل الفواتير الورقية إلى فواتير رقمية مؤمنة بواسطة توقيع رقمي، لدعم الشفافية والفاعلية في إجراء المعاملات التجارية.
وبالنسبة للشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء، يعتبر إعداد الفاتورة الإلكترونية أمرًا ضروريًا للحفاظ على الامتثال مع الأنظمة الحكومية، وتجنب الغرامات أو المخالفات التي قد تترتب على عدم الالتزام، ولكن، كيف يتم ضبط وإعداد الفاتورة الإلكترونية بسرعة وسهولة في برنامج مبيعات؟ في هذه المقالة، سنقدم لك دليلًا مبسطًا لتضبط إعدادات الفواتير الإلكترونية في أقل من 10 دقائق باستخدام برنامج البدر للمبيعات.
ما الذي تحتاجه قبل البدء؟ بياناتك وسجل المنشأة
قبل أن تبدأ في إعداد الفاتورة الإلكترونية في برنامج البدر للمبيعات، يجب أن تتأكد من أنك تمتلك جميع البيانات الأساسية التي ستحتاجها لإعداد الفواتير بشكل صحيح، وهذه البيانات تشمل:
- الرقم الضريبي: إذا كنت مسجلاً في الهيئة العامة للزكاة والدخل، فإنك بحاجة إلى إدخال رقمك الضريبي الذي تم منحه لك عند التسجيل في الهيئة، فهذا الرقم هو الذي يتيح لك إصدار الفواتير الإلكترونية التي تتماشى مع قوانين الضريبة في المملكة.
- السجل التجاري: يُطلب منك إدخال رقم السجل التجاري الخاص بمؤسستك، فهذا الرقم يعكس الشرعية القانونية لنشاطك التجاري في السعودية.
- اسم المنشأة: يجب أن يُدخل اسم المنشأة وفقًا للبيانات الرسمية المسجلة في السجل التجاري.
- العنوان: تحديد عنوان المنشأة بشكل دقيق أمر مهم لتوثيق الفاتورة الإلكترونية بشكل قانوني.
- الشعار: إضافة الشعار الرسمي للمنشأة هو خيار اختياري لكنه يساعد في تعزيز هوية شركتك في الفاتورة الإلكترونية.
- بمجرد حصولك على هذه المعلومات، ستكون جاهزًا للانتقال إلى الخطوة التالية.
الدخول إلى إعدادات البرنامج
الآن بعد أن حصلت على جميع البيانات اللازمة، الخطوة التالية في إعداد الفاتورة الإلكترونية هي الدخول إلى إعدادات البرنامج لضبط الفاتورة الإلكترونية في برنامج البدر للمبيعات.
- تسجيل الدخول: افتح برنامج البدر للمبيعات وقم بتسجيل الدخول باستخدام بيانات حسابك.
- الوصول إلى الإعدادات: من داخل لوحة التحكم، توجه إلى إعدادات البرنامج، وهذا هو المكان الذي ستتمكن من خلاله من تعديل جميع الإعدادات المتعلقة بالفواتير.
- اختيار “إعدادات الفوترة”: بمجرد أن تكون داخل إعدادات البرنامج، توجه إلى قسم “إعدادات الفوترة” حيث يمكنك إدخال وتخصيص البيانات الخاصة بالفواتير الإلكترونية.
إضافة بيانات المنشأة والضريبة
الخطوة التالية في إعداد الفاتورة الإلكترونية هي إدخال بيانات المنشأة والضريبة في النظام:
- إدخال اسم المنشأة: أدخل اسم المنشأة كما هو مسجل في السجل التجاري.
- إضافة الرقم الضريبي: هنا، قم بإدخال رقم الضريبة الذي تم تسجيلك به في هيئة الزكاة والضريبة، وسيتيح لك هذا إصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع النظام الضريبي في السعودية.
- إدخال رقم السجل التجاري: أدخل رقم السجل التجاري لضمان توثيق البيانات بشكل قانوني.
- إضافة العنوان: قم بإضافة العنوان الكامل للمنشأة، مثل عنوان المكتب الرئيسي أو الفرع الذي ستتم فيه العمليات التجارية.
- تحميل الشعار: يمكنك تحميل شعار منشأتك ليظهر في الفواتير الإلكترونية.
- الضريبة المضافة: تأكد من إضافة نسبة الضريبة التي تتبعها، سواء كانت 15% أو نسبة ضريبة أخرى، حسب نوع النشاط التجاري.
ربط البرنامج بمنصة هيئة الزكاة
بعد إدخال بيانات المنشأة، يأتي دور ربط برنامج البدر بمنصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك:
- الوصول إلى إعدادات التكامل: في قسم إعدادات الفوترة، ابحث عن خيار “ربط مع منصة فاتورة”.
- إدخال البيانات المطلوبة: ستحتاج إلى إدخال مفتاح API والمفتاح السري الذي تحصل عليه من هيئة الزكاة والضريبة، فهذا سيسمح لك بإرسال الفواتير الإلكترونية تلقائيًا إلى منصة “فاتورة” والتأكد من أنها تتوافق مع المعايير القانونية.
- التأكيد: بعد إدخال بيانات API والمفتاح السري، اضغط على “توصيل” لتأكيد الربط، وسيقوم النظام بمزامنة برنامج البدر للمبيعات مع منصة “فاتورة” لتوفير التوثيق الإلكتروني للفواتير.
ضبط شكل الفاتورة حسب المطلوب
الآن بعد أن تم ربط البرنامج بـ منصة فاتورة، يمكنك ضبط شكل الفاتورة الإلكترونية لتتناسب مع احتياجاتك، وتشمل هذه الإعدادات:
- اختيار النموذج: حدد الطراز المناسب للفواتير مثل A4 أو النموذج الكاشير الذي تفضله.
- إضافة الحقول: قم بإضافة أو تعديل الحقول الضرورية مثل رقم الفاتورة، والرقم الضريبي، واسم العميل، ومبلغ الضريبة، وتفاصيل أخرى تخص نشاطك التجاري.
- التصميم والمظهر: يمكنك تخصيص مظهر الفقرة الرئيسية والخطوط، بحيث يظهر الفاتورة بمظهر مميز يتناسب مع الهوية التجارية.
- حفظ التغييرات: بعد تعديل وتخصيص الشكل، تأكد من حفظ التغييرات بشكل نهائي.
اختبار الفاتورة الإلكترونية وتأكيد إرسالها
قبل البدء في إرسال الفواتير الإلكترونية للعملاء، يجب عليك اختبار الفاتورة الإلكترونية:
- إنشاء فاتورة تجريبية: قم بإنشاء فاتورة تجريبية تحتوي على جميع التفاصيل مثل المنتجات أو الخدمات، والمبالغ، والضرائب.
- إرسال الفاتورة: حاول إرسال الفاتورة إلى منصة “فاتورة” وتأكد من أنها تستقبلها بنجاح.
- مراجعة النتيجة: تأكد من أن الفاتورة تم قبولها دون أي مشاكل، وإذا كانت هناك أي أخطاء، قم بتصحيحها وفقًا للتوجيهات الواردة في البرنامج.
نصائح لسرعة التنفيذ وتجنب الأخطاء
- تأكد من أن جميع البيانات المدخلة مثل الرقم الضريبي والسجل التجاري صحيحة ومحدثة قبل البدء في إعداد الفاتورة الإلكترونية.
- إذا واجهت أي مشكلة أثناء عملية الإعداد، لا تتردد في التواصل مع الدعم الفني الخاص بـ شركة البدر للحصول على مساعدة فورية.
- قم بتدريب الموظفين بشكل مستمر على كيفية استخدام البرنامج لضمان عدم حدوث أخطاء في الفواتير اليومية.
- قبل بدء استخدام الفاتورة الإلكترونية بشكل رسمي، قم باختبار الفاتورة للتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح.
- تأكد من أن برنامج المبيعات متكامل مع منصة “فاتورة” لضمان الامتثال مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- احرص على حفظ نسخ من الفواتير الإلكترونية بشكل مؤمن في النظام، وتأكد من أن بياناتك محمية.
- قبل إرسال أي فاتورة للعملاء، قم بمراجعتها للتأكد من صحة المبالغ و الضرائب.
- نسخ احتياطية للبيانات والفواتير الإلكترونية مهمة للحفاظ على البيانات في حال حدوث أي طارئ.
- قم بمراجعة التقارير المالية الناتجة عن الفواتير الإلكترونية بشكل دوري لضمان الدقة.
- تأكد من تحديث برنامج الفواتير بشكل دوري للحصول على أحدث الميزات وضمان التوافق مع أي تغيرات قانونية.
الأسئلة الشائعة حول إعداد الفاتورة الإلكترونية
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة رقمية يتم إنشاؤها وتوقيعها وتخزينها بشكل إلكتروني وفقًا للمعايير الحكومية، ويتم إصدارها واستخدامها لتوثيق المعاملات التجارية بدلاً من الفواتير الورقية التقليدية.
لماذا يجب على الشركات السعودية استخدام الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية أصبحت إلزامية بموجب قوانين هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، وهي تساهم في تحقيق الشفافية، التقليل من التلاعب المالي، وتسهيل عمليات المراجعة الضريبية.
هل يمكنني استخدام برنامج مبيعات مجاني لإصدار الفاتورة الإلكترونية؟
بينما قد توفر بعض البرامج المجانية إصدار الفواتير الإلكترونية، فإنها غالبًا ما تفتقر إلى التكامل الكامل مع الأنظمة الحكومية مثل منصة “فاتورة”، ومن الأفضل استخدام برنامج مبيعات احترافي يدعم جميع المتطلبات القانونية والتقنية مثل البدر.
هل يمكن تخصيص الفاتورة الإلكترونية حسب احتياجاتي؟
نعم، برنامج البدر للمبيعات يتيح لك تخصيص شكل الفاتورة، بما في ذلك إضافة الحقول المطلوبة مثل الرقم الضريبي، والاسم التجاري، والضريبة المضافة، بالإضافة إلى تخصيص التصميم مثل الألوان والخطوط.
كم من الوقت يستغرق ضبط الفواتير الإلكترونية في برنامج البدر؟
إعداد الفاتورة الإلكترونية في برنامج البدر للمبيعات يمكن أن يتم في أقل من 10 دقائق إذا كانت لديك البيانات اللازمة مثل الرقم الضريبي، والسجل التجاري، واسم المنشأة.
هل يدعم برنامج البدر للمبيعات التكامل مع منصة “فاتورة”؟
نعم، برنامج البدر للمبيعات يدعم التكامل الكامل مع منصة “فاتورة” التابعة للهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك في المملكة، ويضمن التوافق التام مع القوانين الحكومية.
هل يوجد دعم فني في حال واجهت مشاكل؟
نعم، شركة البدر للمبيعات تقدم دعمًا فنيًا متوافرًا لمساعدتك في حالة حدوث أي مشاكل تقنية أو استفسارات تتعلق باستخدام برنامج المبيعات.
في نهاية المطاف، أصبح إصدار وإعداد الفاتورة الإلكترونية جزءًا أساسيًا من العمليات التجارية في السعودية، وهو ليس فقط إجراء قانوني بل أيضًا أداة مهمة لتحسين كفاءة العمل وزيادة الشفافية في المعاملات التجارية، وباستخدام برنامج البدر للمبيعات، يمكنك بسهولة ضبط إعدادات الفواتير الإلكترونية خلال دقائق، ويساعدك في الامتثال للقوانين وتسهيل إدارة عملك التجاري بشكل احترافي.
وإذا كنت تتطلع إلى تهيئة نظام الفوترة وتحسين كفاءة عملك والامتثال الكامل للأنظمة الحكومية، يوفر لك برنامج البدر للمبيعات أفضل الحلول البرمجية التي تدعم الفاتورة الإلكترونية وتتناسب مع جميع احتياجاتك التجارية، فإذا كنت مستعدًا للانتقال إلى نظام مبيعات احترافي يحسن من إدارة وإعداد الفاتورة الإلكترونية ويواكب التطورات القانونية، لا تتردد في التواصل مع شركة البدر اليوم، لنساعدك في تحسين كفاءة عملك وضمان الامتثال الكامل مع متطلبات هيئة الزكاة وأنظمة الفوترة الإلكترونية.
