في السنوات الأخيرة، شهدت المملكة العربية السعودية تحولًا رقميًا كبيرًا في نظام الفوترة، حيث أصبح إصدار الفاتورة الإلكترونية أمرًا ضروريًا لجميع الأعمال التجارية، ويتطلب هذا التحول من الشركات الالتزام بمتطلبات هيئة الزكاة والدخل، حيث يلزم التجار بإصدار الفواتير الإلكترونية المعتمدة لتوثيق المعاملات التجارية، وفي هذه المقالة، سنوضح لك الخطوات الأساسية لإصدار الفاتورة الإلكترونية في المملكة، مع التركيز على التسجيل في المنصات المعتمدة، وربط النظام، وإدخال البيانات بشكل صحيح.
الخطوة الأولى: التسجيل في المنصة المعتمدة (فاتورة/زاتكا)
أول خطوة في إصدار الفاتورة الإلكترونية هي التسجيل في المنصة المعتمدة التي تدير هيئة الزكاة والدخل الفواتير الإلكترونية من خلالها، وهناك منصتان رئيسيتان توفران هذه الخدمة: منصة فاتورة و منصة زاتكا.
وعند التسجيل في أي من هذه المنصات، يجب على الشركات تقديم تفاصيلها التجارية مثل رقم السجل التجاري ورقم التسجيل الضريبي، بالإضافة إلى بعض البيانات الخاصة بنوع الأنشطة التجارية، ويعد التسجيل في المنصة الخطوة الأولى لضمان الامتثال للمواصفات التي حددتها هيئة الزكاة والدخل.
الخطوة الثانية: ربط النظام بالبرنامج المحاسبي
بعد التسجيل في المنصة المعتمدة، يجب ربط نظام الفوترة في برنامج المحاسبة الذي تستخدمه شركتك، فمن خلال هذا الربط، سيتمكن النظام من توليد الفواتير الإلكترونية بشكل تلقائي بناءً على المعاملات التي تتم في برنامج المحاسبة.
تضمن هذه الخطوة أن جميع المعاملات التجارية تتم بصورة دقيقة، كما يساعد الربط بين النظام المحاسبي ومنصة الفاتورة الإلكترونية على تحديث البيانات بشكل مستمر، لكي يسهل إدارة الحسابات والتقارير الضريبية.
الخطوة الثالثة: إدخال بيانات العميل والمنتج
الخطوة التالية في عملية إصدار الفاتورة الإلكترونية هي إدخال بيانات العميل والمنتج بشكل دقيق، ويتضمن هذا إدخال تفاصيل مثل:
- بيانات العميل:
- الاسم
- العنوان
- رقم الهوية أو رقم السجل التجاري إذا كان العميل شركة.
- تفاصيل المنتج:
- اسم المنتج أو الخدمة
- الكمية
- سعر الوحدة
- نسبة الضريبة المضافة إذا كانت موجودة.
يجب أن يتم إدخال هذه البيانات بشكل صحيح حيث يتم تضمينها في الفاتورة الإلكترونية النهائية التي سيتم إرسالها إلى العميل، وبفضل رمز QR المدمج في الفاتورة، يتمكن العميل من التحقق من صحة الفاتورة عبر تطبيقات الهاتف المحمول، ومن ثم يساهم في تسريع عملية التحقق والامتثال الضريبي.
الخطوة الرابعة: التحقق من القيمة الضريبية
بعد إدخال بيانات العميل والمنتج في إصدار الفاتورة الإلكترونية، تأتي الخطوة الرابعة التي تتطلب التحقق من القيمة الضريبية لضمان أن الفاتورة متوافقة مع القوانين الضريبية في المملكة العربية السعودية، فهذه الخطوة تتطلب تحديد نسبة الضريبة المضافة بشكل دقيق واحتساب المبلغ الصحيح الذي يجب إضافته على سعر المنتج أو الخدمة، ولكن كيف يتم التحقق من القيمة الضريبية؟
- التحقق التلقائي: عند إدخال قيمة المنتج في النظام، يقوم النظام بحساب الضريبة المضافة بناءً على النسبة المحددة مسبقًا (15%)، ويتم إضافة المبلغ إلى القيمة النهائية للمنتج أو الخدمة.
- تأكيد القيمة النهائية: يتأكد النظام من أن المجموع الكلي في الفاتورة يعكس المبلغ الإجمالي مع الضريبة.
- النظام يدويًا: في بعض الحالات، قد يطلب من الموظف التحقق يدويًا من القيم الضريبية في حال وجود استثناءات أو تعديلات في النظام.
أهمية التحقق من القيمة الضريبية
الامتثال للأنظمة الضريبية
في السعودية، يتم فرض ضريبة القيمة المضافة (VAT) بنسبة 15% على أغلب السلع والخدمات، ويجب التأكد من أن الفاتورة تتضمن النسبة الصحيحة لهذه الضريبة، فالتحقق من القيمة الضريبية هو جزء أساسي من عملية الامتثال الضريبي، فأي خطأ في احتساب الضريبة قد يؤدي إلى مخالفة قانونية وتعرض الشركة للغرامات.
التأكد من دقة الحسابات
من خلال النظام الإلكتروني، يتم التحقق من حساب القيمة الضريبية بدقة، فعلى سبيل المثال، إذا كان السعر الأصلي للمنتج هو 100 ريال سعودي، يتم إضافة 15% من هذا المبلغ كضريبة، وعلى النظام التأكد من أن المبلغ النهائي الذي يظهر في الفاتورة يشمل الضريبة بشكل صحيح.
الحفاظ على الشفافية
هذا التحقق يساعد في ضمان أن العميل لا يدفع أكثر من المطلوب وأن جميع التفاصيل المتعلقة بالضريبة مفسرة بوضوح في الفاتورة، وسيساعد ذلك في بناء ثقة العميل في النظام الضريبي.
الخطوة الخامسة: تضمين رمز QR والمعرفات الفنية
بعد التحقق من القيم الضريبية، تأتي الخطوة الخامسة في إصدار الفاتورة الإلكترونية والتي تعتبر جزءًا مهمًا في تحسين دقة التوثيق والأمان في الفاتورة الإلكترونية، وهي تضمين رمز QR والمعرفات الفنية في الفاتورة، ولكن كيف يتم تضمين رمز QR والمعرفات الفنية؟
يتم تضمين الرمز والمعرفات تلقائيًا من خلال البرنامج المحاسبي عند توليد الفاتورة، حيث يقوم البرنامج بإضافة رمز QR يتضمن جميع تفاصيل الفاتورة المهمة بشكل مشفر، وتحتوي المعرفات الفنية على تفاصيل مثل رقم التسجيل الضريبي للبائع، رقم الفاتورة، و تاريخ الإصدار، لكي يسهل التحقق من صحة الفاتورة.
أهمية رمز QR في الفاتورة الإلكترونية
- تحسين التحقق من الفاتورة: رمز QR المدمج في الفاتورة الإلكترونية يوفر وسيلة سهلة للعملاء للتحقق من صحة الفاتورة عبر الهواتف الذكية، فمن خلال مسح الرمز، يتأكد العميل من أن الفاتورة مصدرة بشكل قانوني وتحتوي على جميع البيانات الصحيحة.
- تسريع عملية التدقيق: عند مسح رمز QR بواسطة التطبيق المعتمد، يتم نقل العميل مباشرة إلى المنصة الحكومية للتحقق من صحة الفاتورة، ويساهم ذلك في تسريع عملية التدقيق في المعاملات.
- إضافة المعرفات الفنية: المعرفات الفنية، مثل رقم الفاتورة ورقم السجل التجاري للبائع، تكون جزءًا من رمز QR وتساعد في التوثيق السريع، ويعتبر رمز QR وسيلة مرجعية يمكن استخدامها من قبل هيئة الزكاة والدخل لمتابعة والتحقق من المعاملات.
الخطوة السادسة: إرسال الفاتورة للعملاء وتخزينها
الخطوة التالية في إصدار الفاتورة الإلكترونية هي إرسال الفاتورة للعملاء وتخزينها بشكل مناسب لضمان الوصول إليها عند الحاجة، فهذه الخطوة تتضمن تحديث البيانات وتوفير طريقة مريحة للعملاء لاستلام الفواتير، أما عن كيفية يتم تخزين الفاتورة:
- التخزين السحابي: تُخزن الفاتورة في نظام السحابة أو الخوادم الخاصة بالشركة لسهولة الوصول إليها، ويتم تصنيف الفواتير بشكل آلي وفقًا لتاريخ المعاملة أو رقم الفاتورة.
- الأرشفة الإلكترونية: توفر المنصات المعتمدة آلية لحفظ وتخزين الفواتير بشكل منظم، وذلك لكي يضمن حماية البيانات وحفظ السجلات لأغراض التدقيق الضريبي.
الخطوة السابعة: متابعة الفواتير من خلال لوحة تحكم النظام
الخطوة الأخيرة في إصدار الفاتورة الإلكترونية هي متابعة الفواتير من خلال لوحة التحكم في النظام المحاسبي،حيث توفر هذه اللوحة للمستخدمين وسيلة لإدارة جميع الفواتير الإلكترونية بطريقة منظمة، أما عن أهمية متابعة الفواتير.
فمن خلال لوحة التحكم، تتابع الشركة الفواتير الصادرة والاطلاع على الحالة (مدفوعة، غير مدفوعة، قيد الانتظار)، وهذه الوظيفة تساعد في تتبع المدفوعات وتسريع عملية التحصيل، كما تساعد لوحة التحكم في إعداد التقارير الضريبية الشاملة التي تشمل جميع الفواتير الإلكترونية المصدرة خلال فترة معينة، ويمكن تصدير هذه التقارير بسهولة لتقديمها إلى هيئة الزكاة والدخل.
ولكن كيف يتم متابعة الفواتير؟
- يتم تحديث حالة الفاتورة تلقائيًا في اللوحة بمجرد أن يتم الدفع أو التأكيد على المعاملة.
- تستطيع تخصيص التنبيهات والإشعارات لتنبيه الموظفين عند وجود فواتير غير مدفوعة أو مشاكل في الفاتورة.
هل تريد الحصول على نسخة تجريبية مجانية للبرنامج؟ جرب الآن
الأسئلة الشائعة حول إصدار الفاتورة الإلكترونية
ما هي الفاتورة الإلكترونية وكيف تختلف عن الفاتورة التقليدية؟
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة تُصدر وتُرسل إلكترونيًا، وتكون معتمدة من قبل هيئة الزكاة والدخل، وتختلف عن الفاتورة التقليدية في كونها تعتمد على الأنظمة الرقمية وتتضمن تفاصيل تقنية مثل رمز QR والمعرفات الفنية التي تساهم في تسريع التحقق وضمان الامتثال الضريبي.
كيف يمكنني ضمان إصدار الفاتورة الإلكترونية بشكل صحيح؟
لضمان إصدار الفاتورة الإلكترونية بشكل صحيح، يجب التسجيل في المنصات المعتمدة مثل فاتورة أو زاتكا، ربط النظام المحاسبي بالبرنامج، ثم التأكد من إدخال البيانات بشكل دقيق مثل القيمة الضريبية والمعلومات الفنية قبل إرسال الفاتورة للعملاء.
هل يمكن متابعة الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها؟
نعم، يمكن متابعة الفواتير الإلكترونية بسهولة من خلال لوحة التحكم في النظام المحاسبي، حيث توفر هذه اللوحة وظائف مثل متابعة حالة الفاتورة (مدفوعة/غير مدفوعة)، واستخراج التقارير الضريبية اللازمة لإعداد الإقرارات الضريبية.
البدر للمبيعات: الحلول المثالية للفواتير الإلكترونية
البدر للمبيعات يقدم لك الحلول المثلى لإصدار الفواتير الإلكترونية بسهولة ودقة، سواء كنت تدير محلاً تجاريًا أو شركة كبيرة، فمن خلال الأنظمة المحاسبية المتطورة التي نوفرها، يمكنك ربط الفواتير الإلكترونية مع برنامج المحاسبة الخاص بك بسهولة، لضمان إصدار فواتير ضريبية معتمدة وفقًا للمعايير الضريبية السعودية، كما تتيح لك أدواتنا المتكاملة متابعة الفواتير بشكل لحظي، والتحقق من القيم الضريبية، وإضافة رمز QR للفاتورة، والتأكد من الامتثال الضريبي مع هيئة الزكاة والدخل.
إن إصدار الفاتورة الإلكترونية المعتمدة أصبح جزءًا أساسيًا في التزام الشركات بالتنظيمات الضريبية في المملكة العربية السعودية، فمن خلال اتباع الخطوات الصحيحة مثل التسجيل في المنصات المعتمدة، وربط النظام المحاسبي، وإدخال البيانات بشكل دقيق، وإضافة رمز QR، وتخزين الفواتير بشكل آمن، تضمن الشركات الامتثال الضريبي ودقة البيانات في جميع المعاملات التجارية، كما تساهم هذه العملية في تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء التي قد تحدث عند التعامل بالفواتير الورقية التقليدية – تواصل معنا
