ما هي مخاطر المخزون ؟ وكيف تتجنبها ؟

 إدارة المخزون تترتب عليها العديد من المخاطر التي يجب التصدي لها بحرص وفعالية، حيث تتضمن مخاطر المخزون تدهور البضائع، وفقدانها نتيجة للسرقة أو العوامل البيئية، وأخطاء الجرد، وتداول غير متناسق، والكثير من العوامل الأخرى التي يمكن أن تؤثر سلبًا على الأداء والأرباح.

وفي هذا السياق، يأتي تحليل وفهم مخاطر المخزون على رأس أولويات أصحاب الأعمال والمديرين، حيث يسعون جاهدين لتطبيق استراتيجيات ونظم فعالة لتقليل مخاطر المخزون  وضمان استمرارية العمليات بكفاءة ونجاح، وفي هذه المقالة نوضح مشاكل المخازن وحلولها مع توضيح المقصود بانكماش المخزون وأسباب حدوثه.

ما هي مخاطر المخزون؟ 

مخاطر المخزون هي العوامل أو الظروف التي قد تؤدي إلى تحمل خسائر أو إضرار ناتجة عن عمليات إدارة المخزون،

أمثلة علي مخاطر المخزون

1. زيادة تكاليف التخزين: يمكن أن تؤدي الإدارة غير الفعالة للمخزون إلى تكلفة إضافية بسبب تخزين كميات زائدة من المنتجات أو فقد السلع بسبب عمليات الفساد أو الانتهاء.
2. تدهور الجودة: قد يؤدي تراكم المنتجات في المخزون لتدهور جودتها، خاصة إذا كانت السلع قابلة للتلف أو الانتهاء.
3. فقدان الطلب: قد يتغير الطلب على المنتجات بسرعة، وإذا لم يتم إدارة المخزون بشكل جيد، فقد يؤدي ذلك إلى تجميع كميات كبيرة من المنتجات التي لم يعد هناك طلب عليها.
4. عدم القدرة على تلبية الطلب: إذا لم يكن هناك ما يكفي من المخزون لتلبية الطلب المتوقع، فقد يؤدي ذلك إلى فقدان العملاء وتدهور العلاقات التجارية.
5. تكاليف الفائض: قد تتسبب الكميات الزائدة في المخزون في تكاليف إضافية مثل تكاليف التخزين الإضافية وتكاليف النقل، دون أي عائد مالي.
6. عوامل خارجية: تشمل المخاطر الطبيعية مثل الكوارث الطبيعية أو الحوادث الناجمة عن البشر، والتي قد تؤدي إلى فقدان الأسهم المخزنة.
7. انكماش المخزون: يمثل انكماش المخزون تحديًا حيث يمكن أن يؤدي إلى تراكم المخزون بدون طلب من العملاء، مما يتسبب في تكاليف إضافية وفقدان للموارد.

   اقرأ أيضا : برنامج كاشير مطعم 

انكماش المخزون من اهم مخاطر المخزون  ما المقصود بـ انكماش المخزون؟

انكماش المخزون يشير إلى حدوث فارق بين الكمية الفعلية من المنتجات المخزنة في المستودع والكمية المسجلة في سجلات المخزون أو البيانات المالية، ويعتبر هذا الفارق مؤشرًا على فقدان البضائع دون تسجيل عمليات بيع أو خروج من المستودع، على سبيل المثال، إذا كانت السجلات تشير إلى وجود 15 وحدة منتج معين في المستودع، بينما تم العثور فقط على 13 وحدة، دون وجود سجلات بيع تثبت تصريف البضاعة، فإن هذا يشير إلى حالة من انكماش المخزون.

وقد تتساءل، كيف يؤثر انكماش المخزون سلبًا على نشاطك التجاري؟ انكماش المخزون يؤثر سلبًا على نشاطك التجاري باعتباره من مخاطر المخزون بعدة طرق:

• زيادة التكاليف: عندما تفقد بضائعك بسبب انكماش المخزون، ستضطر إلى إعادة شراء هذه البضائع مما يزيد من التكاليف ويضع ضغطًا على ميزانية عملك.
• تقليل الأرباح: يؤدي انكماش المخزون إلى فقدان جزء من تدفق النقد من خلال بيع هذه البضائع المفقودة، مما يقلل من الأرباح المتاحة لتمويل العمليات اليومية وتطوير العمل التجاري.
• تقييد النمو: يمكن أن يحدث انكماش المخزون قيودًا على القدرة على توسيع عملك التجاري أو تحسينه، حيث تصبح الأموال المتاحة محدودة نتيجة لضغط التكاليف الزائدة وفقدان الأرباح.

ما هي أسباب انكماش المخزون في تجارة التجزئة؟

يُعزى انكماش المخزون في قطاع التجزئة إلى عدة عوامل وفقًا لاستطلاع أجراه National Retail Security في عام 2018، وتشمل هذه الأسباب:

1. السرقة من المتاجر (Shoplifting): 35.7%
2. سرقات الموظفين: 33.2%
3. أخطاء بشرية فِي إدارة المخزون: 18.8%
4. احتيال الموردين: 5.8%
5. أسباب غير معروفة: 6.6%

1- السرقة من المتاجر

تعتبر السرقة من المتاجر واحدة من أبرز التحديات التي تواجه أصحاب المحلات في مجال إدارة المخزون، حيث تحدث هذه السرقات عندما يقوم العملاء بإخفاء البضائع وسرقتها دون دفع ثمنها، مما يؤدي إلى خسائر مالية كبيرة للتجار، وتشير الإحصائيات إلى أن عمليات السرقة من المتاجر تمثل نسبة 35.7% من حالات انكماش المخزون، وعلى الرغم من تركيب كاميرات المراقبة في معظم المتاجر، إلا أن بعض العملاء لا يزالون قادرين على تنفيذ عمليات السرقة بطرق مبتكرة.

2- سرقات الموظفين

تشكل سرقات الموظفين تحدياً آخر في إدارة المخزون، حيث يقوم بعض الموظفين بسرقة البضائع مباشرة من المخزون أو بتلاعب عند إرجاع المنتجات أو عدم مسح باركود المنتجات، ويؤدي ذلك إلى عدم تطابق في مستويات المخزون، وبالتالي تكون البضائع مفقودة بشكل غير مبرر، ونظرًا لقدرة الموظفين على إخفاء سرقاتهم، فإن التجار قد يشكون فيما إذا كان النقص في المخزون ناجمًا عن خطأ محاسبي أو عند حساب الكميات وإدخالها.

3- أخطاء بشرية في إدارة المخزون

يمكن أن تتضمن الأخطاء البشرية في إدارة المخزون العديد من العوامل مثل حسابات غير دقيقة أثناء الجرد الدوري والمستمر، وإدخال أو حذف أرقام كميات المخزون بشكل خاطئ، وتلعب هذه الأخطاء دوراً كبيراً في انكماش المخزون وفقدان البضائع دون تسجيل عمليات بيع.

4- احتيال الموردين

قد يتعرض التجار أيضاً لاحتيال الموردين، خاصةً في الشركات الكبيرة التي تعتمد على سلسلة توريد معقدة، فقد يقوم طرف ثالث خارجي بإدارة عمليات الشحن والتوزيع، مما يتيح الفرصة للتلاعب بالبضائع أو سرقتها أثناء النقل من مستودع المورد إلى مستودع التاجر.

5- أسباب غير معروفة

قد تشمل أسباب انكماش المخزون أحداثاً عشوائية مثل تلف المنتجات أو كسرها بالخطأ، دون أن يتم تسجيلها بشكل صحيح في سجلات المخزون، مما يزيد من التحديات التي يواجهها أصحاب الأعمال في تحديد مصادر الخسائر.

كيف تكتشف انكماش المخزون وتحسب أثره على تجارتك؟

لقد أوضحنا سالفاً أن انكماش المخزون يشير إلى حدوث فارق بين الكمية الفعلية من المنتجات المخزنة في المستودع والكمية المسجلة في سجلات المخزون أو البيانات المالية، ومن ثم لكي نكتشف هذا الانكماش ونحسبه بشكل دقيق، سنوضح ذلك بمثال:

مثال من محل هدايا

• الكمية: في بداية الشهر، اشتريت 500 إطار صور جديد بقيمة 50 ألف ريال.
• المبيعات: في نهاية الشهر، اكتشفت أنك بعت 480 إطار فقط.
• المخزون الفعلي: 480 إطار.
• الكمية المفقودة: 20 إطار.

حساب معدل انكماش المخزون

• النسبة: ((500 – 480) / 500) × 100 = 4%
• المعنى: تفقد 4% من الإطارات التي تعرضها.

حساب قيمة المخزون المفقود

في هذا السيناريو، إذا كانت قيمة المخزون في بداية الشهر تبلغ 50 ألف ريال، وفي نهاية الشهر تكونت المبيعات بقيمة 48 ألف ريال، فإن الفرق بين قيمة المخزون في بداية الفترة ونهاية الفترة يمثل قيمة المخزون المفقودة.

فارق قيمة المخزون بين بداية الفترة ونهاية الفترة يمثل القيمة المفقودة من المخزون.

• القيمة: 50,000 – 48,000 = 2,000 ريال
• المعنى: خسرت 2,000 ريال بسبب انكماش المخزون.

التأثير على تجارتك

• فقدان الأرباح: تفقد مبيعات محتملة بقيمة 2,000 ريال.
• ارتفاع التكاليف: تكاليف شراء إطارات جديدة.
• تأثير على سمعة المتجر: نقص المنتجات قد يؤثر على ثقة العملاء.

كيف تتجنب حدوث انكماش في المخزون؟

1. نظام إدارة المخزون: استخدم نظامًا فعالًا لتتبع الكميات المباعة والمخزون المتبقي.
2. مراجعة دورية: قم بمراجعة المخزون بشكل دوري للتحقق من سلامته وكميته.
3. تأمين ضد السرقة: احصل على تأمين لحماية متجرك من السرقة.
4. مكافحة التلف: اتخذ خطوات لمنع تلف المنتجات، مثل تخزينها في بيئة مناسبة.

أهداف إدارة المخازن

تحقيق السلامة

يعني هذا الهدف ضمان سلامة المخزون ومكان تخزينه لتجنب الحوادث ومخاطر المخزون، ويتطلب ذلك وجود بنية تحتية مناسبة للمخازن بما في ذلك نظام إضاءة جيد، وتهوية مناسبة، ومعدات حماية من الحرائق، كما يجب على إدارة المخزن توفير التدريب اللازم للعاملين على كيفية التعامل مع المواد بشكل آمن وسليم، فإدارة المخازن تهدف إلى ضمان سلامة المخزون ومكان تخزينه، سواء كان ذلك من خلال تأمين المخازن بشكل مناسب أو اتباع إجراءات السلامة المناسبة لمنع الحوادث.

تحسين أداء عمليات الإنتاج

وذلك بهدف ضمان توفر المواد اللازمة لعمليات الإنتاج في الوقت المناسب وبالكمية المطلوبة، ويتضمن ذلك وضع نظام فعال للحد من مخاطر المخزون، وإدارته لتحديد الاحتياجات والتوقيتات لإعادة تعبئة المواد بناءً على الطلب، كما يمكن تحسين أداء عمليات الإنتاج عن طريق تقليل الوقت الذي يستغرقه العاملون في البحث عن المواد وتنظيم المخزون بشكل فعال، وتسعى إدارة المخازن إلى تحسين أداء عمليات الإنتاج من خلال ضمان توفر المواد اللازمة في الوقت المناسب وبالكمية المطلوبة، مما يساهم في تحقيق كفاءة وفعالية أفضل في عمليات الإنتاج.

تقليل الأضرار المحتملة

تهدف إدارة المخازن إلى تقليل الأضرار المحتملة للمخزون، سواء كانت ناتجة عن العوامل البيئية مثل التلف أو الرطوبة، أو من العمليات الداخلية مثل السرقة أو الإهمال، من خلال تطبيق إجراءات الحماية والمراقبة المناسبة التي تعمل على تفادي مخاطر المخزون على المدى الطويل.

استراتيجيات لحفظ مخزونك من مخاطر المخزون والانكماش

استخدام نظام مخزون يعمل على التحديث التلقائي

يعتمد هذا النهج على استخدام نظام مخزون يتميز بالتحديث التلقائي للبيانات، مما يسمح بمتابعة الأصناف والكميات بشكل دقيق وفعال، حيث يسمح النظام بإدخال المعلومات المتعلقة بالمبيعات والشراء والمخزون بشكل مستمر، مما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء بشرية في إدارة المخزون، ويساهم هذا النهج في تحسين الشفافية والكفاءة في إدارة المخزون والتأكد من توفر البضائع بشكل مستمر.

ربط الأنظمة لتوحيد البيانات

يتضمن هذا الإجراء ربط الأنظمة المختلفة في الشركة، مثل نظام إدارة المخزون ونظام المبيعات ونظام المحاسبة، لتوحيد البيانات وتحسين دقة واستدامة عمليات الإدارة، ويسمح هذا الربط بتدفق سلس للبيانات بين الأنظمة، مما يسهل عملية متابعة المخزون والتحكم فيه بشكل فعال.

منح المنتجات رموز فريدة

يهدف هذا الإجراء إلى تعيين رموز فريدة لكل منتج في المخزن، مما يسهل تتبع البضائع وتحديد موقعها بدقة، كما تسهل الرموز الفريدة عملية إدارة المخزون وتقليل احتمالية الفقدان والانكماش، حيث يمكن استخدام هذه الرموز في عمليات الجرد والمراقبة.

مراقبة صناديق البيع

يتضمن هذا الإجراء مراقبة صناديق البيع وعمليات الدفع بدقة لتحديد أي تفاوتات في المخزون، ويساعد ذلك في الكشف عن أي نقص أو زيادة غير مبررة في المخزون واتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجتها.

تطبيق إجراءات مكافحة السرقة من المحلات

يتضمن هذا الإجراء تطبيق إجراءات وسياسات صارمة لمكافحة السرقة في المتاجر، بما في ذلك استخدام أنظمة مراقبة الفيديو وتدريب الموظفين على التعرف على أنماط السرقة والتعامل معها.

تتبع انكماش المخزون بمرور الوقت

يتضمن هذا الإجراء مراقبة وتحليل أداء المخزون بانتظام لتحديد أي انكماش أو فقدان، وتحديد أسبابها واتخاذ الإجراءات اللازمة للحد من مخاطر المخزون، فمن جهة، يساعد هذا الإجراء في تحسين استراتيجيات إدارة المخزون وضمان استدامة توافر المواد وتجنب الخسائر المالية.

أهمية التخطيط الاستراتيجي في تقليل مخاطر المخزون

التخطيط الاستراتيجي للمخزون يعتبر حجر الأساس في إدارة المخزون بنجاح، حيث يبدأ هذا التخطيط بتحليل دقيق للبيانات التاريخية والاتجاهات السوقية لتوقع الطلب المستقبلي بدقة، وعن طريق فهم دورات الطلب، تقوم الشركات بوضع خطط شراء محكمة تتناسب مع الاحتياجات الفعلية دون الإفراط في التخزين الذي يمكن أن يؤدي إلى ركود المخزون، بالإضافة إلى ذلك، يساهم التخطيط الاستراتيجي في التقليل من التكاليف المرتبطة بتخزين السلع غير الضرورية ويحمي الشركات من خسائر محتملة بسبب التقادم أو انخفاض الأسعار نتيجة لتغيرات السوق، ومن هنا، تبرز أهمية التخطيط الاستراتيجي كأداة ليس فقط للحفاظ على صحة المخزون، بل كذلك لتعزيز الكفاءة العملية والمرونة في التعامل مع التحديات اللوجستية.

تأثير انكماش المخزون على الربحية وكيفية التعامل معه

انكماش المخزون يعد من أكبر التحديات التي تواجه الشركات التجارية والصناعية على حد سواء، حيث يشير انكماش المخزون إلى النقص الذي يحدث في المخزون نتيجة لعدة عوامل مثل السرقة، الهدر، الأخطاء الإدارية، أو الكوارث الطبيعية، وهذا النقص يؤدي مباشرة إلى تقليل الربحية لأنه يضطر الشركة لشراء بديل بسرعة غالبًا بتكلفة أعلى لتلبية الطلبات المستمرة.

ولمواجهة هذه المشكلة، يجب على الشركات تنفيذ إجراءات صارمة للمراقبة والتحكم في المخزون، مثل تركيب كاميرات المراقبة، تحسين الأمان في المستودعات، وتدريب الموظفين بشكل دوري على أفضل الممارسات للحفاظ على المخزون، بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام برمجيات إدارة المخزون التي تقدم تقارير مفصلة عن حركة المنتجات وتساعد في تحديد أنماط الاستهلاك، لتنبؤ الطلب وتقليل فرص حدوث انكماش المخزون.

كيفية تحسين إدارة المخزون لتقليل الخسائر الناتجة عن الانكماش

تحسين إدارة المخزون يتطلب استخدام استراتيجيات مثل جرد دوري وتحليل دقيق للبيانات، ومن المهم أيضاً تدريب الموظفين على أفضل الممارسات في التعامل مع المخزون واستخدام نظم إدارة المخزون الحديثة التي توفر أدوات تحليل وتقارير مفصلة لمساعدة في اتخاذ القرارات الصحيحة.

كيفية الاستفادة من التحليلات التنبؤية للحد من مخاطر المخزون

التحليلات التنبؤية تمثل أداة قوية للتنبؤ بالتغيرات المستقبلية في الطلب، لمساعدة الشركات على إعداد خطط شراء أكثر دقة وفعالية، فمن خلال جمع وتحليل بيانات المبيعات السابقة والعوامل الخارجية مثل التغيرات الاقتصادية أو المواسم، تقدم التحليلات التنبؤية رؤى قيمة حول كيفية ومتى يتغير الطلب، واستخدام هذه البيانات يمنع الشركة من الوقوع في فخ تخزين كميات كبيرة من المنتجات التي قد لا تجد طلبًا كافيًا، وهذا بدوره يقلل من مخاطر تراكم المخزون أو فقدان رأس المال المستثمر فيه، كما تساعد هذه الأداة الشركات على التكيف بسرعة مع تغيرات السوق وتحسين سلسلة التوريد بكفاءة.

كيف يساعدك برنامج البدر في الحد من مخاطر المخزون؟

برنامج ادارة المبيعات والمخزون من البدر  هو برنامج متكامل لإدارة نشاطك التجاري من شاشه واحدة يوفر  لك واجهة واحدة تجمع جميع الوظائف المتعلقة بإدارة المبيعات والمخازن والمشتريات واصدار الفواتير والعديد من المميزات