ما هي متطلبات الفاتورة الإلكترونية من هيئة الزكاة؟

إلزامية الفوترة الإلكترونية: لمَ كل هذا الاهتمام؟ في السابق، كانت الفواتير الورقية هي السائدة، وكانت عمليات التحقق والتدقيق تستغرق وقتًا طويلاً وجهدًا كبيرًا من الجميع، ولكن مع رؤية المملكة 2030 والتحول الرقمي، أدركت هيئة الزكاة أهمية الأتمتة والشفافية.

• الهدف الأساسي هو القضاء على المعاملات الخفية وتقليل التهرب الضريبي، فعندما تصبح كل الفواتير إلكترونية وموحدة، يصبح تتبع المعاملات أسهل وأكثر دقة.
• قد تبدو العملية معقدة في البداية، لكن على المدى الطويل، تقلل الفوترة الإلكترونية من الأعباء الإدارية على الشركات وتسرع من عمليات الإقرارات الضريبية.
• العديد من الدول المتقدمة طبقت أنظمة الفوترة الإلكترونية بنجاح، والمملكة تسير على خطى هذه الدول لتكون في مصاف الاقتصادات الرقمية الرائدة.
• تجبر هذه الإلزامية الشركات على تبني التقنيات الحديثة، وهذا يزيد من قدراتها الرقمية الشاملة ويحسن من كفاءة عملياتها الداخلية.

لذلك، فإن فهم متطلبات الفاتورة الإلكترونية ليس مجرد امتثال للقانون، بل هو جزء من التطور الشامل لبيئة الأعمال في المملكة.

قائمة المعلومات الإلزامية ضمن متطلبات الفاتورة الإلكترونية

لكي تعتبر الفاتورة الإلكترونية صالحة ومقبولة من هيئة الزكاة، يجب أن تحتوي على مجموعة من المعلومات الأساسية التي لا يمكن الاستغناء عنها، وتستطيع تخيلها كبطاقة هوية متكاملة للمعاملة، والمعلومات التي تشكل جوهر متطلبات الفاتورة الإلكترونية وتضمن شفافية المعاملة.

• اسم وعنوان المورد (البائع): يجب أن يتضمن اسم شركتك أو اسم المنشأة وعنوانها المسجل.
• الرقم الضريبي للمورد: رقم تعريف دافع الضريبة (TRN) الخاص بك، وهو أمر حيوي لتتبع المعاملات الضريبية.
• تاريخ إصدار الفاتورة: التاريخ الذي تم فيه إنشاء الفاتورة.
• تاريخ ووقت التوريد: متى تم توريد السلع أو تقديم الخدمات فعليًا، وهذا قد يختلف عن تاريخ الإصدار.
• تفاصيل السلع أو الخدمات: وصف واضح ومفصل لكل صنف تم بيعه أو خدمة تم تقديمها، ويفضل أن يتضمن الكمية وسعر الوحدة.
• المبلغ الخاضع للضريبة: القيمة الإجمالية للسلع أو الخدمات قبل إضافة أي ضرائب.
• مبلغ ضريبة القيمة المضافة (VAT): قيمة الضريبة المضافة المحتسبة على المبلغ الخاضع للضريبة.
• إجمالي المبلغ المستحق: المبلغ النهائي الذي يجب على العميل دفعه، شاملاً الضريبة.
• اسم وعنوان العميل (المشتري): يجب توفيره إذا كان العميل مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة أو إذا كانت الفاتورة تتجاوز مبلغًا معينًا (راجع لوائح الهيئة لتفاصيل المبلغ).
• الرقم الضريبي للعميل: إذا كان العميل مسجلًا لضريبة القيمة المضافة.
• رقم الفاتورة الفريد: يجب أن يكون لكل فاتورة رقم تسلسلي فريد لا يتكرر.

المعايير الفنية في متطلبات الفاتورة الإلكترونية مثل QR والتوقيع

هيئة الزكاة لم تكتفِ بتحديد المعلومات الأساسية، بل وضعت المعايير الفنية التي تضمن أمان وموثوقية الفاتورة الإلكترونية، وهذه المعايير هي التي تميز الفاتورة الإلكترونية عن مجرد مستند رقمي عادي:

رمز الاستجابة السريعة (QR Code)

يجب أن تحتوي كل فاتورة إلكترونية على رمز QR فريد، فهذا الرمز يحتوي على ملخص للمعلومات الأساسية في الفاتورة (مثل المبلغ الإجمالي، الضريبة، رقم المورد الضريبي)، ويمكن مسحه ضوئيًا بواسطة تطبيق هيئة الزكاة للتحقق الفوري من صحة الفاتورة، ومن ثم يوفر طبقة إضافية من الأمان والتحقق.

التوقيع الرقمي (Digital Signature)

هذه الميزة بمثابة ختمك الإلكتروني الذي يؤكد أن الفاتورة صادرة من منشأتك ولم يتم التلاعب بها، فهذا التوقيع يضمن عدم التلاعب ببيانات الفاتورة بعد إصدارها، وهو جزء لا يتجزأ من المعايير الفنية للفوترة.

تنسيق البيانات (XML)

يجب أن تكون بيانات الفاتورة بتنسيق “XML” محدد من قبل الهيئة، فهذا التنسيق الموحد يضمن سهولة قراءة ومعالجة البيانات من قبل الأنظمة المختلفة، ويسهل على هيئة الزكاة تحليل وتدقيق الفواتير.

ختم التشفير (Cryptographic Stamp)

بالإضافة إلى التوقيع الرقمي، هناك ختم تشفير فريد لكل فاتورة يضمن عدم تكرارها أو التلاعب بها، وذلك لزيادة أمن وسلامة الفاتورة، وهذه المعايير الفنية هي التي تضمن أن الفاتورة الإلكترونية وثيقة موثوقة وآمنة تمامًا.

التوافق مع المنظومة الضريبية ضمن متطلبات الفاتورة الإلكترونية

متطلبات الفاتورة الإلكترونية لا تتوقف عند شكل الفاتورة نفسها، بل تمتد لتشمل مدى توافق نظام إصدار الفواتير لديك مع المنظومة الضريبية الشاملة التي وضعتها هيئة الزكاة، وهذا التوافق هو ما يضمن لك الالتزام الضريبي الفعلي ويجنبك أي مخالفات ناتجة عن عدم مزامنة بياناتك مع الأنظمة الرسمية.

• التكامل مع أنظمة الهيئة: يجب أن يكون البرنامج الذي تستخدمه لإصدار الفواتير قادرًا على التواصل والتكامل مع أنظمة هيئة الزكاة بطريقة معينة (عادةً عبر واجهات برمجة التطبيقات – APIs)
• التسجيل في نظام الفوترة الإلكترونية: يجب على الشركات والأفراد المسجلين في ضريبة القيمة المضافة التسجيل في منصة الفوترة الإلكترونية التابعة للهيئة.
• الامتثال لمتطلبات المرحلة الثانية (مرحلة الربط): في المرحلة الثانية من تطبيق الفاتورة الإلكترونية (مرحلة الربط)، سيصبح من الإلزامي أن تُرسل الفواتير بشكل مباشر وآني إلى أنظمة الهيئة فور إصدارها، وهذا يتطلب توافقًا تقنيًا عاليًا.
• معالجة الأخطاء والتنبيهات: بأن يكون النظام قادرًا على التعامل مع الأخطاء التي قد تحدث أثناء عملية إصدار أو إرسال الفاتورة، وتقديم تنبيهات واضحة للمستخدم.

إجراءات التحقق والتدقيق وفق متطلبات الفاتورة الإلكترونية

للتأكد من صحة الفواتير الإلكترونية والحد من أي تلاعب، وضعت هيئة الزكاة إجراءات دقيقة للتحقق والتدقيق، فهذا يطمئن الجميع بأن النظام يعمل بكفاءة، وهذه الإجراءات تهدف إلى بناء بيئة أعمال تتسم بالشفافية الكاملة، وتقلل من احتمالات التهرب الضريبي بشكل كبير:

1. التحقق الفوري عبر رمز QR: كما ذكرنا سابقًا، يمكن لأي شخص مسح رمز QR الموجود على الفاتورة باستخدام تطبيق هيئة الزكاة للتأكد من أنها فاتورة أصلية وصادرة من منشأة مسجلة.
2. التحقق الآلي من البيانات: أنظمة الهيئة تقوم بتحقق آلي من جميع البيانات المستلمة من الفواتير الإلكترونية، للتأكد من اكتمالها وصحتها وتوافقها مع القواعد الضريبية.
3. التوقيع الرقمي وختم التشفير: تضمن هذه الميزات أن الفاتورة لم يتم تعديلها بعد إصدارها، وأنها صادرة بالفعل من البائع المذكور فيها، فأي تغيير في الفاتورة بعد توقيعها رقميًا سيؤدي إلى فشل عملية التحقق.
4. القدرة على التدقيق بأثر رجعي: بما أن جميع الفواتير تؤرشف رقميًا وتكون متاحة لأنظمة الهيئة، يمكن للجهات المختصة إجراء تدقيقات بأثر رجعي بكل سهولة وكفاءة للتأكد من الالتزام الضريبي على مدار فترات زمنية طويلة.

البرمجيات المعتمدة رسميًا لتطبيق متطلبات الفاتورة الإلكترونية

لضمان أن الشركات تلتزم بـ متطلبات الفاتورة الإلكترونية بشكل صحيح، حددت هيئة الزكاة أنواعًا معينة من البرمجيات والحلول التي يجب استخدامها، أو على الأقل، يجب أن تكون هذه البرمجيات قادرة على تلبية المعايير الفنية والتقنية للهيئة؛ لأن اختيار البرنامج المناسب هو خطوتك الأولى والأهم نحو الالتزام الضريبي الحقيقي.

• يجب أن يكون البرنامج الذي تستخدمه لإصدار الفواتير مصممًا خصيصًا ليتوافق مع جميع المعايير الفنية التي وضعتها الهيئة، بما في ذلك التنسيق، التوقيع الرقمي، ورمز QR.
• البرامج المعتمدة يجب أن تكون قابلة للتحديث باستمرار لمواكبة أي تعديلات مستقبلية على متطلبات الهيئة، بمعنى أن يكون المطورين على اطلاع دائم بآخر المستجدات.
• البرمجيات الجيدة توفر طرقًا سهلة لربطها بأنظمة المحاسبة والمخزون الأخرى لديك، لضمان تدفق البيانات بسلاسة.
• كثير من الشركات اليوم تقدم برامج متخصصة في الفوترة الإلكترونية، وهي مصممة خصيصًا لتلبية جميع متطلبات الفاتورة الإلكترونية لـ هيئة الزكاة.

رفع الفواتير تلقائيًا حسب متطلبات الفاتورة الإلكترونية

في المرحلة الأولى من تطبيق الفاتورة الإلكترونية (مرحلة إصدار الفاتورة)، كان التركيز على إصدار الفاتورة بالصيغة الصحيحة، ولكن متطلبات الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) تتطلب خطوة إضافية بالغة الأهمية:

• الإرسال الفوري للبيانات: عند إصدار أي فاتورة إلكترونية، يجب على نظامك أن يقوم برفع بياناتها تلقائيًا وفوريًا إلى أنظمة هيئة الزكاة الرقمية.
• الأتمتة الكاملة: هذه العملية تتم بشكل آلي تمامًا دون أي تدخل بشري، وتضمن أن جميع المعاملات مسجلة لدى الهيئة في نفس لحظة حدوثها تقريبًا.
• تقليل المخاطر: هذه الأتمتة تقلل بشكل كبير من احتمالية الأخطاء أو التلاعب، وتحسن من الالتزام الضريبي الفوري.
• متطلبات تقنية عالية: تتطلب هذه المرحلة من الشركات التأكد من أن برامجها المحاسبية أو أنظمة نقاط البيع لديها متوافقة تمامًا وقادرة على إجراء هذا الربط والرفع التلقائي للبيانات بشكل آمن وموثوق.

تحديثات الهيئة والمتطلبات المستقبلية للفاتورة الإلكترونية

كما هو الحال في أي نظام تقني حديث، فإن متطلبات الفاتورة الإلكترونية ليست ثابتة، بل تخضع لتحديثات وتطورات مستمرة من هيئة الزكاة، والبقاء على اطلاع دائم هو السبيل الوحيد لضمان الالتزام الضريبي المستمر وتجنب أي مفاجآت غير سارة، لذا:

يجب على الشركات أن تكون على اطلاع دائم بأي تحديثات أو تعديلات تصدرها الهيئة بخصوص الفاتورة الإلكترونية، وهذا يشمل التغييرات في المعايير الفنية، أو في أنواع المعلومات المطلوبة، أو في مراحل التطبيق.

فقد تصدر الهيئة متطلبات جديدة بناءً على التطورات التقنية أو الحاجة لتحسين النظام، وعلى الشركات أن تكون مستعدة للتكيف مع هذه التغييرات، ويفضل الاستعانة بـ شركات متخصصة في حلول الفوترة الإلكترونية وبرامج المحاسبة مثل البدر لكي تضمن لك أن نظامك محدث دائمًا ومتوافق مع أحدث المتطلبات، كما تقدم هيئة الزكاة نفسها ورش عمل وندوات توعوية باستمرار لتوضيح المتطلبات الجديدة ومساعدة الشركات على الامتثال.

الأسئلة الشائعة حول متطلبات الفاتورة الإلكترونية

هل يجب على جميع الشركات إصدار فواتير إلكترونية؟

نعم، الفوترة الإلكترونية أصبحت إلزامية لجميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية، وتطبق على مراحل تحددها هيئة الزكاة.

هل الفاتورة الإلكترونية هي نفسها الفاتورة الضريبية المبسطة؟

الفاتورة الإلكترونية هي مفهوم شامل لكيفية إصدار الفاتورة، فـ الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة هما نوعان من الفواتير التي يجب أن تصدر إلكترونيًا وتلتزم بـ متطلبات الفاتورة الإلكترونية لكل نوع.

ما هي المخاطر المترتبة على عدم الالتزام بـ متطلبات الفاتورة الإلكترونية؟

عدم الالتزام قد يعرض الشركات لغرامات مالية كبيرة تفرضها هيئة الزكاة، وقد يؤثر على سمعة الشركة ومصداقيتها الضريبية.

هل يمكنني إصدار الفاتورة الإلكترونية من أي برنامج محاسبي؟

لا، يجب أن يكون البرنامج المحاسبي أو نظام نقاط البيع الذي تستخدمه متوافقًا مع المعايير الفنية والتقنية التي حددتها هيئة الزكاة للفواتير الإلكترونية.

ما هو الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟

المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) تتطلب إصدار الفاتورة بالشكل الإلكتروني الصحيح (المعلومات ورمز QR والتوقيع الرقمي)، أما المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) تتطلب بالإضافة إلى ذلك ربط نظامك مباشرة بأنظمة هيئة الزكاة لرفع الفواتير تلقائيًا وفوريًا.

البدر للمبيعات: شريكك للامتثال السهل لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية

في خضم كل هذه المتطلبات والمعايير التي وضعتها هيئة الزكاة، قد تتساءل: كيف يمكن لشركتي أن تلتزم بكل هذا بسلاسة ودون عناء؟ هنا يأتي دور “البدر للمبيعات”، وهو ليس مجرد برنامج، بل هو حل متكامل مصمم خصيصًا لتلبية كافة متطلبات الفاتورة الإلكترونية.

فمع برنامج البدر، لن تحتاج للقلق بشأن المعايير الفنية أو تحديثات الهيئة؛ فنظامنا محدث باستمرار ومتوافق تمامًا مع لوائح هيئة الزكاة، ويضمن لك إصدار الفواتير بالصيغة الصحيحة، مع رموز QR والتوقيع الإلكتروني اللازم، وكل ذلك يتم بسلاسة وبواجهة استخدام بسيطة تضع الالتزام الضريبي بين يديك.