الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية الاسم الذي يتردد كثيراً في السعودية، فما هي؟ الفاتورة هي أحد الأدوات الأساسية التي تستخدمها الشركات في جميع أنحاء العالم لتسريع وتسهيل العمليات المالية، أما في المملكة العربية السعودية، فقد أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن تطبيق الفاتورة الإلكترونية السعودية كجزء من جهودها لتحقيق التحول الرقمي في القطاع المالي، والفاتورة الإلكترونية هي نسخة رقمية من الفاتورة الورقية التقليدية، وهي موثوقة، وقابلة للتحقق، وتحتوي على كافة التفاصيل التي تثبت صحة المعاملات التجارية بين الشركات والعملاء.
الهدف من تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية هو تحسين الرقابة الضريبية، وتقليل التلاعب الضريبي، وتحقيق التوافق مع الأنظمة الدولية، ولقد تم تقسيم تطبيق الفاتورة الإلكترونية إلى مرحلتين، حيث بدأت المملكة في المرحلة الأولى من هذا التحول في ديسمبر 2021، ومن ثم الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية التي تمثل خطوة كبيرة نحو دعم الشفافية والكفاءة في النظام المالي.
ما هي الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية وماهي الفوترة الإلكترونية؟
الفوترة الإلكترونية E-invoicing هي عملية إصدار فواتير رقمية بالكامل باستخدام نظام محاسبي أو برنامج مبيعات معتمد، بحيث يتم إنشاء الفاتورة بصيغة إلكترونية موحدة (XML أو PDF/A-3 مع ملف XML) دون الحاجة إلى الفواتير الورقية.
أما الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية، المعروفة بمرحلة “الربط والتكامل” فهي المرحلة التي يتم فيها ربط نظام المنشأة مباشرة مع منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لإرسال الفواتير إلكترونياً لحظة إصدارها، وهذه المرحلة تتطلب مواصفات تقنية دقيقة مثل QR Code، UUID، تجنب التعديل، التشفير، والربط المباشر عبر API.
مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية في السعودية
تطبيق الفوترة الإلكترونية في المملكة تم على مرحلتين رئيسيتين:
المرحلة الأولى – مرحلة الإصدار (Generation Phase)
تلزم المنشآت بإصدار وحفظ الفواتير إلكترونياً دون الحاجة إلى الربط مع الهيئة، وقد شملت متطلبات أولية مثل:
– عدم التعديل بعد الإصدار
– توفير رمز QR
– إتاحة نسخة إلكترونية للعميل
– الالتزام بصيغ محددة للفواتير
المرحلة الثانية – الربط والتكامل (Integration Phase)
وهي موضوع مقالنا، وتعد الأكثر أهمية لأنها تفرض:
– تكامل الأنظمة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
– إرسال الفواتير في الوقت الفعلي
– اعتماد مواصفات تقنية متقدمة
– توثيق بيانات المنشأة بشكل كامل
– ربط نقاط البيع POS مع أنظمة الفوترة
تطبيق الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية يتم على دفعات حسب حجم الإيرادات السنوية.
أنواع الفواتير الإلكترونية في الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية
تتضمن المنظومة عدة أنواع من الفواتير، ويجب على كل منشأة تمييز أيها يناسب طبيعة نشاطها، فكل نوع من هذه الأنواع يخضع لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية من حيث الربط، والصيغة، وتوثيق البيانات.
- الفواتير الضريبية (Tax Invoices) تستخدم للمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة عند بيع السلع والخدمات.
- الفواتير المبسطة (Simplified Tax Invoices) تستخدم عادةً في عمليات البيع المباشر مع المستهلك (B2C)، مثل المطاعم والمتاجر ومحلات التجزئة.
- الإشعارات المدينة والدائنة (Debit & Credit Notes) تستخدم للتعديل على فواتير سابقة، ويجب أن تكون أيضاً إلكترونية بالكامل ومتصلة بنظام الهيئة.
الفاتورة الإلكترونية المرحلة الأولى مقابل الثانية
الفاتورة الإلكترونية المرحلة الأولى كانت مبنية على أساس تطبيق الحلول الأساسية المتعلقة بتحويل الفواتير الورقية إلى نسخ إلكترونية، وفي هذه المرحلة، كان الهدف من تطبيق الفاتورة الإلكترونية هو توحيد البيانات وتسهيل عملية إصدار الفواتير من قبل المنشآت التجارية ومراجعة البيانات من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وكانت الأنظمة تتطلب تسجيل الفواتير إلكترونيًا مع تخزين البيانات بشكل مرتب عبر أنظمة متوافقة.
أما في الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية، فإن التطبيق سيشهد تحسينات كبيرة، ستشمل هذه المرحلة التكامل الكامل مع الأنظمة الحكومية، وهذا بدوره سيسمح للهيئة بتلقي الفواتير الإلكترونية في الوقت الفعلي وتحليل البيانات بشكل أكثر دقة، كما سيتم إصدار الفواتير الإلكترونية بناءً على قواعد بيانات موحدة، لضمان الامتثال الضريبي وزيادة الشفافية و الحد من التلاعب الضريبي.
التحديات والفرص في الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية
مع المرحلة الثانية من تطبيق الفاتورة الإلكترونية، الشركات في السعودية ستحتاج إلى تحديث أنظمتها الإلكترونية لتتماشى مع المتطلبات الجديدة التي تفرضها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فمن المتوقع أن يُطلب من الشركات استخدام نظام موثوق لإصدار الفواتير الإلكترونية وفقًا لـ مواصفات محددة تتضمن تشفير البيانات وإصدار الرقم المرجعي الفريد لكل فاتورة.
والفرصة تكمن في أن هذه المرحلة ستساهم في تحسين إدارة الأعمال بفضل التكامل بين الشركات وهيئات الدولة، لتحقيق الرقابة الإلكترونية وتسهيل إدارة الضرائب والمساهمة في تحقيق رؤية السعودية 2030 التي تهدف إلى تحقيق تحول رقمي شامل في القطاع الحكومي والتجاري.
متطلبات الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية
مع تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في السعودية، تزداد أهمية معرفة المتطلبات التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لضمان امتثال الشركات للتنظيمات الجديدة، فهذه المرحلة خطوة كبيرة نحو التحول الرقمي الكامل في المملكة، حيث تركز على التكامل الفعلي بين الشركات والهيئة في مجال إصدار الفواتير، وهذه هي أهم متطلبات الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية التي يجب على جميع المنشآت التجارية في السعودية الالتزام بها:
- التكامل مع منصة فاتورة:
- يجب على المنشآت في الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية ربط أنظمتها الإلكترونية مع منصة فاتورة لضمان تبادل البيانات بشكل مباشر و فوري.
- يتطلب ذلك تحديث الأنظمة الحالية أو اعتماد حلول تقنية تدعم هذا التكامل.
- إصدار الفواتير بالصيغة المطلوبة:
- يجب إصدار الفواتير الإلكترونية وفقًا للصيغة المحددة من قبل الهيئة، والتي تشمل:
- تضمين عناصر إضافية في الفاتورة، مثل:
- الرقم المرجعي الفريد لكل فاتورة.
- التوقيع الإلكتروني لضمان سلامة البيانات.
- توليد رموز الاستجابة السريعة (QR Code) لسهولة التحقق من صحة الفاتورة.
- الامتثال للمعايير الفنية:
- يجب أن تكون أنظمة الفوترة الإلكترونية قادرة على:
- إنشاء رموز الاستجابة السريعة.
- توليد التوقيع الإلكتروني.
- تخزين الفواتير بطريقة تضمن سلامة البيانات و سهولة الوصول إليها.
- التوافق مع متطلبات الهيئة:
- يجب على أنظمة الفوترة الإلكترونية:
- عدم احتوائها على الخصائص المحظورة المحددة من قبل الهيئة.
- توفير آلية لتعديل الفواتير بعد إصدارها، مع الالتزام بالضوابط المحددة.
خطوات التحضير للمرحلة الثانية
- مراجعة الأنظمة المستخدمة حاليًا لتحديد مدى توافقها مع متطلبات المرحلة الثانية، وتحديث الأنظمة أو اعتماد حلول جديدة.
- في حال عدم توافق الأنظمة الحالية، يجب تحديثها أو اعتماد حلول تقنية تدعم التكامل مع منصة فاتورة.
- تدريب الموظفين المعنيين على استخدام النظام الجديد والتأكد من فهمهم للمتطلبات والضوابط.
- التواصل مع الهيئة للحصول على الدعم الفني والإجابة على الاستفسارات المتعلقة بالمرحلة الثانية.
- الموارد المتاحة:
- الدليل الإرشادي الخاص بالمرحلة الثانية: يوفر الدليل معلومات تفصيلية حول المتطلبات الفنية والإجرائية للمرحلة الثانية.
- ورش العمل التوعوية: تنظم الهيئة ورش عمل لتوعية المنشآت بالمتطلبات والإجراءات اللازمة.
- الدعم الفني: تقدم الهيئة دعمًا فنيًا عبر قنوات متعددة، بما في ذلك مركز الاتصال والبريد الإلكتروني.
1- استخدام التوقيع الإلكتروني
في الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية، ستتطلب الهيئة من الشركات إضافة التوقيع الإلكتروني على كل فاتورة صادرة، فالتوقيع الإلكتروني يعد أساسًا للتحقق من صحة الفواتير ويساهم في حماية البيانات ضد أي محاولات للتلاعب، وسيتم تضمين التوقيع الإلكتروني داخل الفاتورة الإلكترونية السعودية لضمان سلامة المعاملات وتوثيقها بشكل قانوني.
2- إضافة الرقم المرجعي الفريد للفاتورة
من أهم المتطلبات في المرحلة الثانية هو إضافة الرقم المرجعي الفريد لكل فاتورة إلكترونية، فهذا الرقم يساعد في تحديد الفاتورة بشكل غير قابل للتكرار ويستخدم في التحقق من صحة المعاملات، وسيكون للرقم المرجعي دور أساسي في إدارة الفواتير وتنظيم البيانات بشكل موحد عبر جميع الأنظمة المرتبطة.
3- التكامل مع الأنظمة الحكومية
يتطلب النظام في الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية من الشركات التكامل الكامل مع الأنظمة الحكومية، وخاصةً مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فهذا التكامل يعني أن جميع الفواتير الصادرة سيتم إرسالها إلى الهيئة في الوقت الفعلي لمراجعتها والتحقق منها، ويتم ذلك عبر نظام الفاتورة الإلكترونية المتكامل، لتسهيل مراقبة التحصيل الضريبي والامتثال الضريبي بشكل أفضل.
4- ضمان التوافق مع معايير الهيئة
على الشركات التأكد من أن أنظمة الفواتير الإلكترونية التي يستخدمونها موافقة لمعايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، كما يجب أن تلتزم الأنظمة الصادرة عن الشركات بمعايير الهيئة فيما يتعلق بمحتوى الفاتورة الإلكترونية مثل بيانات العميل، وتفاصيل المعاملة، ومعلومات الشركة، ويتم ذلك من خلال التحديثات البرمجية التي تضمن التوافق التام مع الأنظمة الجديدة.
5- التأكد من قابلية الفاتورة للاستخدام من قبل جميع الأطراف
في الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية، يجب أن تكون الفواتير الإلكترونية قابلة للاستخدام بسهولة من قبل جميع الأطراف المتداولة في المعاملات التجارية، مثل الموردين والعملاء، وأن تكون الفاتورة في صيغة قابلة للتبادل بين الأنظمة المختلفة، لسهولة مراجعتها و أرشفتها دون وجود مشاكل في التنسيق.
6- التقارير الإلكترونية في الوقت الفعلي
مع التطبيق الكامل لـ الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية، سيطلب من الشركات إرسال التقارير الإلكترونية الخاصة بالمعاملات الضريبية إلى الهيئة في الوقت الفعلي، ويشمل هذا البيانات الضريبية مثل قيمة المبيعات والمشتريات والضرائب المستحقة، وذلك لكي تجري الهيئة التحليل الضريبي بشكل سريع ودقيق.
الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية للفئات المستهدفة وتواريخ التطبيق
تستهدف الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية شرائح واسعة من المكلفين بطريقة تدريجية ومنهجية، بما يضمن انتقالًا متوافقًا مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، حيث تعتمد هذه المرحلة على تقسيم المنشآت إلى دفعات وفق الإيرادات السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة، بحيث تبدأ بالمنشآت الأكبر ثم تتدرج نحو الأصغر للوصول في النهاية إلى جميع المكلفين داخل المملكة.
وقد أعلنت الهيئة عن عدة دفعات واضحة المعالم شملت:
- المنشآت التي تتجاوز إيراداتها 3 مليارات ريال سعودي: وكانت هذه هي الشريحة الأولى، نظرًا لضخامة معاملاتها وحجم تأثيرها في السوق، ومن ثم يجعل جاهزيتها مهمة لضمان نجاح التطبيق.
- المنشآت التي تتجاوز إيراداتها 500 مليون ريال سعودي: وهي الشريحة الثانية التي تضم مؤسسات كبرى تمتلك أنظمة مالية متقدمة يمكن مواءمتها بسرعة مع متطلبات الفوترة الإلكترونية.
- المنشآت التي تتجاوز إيراداتها 250 مليون ريال سعودي: وتأتي في الدفعة الثالثة مراعية تدرج التطبيق دون الضغط على الشركات المتوسطة.
- المنشآت التي تتجاوز إيراداتها 50 مليون ريال سعودي: وهي من أكبر شرائح الدفعات، وتشمل عددًا ضخمًا من الشركات والمكلفين في السوق السعودي.
- وصولاً إلى كافة المكلفين تدريجيًا: بحيث تشمل المرحلة الثانية جميع المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة دون استثناء، وفق جدول زمني يتم تحديثه بشكل مستمر من الهيئة.
ولضمان انسيابية عملية الانتقال ومنح الشركات الوقت الكافي للاستعداد، تصدر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إشعارًا رسميًا لكل دفعة قبل موعد التطبيق بما لا يقل عن 6 أشهر ويتيح هذا الإشعار للمنشآت فرصة:
- تطوير أنظمتها المحاسبية.
- ربط برامجها مع مزودي الحلول التقنية المعتمدين.
- التأكد من اكتمال متطلبات التكامل مع منصة الفوترة.
- تدريب الموظفين والتأكد من جاهزيتهم للتعامل مع النظام الجديد.
كيفية الامتثال لقوانين هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
الامتثال لقوانين هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أمر مهم ولا بُد منه لضمان الشفافية والامتثال الضريبي في المملكة العربية السعودية، ولتحقيق ذلك، ينصح باتباع الخطوات التالية:
فهم الأنظمة واللوائح الضريبية
- اطلع على القوانين واللوائح المتعلقة بالزكاة والضرائب، مثل ضريبة القيمة المضافة وضريبة الدخل والضرائب الانتقائية.
- تأكد من فهمك لمتطلبات الفوترة الإلكترونية وكيفية إصدار الفواتير وفقًا للمعايير المحددة.
تسجيل شركتك في الهيئة
- قم بتسجيل شركتك في هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للحصول على رقم ضريبي.
- تأكد من تحديث بيانات شركتك بانتظام لضمان دقة المعلومات.
تقديم الإقرارات الضريبية بانتظام
- قدم إقراراتك الضريبية في المواعيد المحددة لتجنب الغرامات.
- تأكد من دقة المعلومات المقدمة في الإقرارات.
استخدام برامج محاسبية معتمدة
- اعتمد على برامج محاسبية معتمدة من الهيئة لتسهيل عمليات المحاسبة والامتثال الضريبي.
- تساعد هذه البرامج في إصدار الفواتير الإلكترونية وتقديم الإقرارات الضريبية بدقة.
تدريب الموظفين المختصين
- قم بتدريب موظفيك على القوانين واللوائح الضريبية لضمان الامتثال.
- يفضل توظيف أفراد ذوي خبرة في الشؤون الضريبية والزكوية.
مواكبة التحديثات الضريبية
- ابق على اطلاع دائم على التحديثات والتغييرات في القوانين واللوائح الضريبية.
- تواصل مع الهيئة أو استشر مستشارين ضريبيين للحصول على أحدث المعلومات.
الاستفادة من الموارد المتاحة
- استفد من الندوات وورش العمل التي تنظمها الهيئة لتوعية الشركات بالامتثال الضريبي.
- اطلع على الأدلة الإرشادية والمواد التعليمية المتاحة على موقع الهيئة.
دور برامج المبيعات مثل البدر للمبيعات في تسهيل الربط مع الهيئة
برنامج البدر للمبيعات هو النظام الأكثر شيوعاً واستخداماً في السعودية، وهو أداة تساعد في تسهيل الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وذلك لكي تضمن الامتثال الكامل لمتطلبات الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، ودور برنامج البدر في تسهيل الربط مع الهيئة يتضح في:
- إصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة: فالبرنامج يصدر فواتير إلكترونية تتوافق مع معايير الهيئة، بما في ذلك تضمين التوقيع الإلكتروني والرقم المرجعي الفريد.
- التكامل مع منصة الهيئة: يدعم البرنامج التكامل المباشر مع منصة الهيئة، لإرسال الفواتير و استلام الإشعارات في الوقت الفعلي، لمراجعة المعاملات و التحقق من صحتها.
- توليد التقارير الضريبية: يوفر البرنامج تقارير ضريبية مفصلة تسهل إعداد الإقرارات الضريبية وتضمن الامتثال لمتطلبات الهيئة.
- تحديثات دورية: يقدم البرنامج تحديثات منتظمة لضمان التوافق المستمر مع التغييرات في الأنظمة الضريبية و متطلبات الهيئة.
فوائد استخدام برنامج البدر للمبيعات
- يساعد في تسريع العمليات وتقليل الأخطاء البشرية.
- يسهم في تحسين الرقابة والشفافية في المعاملات التجارية.
- يقلل من الحاجة إلى المراجعات اليدوية و التدقيق.
- يوفر دعمًا فنيًا متخصصًا لضمان استمرارية العمل وحل أي مشكلات قد تواجهها
- يدعم البرنامج التكامل مع المتاجر الإلكترونية، لتسهيل تسويق منتجاتك على الإنترنت و زيادة الوصول إلى عملاء جدد
- يوفر تقارير مبيعات وتقارير مخزون مفصلة، لتحليل الأداء.
- يوفر إدارة المستخدمين وتحديد الصلاحيات لكل مستخدم، لأمان البيانات وتنظيم العمل
- يدعم إصدار الفواتير الإلكترونية وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- إدارة عدة مخازن وتحديد نقاط بيع لكل مخزن.
الأسئلة الشائعة حول الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية
ما هي الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية؟
المرحلة الثانية، المعروفة بـ “مرحلة الربط والتكامل”، تتطلب من المنشآت ربط أنظمتها الخاصة مع نظام منصة فاتورة التابعة لـ هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ما هي المتطلبات الفنية للمرحلة الثانية؟
يجب على المنشآت في الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية:
- تحديث أنظمتها لتدعم إصدار الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة.
- تضمين عناصر إضافية مثل التوقيع الإلكتروني والرقم المرجعي الفريد.
- توليد رموز الاستجابة السريعة (QR Code) لسهولة التحقق من صحة الفاتورة.
هل يجب على جميع المنشآت تطبيق المرحلة الثانية؟
نعم، جميع المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة ملزمة بتطبيق متطلبات المرحلة الثانية وفقًا للجدول الزمني المحدد من قبل الهيئة.
ما هي العقوبات المترتبة على عدم الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية؟
قد تفرض الهيئة غرامات مالية على المنشآت غير الملتزمة بالمتطلبات الخاصة بـ الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية، بالإضافة إلى احتمالية تعرضها لمراجعات ضريبية إضافية.
كيف يمكن للمنشآت الاستعداد للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟
يجب على المنشآت تحديث أنظمتها الإلكترونية لتتوافق مع متطلبات الهيئة وتدريب موظفيها على استخدام النظام الجديد والتواصل مع الهيئة للحصول على الدعم الفني اللازم.
هل توفر الهيئة دعمًا فنيًا للمنشآت خلال هذه المرحلة؟
نعم، تقدم الهيئة دعمًا فنيًا عبر قنوات متعددة، بما في ذلك مركز الاتصال والبريد الإلكتروني، لمساعدة المنشآت في تطبيق متطلبات الفوترة الإلكترونية.
كيف يساعد برنامج البدر في الامتثال لمتطلبات الهيئة؟
يساعد البرنامج في إصدار فواتير إلكترونية متوافقة مع معايير الهيئة، وتكامل مباشر مع منصتها، وتوليد تقارير ضريبية مفصلة.
كيف يمكنني الحصول على برنامج البدر للمبيعات؟
يمكنك زيارة الموقع الرسمي للبرنامج للتعرف على خطط الاشتراك المتاحة والتواصل مع فريق المبيعات أو تجربة البرنامج مجاناً
ما هي متطلبات الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية؟
تتطلب المرحلة الثانية التزام المنشآت بعدة معايير تقنية وتنظيمية، تشمل:
- الربط المباشر عبر API مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
- إصدار الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3 مرفقة بملف XML
- توفير رقم فريد UUID لكل فاتورة
- تطبيق التشفير ومنع التلاعب في الفواتير
- إنشاء شفرة QR Code تستوفي المتطلبات الرسمية
- توثيق الأجهزة وأنظمة الفوترة
- اعتماد برنامج محاسبة معتمد يتوافق مع متطلبات الهيئة
- تسجيل كل فاتورة في النظام المركزي لحظياً (Real-time reporting)
إذن نستطيع القول أن برنامج البدر للمبيعات شريك موثوق في تسهيل الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويضمن الامتثال الكامل لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية وتحسين الكفاءة التشغيلية.
للمزيد من المعلومات حول برنامج البدر للمبيعات وكيفية تسهيل الربط مع الهيئة، ينصح بـ زيارة الموقع الرسمي للبرنامج أو التواصل مع فريق الدعم الفني المتخصص.
