في الوقت الحالي، أصبح إصدار الفواتير الإلكترونية خطوة أساسية بالنسبة لجميع التجار وأصحاب الأعمال في المملكة، ومع التوجه الحكومي نحو التحول الرقمي، أصبح من الضروري لجميع الشركات الامتثال لـ المتطلبات الضريبية التي تفرضها الهيئة العامة للزكاة والدخل، والفاتورة الإلكترونية لا تقتصر على كونها وسيلة لإثبات المعاملات التجارية، بل أيضًا أداة ضرورية لضمان الامتثال الضريبي وتقديم تقارير دقيقة، وفي هذه المقالة، سنتناول كيفية إصدار فاتورة إلكترونية معتمدة باستخدام برنامج البدر، بالإضافة إلى المتطلبات الأساسية لتسجيل الفاتورة في منصة الهيئة.
المتطلبات الأساسية لإنشاء فاتورة إلكترونية معتمدة – كيفية إصدار فاتورة إلكترونية
إصدار فاتورة إلكترونية معتمدة يتطلب منك الالتزام ببعض المتطلبات الأساسية التي تضمن أن الفاتورة موافقة للمعايير التي تضعها الهيئة العامة للزكاة والدخل، ومن متطلبات إصدار الفواتير الإلكترونية:
- أن تحتوي الفاتورة على بيانات كاملة حول البائع والمشتري مثل الاسم، العنوان، ورقم التعريف الضريبي.
- أن تشمل الفاتورة وصفًا دقيقًا للمنتجات أو الخدمات، بالإضافة إلى الكمية، السعر، والمبلغ الإجمالي مع حساب ضريبة القيمة المضافة (VAT).
- أن تحتوي الفاتورة على تاريخ الإصدار بشكل واضح، فهذا من البيانات المهمة في عمليات المراجعة.
- بعد إصدار الفاتورة، يجب تسجيل الفاتورة إلكترونيًا في منصة الهيئة لضمان توثيق المعاملة بشكل رسمي وموافقتها مع الأنظمة الضريبية.
- أن تلتزم الفاتورة بنظام الترقيم الإلكتروني وأن تكون قابلة للتحقق من قبل الهيئة عند الحاجة.
العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في الفاتورة الإلكترونية
عند إصدار الفاتورة الإلكترونية، يجب أن تتضمن مجموعة من العناصر الأساسية لضمان التوافق مع المتطلبات الضريبية، وهذه أبرز المعلومات التي يجب أن تكون متوفرة عند إصدار الفواتير الإلكترونية:
- العلامة التجارية: يجب أن تتضمن الفاتورة الشعار أو العلامة التجارية الخاصة بالنشاط التجاري.
- عنوان الفاتورة: كتابة عنوان “فاتورة إلكترونية” بوضوح لتمييزها عن المستندات الأخرى.
- رمز QR أو الباركود: يحتوي على معلومات مثل اسم البائع، رقم ضريبة القيمة المضافة، تاريخ الفاتورة، مجموع الفاتورة، وإجمالي ضريبة القيمة المضافة.
- معلومات المنشأة أو البائع: يشمل ذلك اسم المنشأة، العنوان، و معلومات التواصل.
- تواريخ الفاتورة: يتضمن تاريخ التوريد (تاريخ تقديم السلع أو الخدمات) و تاريخ إصدار الفاتورة.
- بيانات السلع والخدمات: يجب تحديد السلع أو الخدمات مع سعر الوحدة، الكمية، وإجمالي المبلغ.
- رقم ضريبة القيمة المضافة: رقم مكون من 15 رقمًا، يتم الحصول عليه من خلال هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- الرقم التسلسلي: يساعد في تتبع الفواتير وتنظيمها.
- معدل الخصم النقدي: توضيح التخفيضات أو العروض الخاصة التي تم تطبيقها على الفاتورة.
- مراجعة المبالغ المستحقة: يجب التأكد من أن المبالغ المستحقة صحيحة لتجنب الأخطاء المحاسبية.
- معلومات الدفع: توضيح طرق الدفع المتاحة مثل الحسابات المصرفية أو الروابط الإلكترونية مثل PayPal.
شروط إنشاء الفاتورة الإلكترونية – التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
عند إصدار الفاتورة الإلكترونية في المملكة، هناك عدة شروط ومتطلبات يجب اتباعها لضمان التوافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومن المهم أن يلتزم التجار بهذه المتطلبات لضمان الامتثال الكامل للقوانين الضريبية، وهذه هي أهم الشروط التي يجب مراعاتها:
- إصدار الفاتورة عبر الوسائل الإلكترونية: أن تكون الفاتورة إلكترونية بالكامل، أي يجب تجنب استخدام الفواتير اليدوية أو الورقية، فالفاتورة يجب أن تُصدر من خلال النظام الإلكتروني الخاص بك.
- صيغة الفاتورة الإلكترونية: ليس هناك صيغة ثابتة للفاتورة الإلكترونية، بل يمكن تخصيص الصيغة وفقًا لاحتياجات العمل، ولكن يجب أن تحتوي الفاتورة على جميع المعلومات المطلوبة حسب معايير هيئة الزكاة.
- تضمين رمز الاستجابة السريعة (QR Code): أن يتضمن الباركود أو رمز الاستجابة السريعة (QR) ضمن الفاتورة، حيث يجب أن يتوافق مع الشروط المحددة من قبل الهيئة.
- أرشفة الفاتورة بشكل صحيح: بأن يتم أرشفة الفواتير الإلكترونية وفقًا لقوانين ضريبة القيمة المضافة في السعودية، لضمان إمكانية الوصول إليها في أي وقت لمراجعتها أو فحصها.
- الحقول الإضافية للمرحلة الأولى: الفاتورة أن تشمل جميع الحقول الإضافية التي تم تحديدها في المرحلة الأولى من تطبيق الفوترة الإلكترونية.
- الاتصال بالإنترنت (المرحلة الثانية): بأن يدعم نظام الفوترة الإلكتروني الاتصال بالإنترنت لضمان التكامل التام مع الهيئة في المستقبل، بحيث يرسل النظام الفواتير للهيئة بشكل فوري.
- استخدام نظام كاشير متوافق: من المهم اختيار نظام فوترة إلكتروني يتوافق مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية، وأن يكون النظام مهيأ لللربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بشكل كامل.
- الحفاظ على سجلات الفواتير الإلكترونية: بعد إصدار الفاتورة، يجب عدم حذفها أو فقدانها، وأن يتم الحفاظ على السجلات الإلكترونية لضمان التتبع والتوثيق السليم.
- الربط مع الهيئة: يجب التحقق من توافق النظام مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك قبل إصدار الفواتير الإلكترونية، ولا ينبغي استخدام نظام فوترة إلكتروني لم يتم تهيئته للربط مع الهيئة.
معايير الفاتورة الإلكترونية
- إصدار إلكتروني: يجب إصدار الفاتورة باستخدام أنظمة كاشير إلكترونية فقط، دون استخدام الورق.
- التسجيل في الهيئة: تسجيل الفاتورة في منصة الهيئة العامة للزكاة والدخل.
- البيانات الأساسية: أن تحتوي على اسم العميل، العنوان، ورقم التعريف الضريبي.
- التفاصيل المالية: توضيح الكمية، السعر، إجمالي المبلغ، وضريبة القيمة المضافة.
- تاريخ الفاتورة: أن تتضمن تاريخ الإصدار و تاريخ التوريد.
- رقم الفاتورة التسلسلي: أن يكون لكل فاتورة رقم تسلسلي فريد لتسهيل تتبعها.
- رمز الاستجابة السريعة (QR Code): يجب تضمين QR Code يحتوي على بيانات الفاتورة الأساسية.
- معلومات الدفع: أن تحتوي على تفاصيل طرق الدفع مثل الحساب المصرفي أو الروابط الإلكترونية.
- الامتثال الضريبي: أن تكون الفاتورة متوافقة مع قوانين ضريبة القيمة المضافة (VAT).
- الأرشفة الآمنة: يجب أرشفة الفاتورة إلكترونيًا للحفاظ عليها والوصول إليها عند الحاجة.
خطوات عملية لإصدار الفواتير باستخدام برنامج البدر للمبيعات
إصدار الفواتير الإلكترونية باستخدام برنامج البدر للمبيعات يتم بطريقة سهلة وسلسة تضمن الامتثال الكامل للمعايير الضريبية المعتمدة، وهذه الخطوات التي يجب اتباعها لإصدار فاتورة إلكترونية باستخدام البرنامج:
- إدخال بيانات العميل: قم أولًا بتسجيل بيانات العميل مثل الاسم، العنوان، ورقم التعريف الضريبي (إن وجد)، وسيتيح لك تخزين بيانات العميل لتسهيل عملية إصدار الفواتير المستقبلية.
- إضافة المنتجات أو الخدمات: بعد تحديد العميل، أضف المنتجات أو الخدمات التي تم بيعها، وقم بتحديد الكمية والسعر للوحدة، وسيقوم النظام بحساب المجموع الكلي بشكل تلقائي.
- حساب ضريبة القيمة المضافة (VAT): يتولى البرنامج حساب ضريبة القيمة المضافة بشكل آلي وفقًا للنسبة المعتمدة في المملكة، وسيتم عرض الضريبة بشكل منفصل عن المبلغ الإجمالي في الفاتورة.
- تخصيص الفاتورة: يمكنك إضافة ملاحظات أو تفاصيل إضافية إلى الفاتورة إذا كانت هناك أي خصومات أو عروض خاصة، كما يمكنك اختيار طريقة الدفع مثل الدفع النقدي أو الدفع بالبطاقة.
- إصدار الفاتورة: بمجرد إدخال جميع البيانات، قم بإصدار الفاتورة وحفظها بصيغة إلكترونية، وستتمكن من إرسال الفاتورة مباشرة إلى العميل أو من خلال طباعة الفاتورة باستخدام طابعة الباركود إذا لزم الأمر.
- تخزين الفاتورة في النظام: يقوم برنامج البدر بتخزين الفاتورة بشكل آمن في النظام، لكي يتيح لك استرجاع الفواتير في أي وقت عند الحاجة.
احصل على نسخة تجريبية مجانية للبرنامج
كيفية تسجيل الفاتورة في منصة هيئة الزكاة والضريبة
بعد إصدار الفواتير الإلكترونية باستخدام برنامج البدر للمبيعات، تحتاج إلى تسجيل الفاتورة في منصة هيئة الزكاة والضريبة لضمان التوافق مع الأنظمة الضريبية في السعودية، ولكن يتم الأمر؟
- لإصدار الفواتير الإلكترونية قم بتسجيل الدخول إلى حسابك في منصة الهيئة العامة للزكاة والدخل باستخدام بيانات حسابك المعتمدة.
- بعد الدخول إلى المنصة، اختر خدمة الفواتير الإلكترونية ثم اختر تسجيل فاتورة جديدة.
- أدخل تفاصيل الفاتورة التي تم إصدارها في برنامج البدر، مثل رقم الفاتورة، تاريخ الإصدار، والمبالغ الإجمالية مع ضريبة القيمة المضافة (VAT).
- تأكد من أن جميع البيانات المدخلة صحيحة وموافقة للمعلومات الواردة في الفاتورة الإلكترونية التي تم إصدارها عبر برنامج البدر.
- بعد التحقق من صحة جميع البيانات، قم بإرسال الفاتورة إلى منصة الهيئة، وستقوم المنصة بتوثيق الفاتورة وتسجيلها في السجلات الضريبية.
- بمجرد أن تقوم الهيئة بتسجيل الفاتورة، ستتلقى تأكيدًا بالقبول مع رقم مرجعي يمكن استخدامه في المستقبل للمراجعة أو إذا تم طلبه من الجهات المختصة.
الأسئلة الشائعة حول كيفية إصدار فاتورة إلكترونية
كيف يمكنني التأكد من أن الفاتورة الإلكترونية التي أصدرها صحيحة؟
يمكنك التأكد من صحة الفاتورة عبر التحقق من البيانات مثل اسم العميل، ورقم التعريف الضريبي، وتفاصيل المعاملة، وضريبة القيمة المضافة قبل إصدار الفاتورة.
هل يجب على كل الشركات استخدام الفاتورة الإلكترونية؟
نعم، وفقًا للتشريعات الضريبية في السعودية، جميع الشركات مطالبة باستخدام الفاتورة الإلكترونية للامتثال للأنظمة الضريبية.
هل يوفر برنامج البدر دعمًا للفاتورة الإلكترونية؟
نعم، برنامج البدر للمبيعات يوفر حلولاً متكاملة لإصدار الفواتير الإلكترونية مع التكامل الكامل مع منصة الهيئة العامة للزكاة والدخل.
كيف يمكنني تسجيل الفاتورة الإلكترونية في منصة الهيئة؟
بعد إصدار الفاتورة من خلال برنامج البدر، يمكنك تسجيلها في منصة الهيئة عن طريق إدخال تفاصيل الفاتورة وتأكيد صحتها قبل إرسالها للهيئة.
ما هي أهم التحديات التي يواجهها التجار عند إصدار الفواتير الإلكترونية؟
أهم التحديات تشمل صعوبة الامتثال الضريبي، والربط الإلكتروني مع الأنظمة الحكومية، وإدارة الفواتير الرقمية بفعالية.
كيف يمكنني ضمان الامتثال للأنظمة الضريبية باستخدام الفاتورة الإلكترونية؟
يمكنك ضمان الامتثال عند إصدار الفواتير الإلكترونية من خلال استخدام نظام كاشير معتمد مثل برنامج البدر الذي يوفر تحديثات تلقائية لتواكب أحدث القوانين الضريبية ويساعد في إصدار تقارير ضريبية دقيقة.
في الختام، نستطيع القول أن إصدار الفواتير الإلكترونية جزء أساسي من إدارة الأعمال التجارية، ولضمان الدقة والامتثال الكامل للتشريعات الضريبية، يجب على التجار اتباع بعض النصائح المهمة:
- قبل إصدار أي فاتورة إلكترونية، تأكد من أن جميع البيانات مثل اسم العميل، رقم التعريف الضريبي، التفاصيل المالية، والتاريخ صحيحة تمامًا.
- اختر برنامج كاشير متكامل مثل برنامج البدر الذي يساعدك في إصدار الفواتير الإلكترونية والتكامل مع الأنظمة الحكومية لضمان الامتثال الضريبي.
- احرص على تخزين الفواتير الإلكترونية بشكل آمن داخل النظام لسهولة الوصول إليها عند الحاجة، ولتسهيل عملية المراجعة في المستقبل.
- تأكد من أن برنامج الفوترة لديك يحتوي على آخر التحديثات ويواكب التغييرات الضريبية واللوائح المحلية.
