كيفية انشاء فواتير إلكترونية بسهولة باستخدام البدر للمبيعات

في ظل التطورات التشريعية الأخيرة في المملكة العربية السعودية، أصبح التحول إلى الفوترة الإلكترونية ضرورة ملحة للعديد من الأسباب، لذا دعنا نوضح لك لماذا يعد هذا التحول بهذه الأهمية؛ ففي المملكة العربية السعودية، أصبحت الفوترة الإلكترونية إلزامية على جميع مكلفي ضريبة القيمة المضافة، وذلك بموجب متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، وهذا يعني أن الشركات ملزمة الآن بـ انشاء فاتورة الكترونية مطابقة للمواصفات الفنية المحددة، فالتحول يجنبك الغرامات والعقوبات المحتملة التي قد تفرضها الهيئة على الشركات غير الملتزمة.

نظرة عامة على برنامج البدر للمبيعات

برنامج البدر للمبيعات هو نظام متكامل ومصمم خصيصًا لتلبية احتياجات الشركات في إدارة عمليات البيع، المخزون، والفوترة، مع التركيز بشكل خاص على سهولة الإنشاء والامتثال للمتطلبات المحلية في المملكة العربية السعودية، ويقدم البرنامج حلاً شاملًا يهدف إلى تبسيط العمليات التجارية اليومية وجعلها أكثر كفاءة ودقة، ولكن ما الذي يميز برنامج البدر للمبيعات ويجعله خيارًا ممتازًا لـ انشاء فاتورة الكترونية؟

1. واجهة سهلة الاستخدام وبسيطة: فالهدف الأساسي هو تحقيق سهولة الإنشاء في كل خطوة، من إدخال المنتجات إلى إصدار الفواتير.
2. حل متكامل لإدارة المبيعات والمخزون: البرنامج ليس فقط لإصدار الفواتير، بل هو نظام شامل لإدارة  المنتجات والمخزون والمبيعات والعملاء والموردين.
3. مرونة وتخصيص: أي تخصيص شكل الفواتير ليناسب هوية شركتك، وإضافة شعارك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.
4. التوافق مع المتطلبات السعودية (هيئة الزكاة والضريبة والجمارك): تم تطوير برنامج البدر للمبيعات مع الأخذ في الاعتبار جميع المتطلبات الفنية والقانونية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) في السعودية.
5. دعم فني متاح: يقدم فريق البدر للمبيعات دعمًا فنيًا لمساعدتك في أي استفسارات أو مشاكل قد تواجهك أثناء استخدام البرنامج.

خطوات إعداد الفاتورة الإلكترونية باستخدام البدر للمبيعات

مع برنامج البدر للمبيعات، أصبح انشاء فاتورة الكترونية أمرًا بسيطًا لا يتطلب خبرة كبيرة، وهذه هي الخطوات الأساسية لإعداد فاتورتك الإلكترونية بكل سهولة الإنشاء:

• تسجيل الدخول إلى برنامج البدر للمبيعات: بعد تثبيت البرنامج أو الوصول إليه عبر الويب، قم بتسجيل الدخول باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة بك.
• إضافة بيانات العملاء والموردين (إذا لم تكن مضافة مسبقًا): قبل انشاء فاتورة الكترونية، تأكد من أن بيانات العميل الذي ستُصدر له الفاتورة مُسجلة في البرنامج.
• توجه إلى قسم “العملاء” وقم بإضافة العميل الجديد (الاسم، رقم الهوية/السجل التجاري، رقم ضريبة القيمة المضافة إن وجد، العنوان، معلومات الاتصال) وإذا كان العميل موجودًا بالفعل، يمكنك تخطي هذه الخطوة.
• إضافة المنتجات أو الخدمات (إذا لم تكن مضافة مسبقًا): لتسهيل عملية الفوترة، يفضل أن تكون منتجاتك أو خدماتك مضافة مسبقًا في قسم “المنتجات” أو “الخدمات” بالبرنامج.
• قم بإدخال اسم المنتج/الخدمة، السعر، الوصف، رمز الباركود (إن وجد)، وسعر ضريبة القيمة المضافة المطبق عليه.
• بدء عملية إنشاء الفاتورة الجديدة: توجه إلى قسم “المبيعات” أو “الفواتير” في القائمة الرئيسية للبرنامج وابحث عن زر “إنشاء فاتورة جديدة” أو “فاتورة بيع جديدة” وانقر عليه.
• اختيار العميل وتحديد تاريخ الفاتورة: من القائمة المنسدلة، اختر العميل الذي تريد إصدار الفاتورة له وسيقوم البرنامج تلقائيًا بسحب بيانات العميل المُسجلة.
• تأكد من أن تاريخ الفاتورة صحيح.
• إضافة بنود الفاتورة (المنتجات/الخدمات): في قسم بنود الفاتورة، ابدأ بإضافة المنتجات أو الخدمات التي تريد بيعها.
• ويمكنك البحث عن المنتج بالاسم أو الرمز. عند اختيار المنتج، سيقوم البرنامج تلقائيًا بإضافة اسمه، سعره، ونسبة الضريبة الخاصة به.
• حدد الكمية المطلوبة من كل منتج.
• سيقوم البرنامج بحساب الإجمالي الفرعي، الضريبة، والإجمالي الكلي للفاتورة تلقائيًا.
• إضافة الخصومات أو التكاليف الإضافية (إذا وجدت): إذا كان هناك أي خصومات على الفاتورة، يمكنك إدخالها في الحقل المخصص، كذلك، إذا كان هناك أي تكاليف إضافية (مثل رسوم الشحن)، يمكن إضافتها.
• مراجعة الفاتورة النهائية: قبل الحفظ أو الإرسال، راجع جميع تفاصيل الفاتورة بعناية للتأكد من أنها صحيحة (اسم العميل، المنتجات، الكميات، الأسعار، الضرائب، الإجمالي).
• حفظ وإصدار الفاتورة: بمجرد التأكد من صحة الفاتورة، انقر على زر “حفظ” أو “إصدار الفاتورة”.
• سيقوم برنامج البدر للمبيعات بإنشاء الفاتورة الإلكترونية بالصيغة المطلوبة (مثل XML) وتوليد رمز الاستجابة السريع (QR Code) الخاص بها.
• يمكنك بعد ذلك طباعة الفاتورة أو إرسالها للعميل عبر البريد الإلكتروني.

مزايا الاستخدام مقارنة بالطرق التقليدية

بمجرد أن تبدأ في انشاء فاتورة الكترونية باستخدام برنامج البدر للمبيعات، ستدرك الفارق الكبير بين هذه الطريقة الحديثة والطرق التقليدية التي طالما استخدمتها، وهذه أبرز المزايا التي تجعل الفوترة الإلكترونية تتفوق:

• السرعة الفائقة في الإصدار والتسليم: تقليديًا: كتابة فاتورة يدوية أو تصميمها على برنامج بسيط ثم طباعتها وتوقيعها وشحنها تستغرق وقتًا طويلًا جدًا، ومع البدر للمبيعات: بنقرات قليلة، يتم انشاء فاتورة الكترونية جاهزة للإرسال في ثوانٍ، ويمكن إرسالها فورًا عبر البريد الإلكتروني.

• الدقة المتناهية وتقليل الأخطاء: تقليديًا: الأخطاء البشرية في الحسابات، إدخال البيانات، أو حتى في كتابة اسم العميل ورقم الضريبة أمر وارد جدًا، وقد يسبب مشاكل كبيرة، ومع البدر للمبيعات: البرنامج يجري جميع الحسابات تلقائيًا (الضرائب، الخصومات، الإجماليات)، ويسحب بيانات العميل والمنتج المسجلة مسبقًا بدقة.

• التوافق التام مع المتطلبات القانونية: تقليديًا: متابعة التغيرات في متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وتطبيقها يدويًا على الفواتير أمر مرهق وعرضة للخطأ، ولكن مع البدر للمبيعات: البرنامج مصمم خصيصًا ليتوافق مع جميع متطلبات ZATCA (مثل صيغة XML، رمز QR المُشفر)، ويضمن لك الامتثال التام ويجنبك الغرامات دون أي جهد إضافي منك.

باختصار، انشاء فاتورة الكترونية باستخدام برنامج البدر للمبيعات لا يسهل عملك اليومي، بل هو استثمار ذكي يحسن من كفاءتك، يقلل من تكاليفك، ويضمن امتثالك للمتطلبات القانونية، ويمهد الطريق لـ تحسين الأداء المالي العام لعملك.

التكامل مع الأنظمة الأخرى

إحدى أهم الميزات التي تقدمها الفوترة الإلكترونية، وخاصة عند استخدام برنامج البدر للمبيعات، هي القدرة على التكامل بسلاسة مع أنظمة العمل الأخرى، وهذا التكامل يحدث فرقًا كبيرًا في سهولة الإنشاء للعديد من العمليات ويحسن من كفاءة العمليات الإجمالية للشركة، ولكن ماذا يعني التكامل؟ يعني أن الأنظمة تتحدث مع بعضها البعض، وتشارك البيانات تلقائيًا دون الحاجة إلى إدخال يدوي متكرر.

التكامل مع أنظمة إدارة المخزون

عندما تقوم بـ انشاء فاتورة الكترونية وبيع منتجات، يقوم برنامج البدر للمبيعات تلقائيًا بتحديث كميات المخزون المتاحة، وهذا يجنبك بيع منتجات غير موجودة، ويوفر لك رؤية دقيقة للمخزون في الوقت الفعلي، ويساعدك على اتخاذ قرارات شراء وتخزين أفضل.

التكامل مع أنظمة نقاط البيع (POS)

إذا كان لديك متجر فعلي يستخدم نظام نقاط بيع، يقوم برنامج البدر للمبيعات بالتكامل معه لتوحيد جميع بيانات المبيعات (من المتجر الفعلي والإلكتروني) في مكان واحد، فهذا يسهل عليك تتبع الأداء العام لعملك وتحليل المبيعات من جميع القنوات.

التكامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)

عند انشاء فاتورة الكترونية لعميل جديد أو حالي، تستطيع تحديث بيانات العميل وسجل مشترياته تلقائيًا في نظام CRM، فهذا يساعد فريق المبيعات والتسويق على فهم سلوك العميل بشكل أفضل، وتقديم عروض مخصصة، وتحسين خدمة العملاء.

التكامل مع أنظمة المحاسبة والمالية

هذا هو التكامل الأكثر أهمية، فعندما تصدر فاتورة إلكترونية، يرسل برنامج البدر للمبيعات بيانات هذه الفاتورة تلقائيًا إلى برنامجك المحاسبي (مثل برامج ERP أو المحاسبة السحابية)، ومن ثم يقلل بشكل كبير من العمل اليدوي في إدخال القيود المحاسبية، ويقلل الأخطاء، ويسرع من عملية إعداد التقارير المالية والضريبية.

التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)

في المملكة العربية السعودية، يعد التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) أمرًا لا مفر منه لجميع مكلفي ضريبة القيمة المضافة، وبرنامج البدر للمبيعات تم تطويره خصيصًا ليحقق هذا التوافق الكامل، لكي يوفر عليك عناء فهم التفاصيل الفنية المعقدة لـ انشاء فاتورة الكترونية وفقًا للمواصفات السعودية، ولكن ماذا يعني التوافق مع ZATCA؟

1. توليد الفواتير بتنسيق XML المطلوب
2. تضمين رمز الاستجابة السريع (QR Code) المشفر
3. الامتثال لمتطلبات المرحلة الأولى والثانية
4. حماية البيانات وعدم التلاعب بها
5. سهولة التدقيق والمراجعة

حالات استخدام عملية لـ برنامج البدر للمبيعات

تطبيق الفواتير الإلكترونية باستخدام برنامج البدر للمبيعات لا يقتصر على نوع واحد من الأعمال، بل تستطيع استخدامه في مجموعة واسعة من القطاعات لـ سهولة الإنشاء وتحسين الأداء المالي، وهذه بعض الأمثلة العملية:

متاجر التجزئة (محلات الملابس، الإلكترونيات، السوبر ماركت) وشركات الخدمات (استشارات، تصميم جرافيك، صيانة) وشركات التجارة الإلكترونية وشركات الجملة والتوزيع والمطاعم والمقاهي (لخدمات التوصيل أو الفواتير الرسمية) والعيادات الطبية والمراكز الصحية.

تظهر هذه الحالات العملية أن برنامج البدر للمبيعات ليس مجرد أداة لـ انشاء فاتورة الكترونية، بل هو حل مرن يساهم في تحسين الأداء المالي لمختلف أنواع الأعمال ويضفي سهولة الإنشاء على عملياتها اليومية.

كيف تسهل الفواتير الإلكترونية العمل اليومي

التحول إلى الفواتير الإلكترونية، خاصة مع استخدام برنامج البدر للمبيعات، يحدث فارقًا جوهريًا في سهولة الإنشاء للعمليات اليومية لعملك، فلم يعد الأمر مقتصرًا على الامتثال للقوانين، بل أصبح يقدم مزايا عملية تغير طريقة عملك للأفضل:

وداعًا لتخزين الفواتير الورقية

تخيل أنك لن تحتاج بعد الآن لأرفف مليئة بالملفات والأوراق، فالفواتير الإلكترونية تخزن بشكل رقمي وآمن في برنامج البدر للمبيعات، وبدوره يوفر مساحة تخزينية كبيرة، ويقلل من فوضى الأوراق، ويقلل من مخاطر فقدان الفواتير بسبب التلف أو الضياع.

الوصول السريع لأي فاتورة، في أي وقت

هل تحتاج إلى فاتورة قديمة لعميل معين؟ بدلًا من البحث المضني في الأرشيف الورقي، يمكنك ببساطة البحث عنها في برنامج البدر للمبيعات باستخدام اسم العميل، رقم الفاتورة، أو التاريخ، وستظهر لك في ثوانٍ، وسهولة الإنشاء في الوصول توفر عليك وقتًا ثمينًا وتحسن من خدمة العملاء.

تحصيل أسرع للمدفوعات

عندما ترسل الفاتورة الإلكترونية فورًا عبر البريد الإلكتروني، تصل العميل بشكل أسرع، ومع خيارات الدفع الإلكتروني المدمجة، يستطيع للعميل الدفع في نفس اللحظة، ومن ثم يقلل من الفترة الزمنية بين إصدار الفاتورة واستلام الدفعة، ويحسن من تدفقاتك النقدية ويساهم في تحسين الأداء المالي.

تقارير مالية دقيقة ومحدثة باستمرار

بما أن جميع الفواتير تسجل إلكترونيًا، يمكن لـ برنامج البدر للمبيعات توليد تقارير مالية مفصلة ومحدثة في أي وقت، وتقارير عن المبيعات اليومية، الشهرية، الأرباح، العملاء الأكثر شراءً، المنتجات الأكثر مبيعًا، وغيرها الكثير، وهذه التقارير تعد أدوات قوية لاتخاذ قرارات ذكية ومدروسة.

صورة احترافية لعملك

إرسال فاتورة إلكترونية منظمة واحترافية تعطي انطباعًا جيدًا عن عملك لدى عملائك وتظهر أنك شركة مواكبة للتطورات، وفي النهاية، تعد الفواتير الإلكترونية باستخدام برنامج البدر للمبيعات بمثابة نقلة نوعية في إدارة أعمالك، فهي تبسط المهام اليومية وتحسن الكفاءة، وتجعلك تركز أكثر على تنمية عملك بدلًا من الغرق في التفاصيل الإدارية.

الأسئلة الشائعة حول انشاء فاتورة الكترونية

هل أحتاج إلى جهاز خاص لـ انشاء فاتورة الكترونية باستخدام برنامج البدر للمبيعات؟

لا، يمكنك استخدام أي جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي متصل بالإنترنت، فبعض إصدارات البرنامج قد تكون متاحة على الهواتف الذكية أيضًا.

ما هي متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) التي يُلبيها برنامج البدر للمبيعات؟

يلبي البرنامج متطلبات ZATCA مثل توليد الفواتير بتنسيق XML، وتضمين رمز الاستجابة السريع (QR Code) المشفر، ويخطط للتوافق مع متطلبات الربط المستقبلية (المرحلة الثانية).

هل يمكنني تخصيص شكل الفاتورة الإلكترونية في برنامج البدر للمبيعات؟

نعم، تستطيع تخصيص الفاتورة لإضافة شعار شركتك ومعلومات الاتصال الخاصة بك وتنسيق الألوان بما يناسب هويتك التجارية.

ماذا لو لم يكن لدي اتصال بالإنترنت في بعض الأوقات، هل يمكنني انشاء فاتورة الكترونية؟

بعض إصدارات برنامج البدر للمبيعات قد توفر وضعًا للعمل دون اتصال بالإنترنت، حيث تحفظ الفواتير محليًا ثم تزامَن بمجرد عودة الاتصال، ويرجى مراجعة تفاصيل النسخة التي تستخدمها.

هل يوفر برنامج البدر للمبيعات دعمًا فنيًا في حال واجهتني مشكلة؟

نعم، يقدم فريق البدر للمبيعات دعمًا فنيًا لمساعدتك في أي استفسارات أو مشاكل قد تواجهك أثناء استخدام البرنامج.

البدر للمبيعات: لـ سهولة الإنشاء وتحسين الأداء المالي

في البدر للمبيعات، نؤمن بأن إدارة أعمالك يجب أن تكون سهلة، ولذلك، صمم برنامج البدر للمبيعات لـ انشاء فاتورة الكترونية بكل سهولة، مع ضمان التوافق التام مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، ونقدم لك الحل الأمثل لتبسيط عمليات الفوترة والمبيعات لديك، لتوفير الوقت والجهد عليك، وتقليل الأخطاء، وتحسين تدفقاتك النقدية.