المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية – أبرز متطلباتها

في ظل تطور التكنولوجيا وتقدم الأنظمة الرقمية، أصبحت الفواتير الإلكترونية جزءًا لا يتجزأ من عمليات الأعمال اليومية للشركات والمؤسسات، حيث تعتبر المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، بمزاياها الواضحة من توفير الوقت والجهد، وتحسين دقة العمليات المالية، خطوة هامة نحو التحول الرقمي.

وفي هذا السياق، تبرز المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية كمرحلة حاسمة في رحلة التحول الرقمي للشركات، وفي هذه المقالة  ستتعرف أكثر حول تفاصيل المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، مع التركيز على التحسينات والتطورات التي أدخلتها هذه المرحلة الجديدة، وكيف تسهم في تعزيز الكفاءة وتحسين تجربة العملاء، وكذلك تلبية متطلبات التشريعات والضوابط المتزايدة.

ما هي الفاتورة الإلكترونية ؟

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة تجارية تُصدر وتُرسل وتُستلم عبر الوسائل الإلكترونية، وتستخدم لتوثيق عمليات البيع والشراء بين الأطراف التجارية، وتتضمن معلومات مثل تفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة، الكميات، الأسعار، المبالغ المستحقة، ومعلومات الطرفين المتعاملين.

تعرف الان علي مميزات :  برنامج الفاتورة الإلكترونية 

أهمية نظام الفوترة الإلكترونية

تعتبر نظم الفوترة الإلكترونية أداة حيوية في عالم الأعمال الحديث، ولذلك تحظى بأهمية كبيرة للعديد من الجوانب، وفي هذه النقاط، نوضح الأسباب خلف أهمية نظام الفوترة الإلكترونية:

1. تسريع العملية: يسمح النظام بإرسال الفواتير بشكل آلي وفوري، مما يقلل من الوقت المستغرق في عمليات الطباعة، وبالتالي يسرع عملية الفوترة ويقلل من الفواتير المتأخرة.
2. تقليل الأخطاء البشرية: بفضل الأتمتة، يقلل نظام الفوترة الإلكترونية من فرص حدوث أخطاء يدوية في إعداد الفواتير، مما يزيد من دقة العمل ويقلل من المشاكل المحتملة.
3. تحسين التتبع والشفافية: يوفر النظام إمكانية متابعة حالة الفواتير بشكل فعال، مما يعزز شفافية العمليات المالية ويسهل عملية التدقيق الداخلية والخارجية.
4. تقليل التكاليف: توفير الورق وتقليل الحاجة إلى طباعة وبريد الفواتير يؤدي إلى توفير تكاليف تشغيلية، وبالتالي يساهم في تحسين الكفاءة المالية للشركة.
5. تحسين تجربة العملاء: إرسال الفواتير الإلكترونية بشكل فوري يسهم في تحسين تجربة العملاء، حيث يتلقون الفواتير بسرعة ويمكنهم دفعها عبر وسائل إلكترونية.
6. الامتثال للتشريعات والضوابط: النظم الإلكترونية تساعد في ضمان أمان البيانات وامتثال الشركة للتشريعات والضوابط المالية والضريبية.
7. دعم الاستدامة البيئية: بتقليل الاعتماد على الورق، يساهم نظام الفوترة الإلكترونية في حماية البيئة وتحسين استدامة الأعمال.

ما هي المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟

المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية هي مرحلة تطوير وتحسين نظام الفوترة الإلكترونية، ففي هذه المرحلة يتم تحسين العمليات المتعلقة بالفوترة الإلكترونية وتسهيلها بشكل أكبر، بما يشمل تحسين واجهات المستخدم وتبسيط عملية إصدار الفواتير الإلكترونية، وتطوير نظم التوقيع الإلكتروني والتوثيق الرقمي للفواتير، وتعزيز الأمان والمصداقية للفواتير الإلكترونية.

والهدف من المرحلة الثانية الفاتورة الالكترونية يتمثل في استخدام التكنولوجيا الحديثة والمعايير القياسية في تحسين عملية الفوترة الإلكترونية، وتحقيق فوائد مثل زيادة الكفاءة، وتقليل التكاليف، وتحسين تتبع الفواتير وتحليلها، كما تسهم المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في تحقيق التوافق مع القوانين واللوائح المتعلقة بالفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية في كل دولة.

اقرأ أيضاً عن: فوائد الفاتورة الالكترونية

آلية عمل الفاتورة الإلكترونية للمرحلة الثانية

يتساءل البعض حول الآلية التي تعمل بها المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، وفي هذه النقاط توضيح بسيط لها:

أولاً: إصدار الفاتورة

• يقوم البائع بإصدار الفاتورة الإلكترونية من خلال نظام الفوترة الخاص به، مع التأكد من توافر جميع البيانات المطلوبة حسب متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• ثم يتم إرسال الفاتورة إلكترونيًا إلى المنصة التابعة للهيئة.

ثانياً: اعتماد الفاتورة

• تقوم المنصة بمراجعة الفاتورة للتأكد من صحتها واكتمال بياناتها.
• في حال كانت الفاتورة صحيحة، يتم اعتمادها من قبل الهيئة وإرسالها إلى البائع.
• في حال وجود أي نقص أو خطأ في البيانات، يتم إرسال إشعار للبائع لإجراء التعديلات اللازمة وإعادة إرسال الفاتورة.

ثالثاً: مشاركة الفاتورة مع المشتري

• يقوم البائع بمشاركة نسخة من الفاتورة الإلكترونية مع المشتري، إما عن طريق البريد الإلكتروني أو من خلال أي وسيلة أخرى مناسبة.

رابعاً: حفظ الفاتورة

• يجب على كل من البائع والمشتري حفظ الفاتورة الإلكترونية إلكترونيًا لفترة لا تقل عن خمس سنوات.

ما هي أنواع الفواتير الإلكترونية ؟

بعد توضيح الطريقة التي تعمل بها المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، نذهب الآن إلى استعراض أنواع الفواتير الإلكترونية، حيث  يوجد نوعان رئيسيان من الفواتير الإلكترونية:

1- الفاتورة الضريبية

هي الفاتورة الأساسية المستخدمة في المعاملات التجارية بين الشركات والأفراد، وتتضمن جميع البيانات المطلوبة وفقًا للائحة الفوترة الإلكترونية الصادرة عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وهذه بعض البيانات المطلوبة في الفاتورة الضريبية:

• رقم الفاتورة الضريبية.
• تاريخ إصدار الفاتورة.
• اسم البائع ورقم تسجيله الضريبي.
• اسم المشتري ورقم تسجيله الضريبي (إن وجد).
• وصف السلع أو الخدمات المقدمة.
• كمية السلع أو الخدمات.
• سعر الوحدة.
• القيمة الإجمالية.
• ضريبة القيمة المضافة.
• أي خصومات أو رسوم إضافية.

2- الفاتورة الضريبية المبسطة

هي فاتورة مختصرة مخصصة للاستخدام في المعاملات البسيطة التي لا تتجاوز قيمتها 3000 ريال سعودي، ولا يلزم تضمين جميع البيانات المطلوبة في الفاتورة الضريبية الكاملة، وهذه بعض البيانات المطلوبة في الفاتورة الضريبية المبسطة:

• رقم الفاتورة الضريبية المبسطة.
• تاريخ إصدار الفاتورة.
• اسم البائع.
• اسم المشتري (اختياري).
• وصف السلع أو الخدمات المقدمة.
• القيمة الإجمالية.
• ضريبة القيمة المضافة. 

اعرف أكثر حول: أفضل برنامج محاسبة معتمد للشركات

ما يجب تضمينه في كل نوع؟

بالإضافة إلى البيانات المذكورة أعلاه، يجب أن تتضمن جميع الفواتير الإلكترونية سواء المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية أو المرحلة الثالثة من الفاتورة الالكترونية أو المرحلة الأولى، وفيما يلي ما يجب أن تتضمنه جميع الفواتير:

1. توقيع إلكتروني معتمد من قبل البائع.
2. رمز الاستجابة السريعة (QR Code) الذي يحتوي على معلومات الفاتورة.
3. علامة مائية تُظهر أن الفاتورة إلكترونية.

متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية

متطلبات المرحلة الثانية الفوترة الالكترونية تختلف من بلد لآخر وتعتمد على القوانين واللوائح المحلية المتعلقة بالفوترة الإلكترونية في كل دولة، حيث توجد متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية، وتعتبر جزءًا من المرحلة الثانية، مثل:

• توقيع إلكتروني: من متطلبات الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية توفير آلية للتوقيع الإلكتروني على الفواتير الإلكترونية، وذلك للتحقق من هوية المرسل وتأكيد صحة الفاتورة.
• التوثيق الرقمي: يجب أن يتم توثيق الفواتير الإلكترونية بواسطة معايير وبروتوكولات تقنية محددة، وهذا يتطلب استخدام الشهادات الرقمية والتشفير لضمان سلامة وأمان البيانات.
• تنسيق موحد: بأن يكون هناك تنسيق موحد للفواتير الإلكترونية، مثل استخدام نموذج XML أو JSON لتبادل بيانات الفواتير بين الأطراف المتعاملة.
• توافق مع المعايير الدولية: في المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية، تحتاج الفواتير الإلكترونية إلى الامتثال للمعايير الدولية المعترف بها عالميًا، مثل معياري:

1. UBL (Universal Business Language)
2. PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online).

• الاحتفاظ بالسجلات: يتطلب النظام الجديد الاحتفاظ بسجل مفصل للفواتير الإلكترونية، بما في ذلك توقيعات المستخدمين والتواريخ وأي بيانات أخرى ذات صلة.
• الامتثال للضرائب: يجب أن تتوافق الفواتير الإلكترونية مع متطلبات الضرائب المحلية والقوانين المتعلقة بالتقارير المالية والضريبية. 

ما هي مراحل تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية؟

تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية ينطوي على عدة مراحل وخطوات، ومع أنها قد تختلف بعض الشيء من بلد لآخر، إلا أن هناك بعض المراحل الشائعة التي تشملها المرحلة الثانية من تطبيق الفاتورة الالكترونية، وهذا توضيح لها:

1- تحليل وتقييم القوانين واللوائح المحلية

يتطلب التطبيق الناجح لـ المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية قدر كبير من فهم القوانين واللوائح المحلية المتعلقة بالفوترة الإلكترونية في البلد المعني، ولذلك من الضروري تحليل هذه القوانين وتقييم متطلباتها وكيف يمكن تطبيقها على النظام الجديد.

2- تحديد المتطلبات الفنية

يجب تحديد المتطلبات الفنية للنظام الجديد للفوترة الإلكترونية، مثل التوقيع الإلكتروني، وتوثيق الفواتير، وتنسيق الملفات، والأمان وغيرها، بالإضافة إلى ذلك، من المهم تحديد المعايير والبروتوكولات التقنية المطلوبة لتنفيذ هذه المتطلبات.

3- تطوير النظام

في هذه المرحلة، يوصي بتطوير نظام الفوترة الإلكترونية وفقًا للمتطلبات والمعايير المحددة، ويشمل هذا التطوير الآتي: تصميم وتطوير واجهات المستخدم ونظام القواعد البيانات والتكامل مع أنظمة أخرى إذا لزم الأمر.

4- اختبار النظام

بعد الانتهاء من الخطوات السابقة، يجب إجراء اختبارات شاملة للنظام للتحقق من أنه يعمل بشكل صحيح وفقًا للمتطلبات المحددة، حيث يتم اختبار وظائف النظام وتوافقه مع المعايير والقوانين المحددة.

5- التدريب والتعليم

لا يجب التوقف عند هذا الحد، بل يتوجب كذلك توفير التدريب والتعليم للأطراف المتعاملة مع النظام الجديد للفوترة الإلكترونية، وذلك من خلال توفير تعليمات ودورات تدريبية حول كيفية استخدام النظام وإصدار الفواتير الإلكترونية وتبادلها.

6- التطبيق والمراقبة

وفي نهاية المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، وبعد تطبيق النظام الجديد، يجب مراقبة ومتابعة أدائه وتحليل البيانات المتعلقة بـ المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، كما يجب التأكد من أن النظام يعمل بشكل سليم ويتوافق مع المتطلبات المحددة والقوانين المحلية. 

يمكنك كذلك الاطلاع على: نظام الفاتورة الالكترونية

ما هي شروط جهوزية أي منشأة للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية؟

لتكون أي منشأة جاهزة لـ المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، يجب عليها تلبية الشروط التالية:

1- اعتماد برنامج محاسبي إلكتروني

• بأن يكون البرنامج متوافقًا مع متطلبات المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية.
• وأن يتمتع البرنامج بالقدرة على إصدار وحفظ فواتير إلكترونية بصيغة (XML) أو (PDF/A-3، متضمنة صيغة XML).
• وأن يتضمن البرنامج جميع الحقول المطلوبة في الفاتورة الإلكترونية.

2- ربط البرنامج المحاسبي مع المنصة

• يجب ربط البرنامج المحاسبي مع المنصة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• ويتم هذا الربط من خلال واجهة برمجة التطبيقات (API) التي توفرها الهيئة.

3- الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني

• على المنشأة الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني من أحد مقدمي الخدمات المعتمدين من قبل الهيئة.
• حيث يتم استخدام شهادة التوقيع الإلكتروني للتوقيع على الفواتير الإلكترونية وضمان صحتها.

4- التدريب والاختبار

• يجب على المنشأة تدريب موظفيها على كيفية استخدام البرنامج المحاسبي وإصدار الفواتير الإلكترونية.
• مع أهمية اختبار النظام للتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح قبل البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية.

بالإضافة إلى الشروط المذكورة أعلاه، يجب على المنشأة أيضًا:

• مراجعة دليل المستخدم لنظام الفاتورة الإلكترونية.
• التواصل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في حال وجود أي أسئلة أو استفسارات.

أوجه الاختلاف بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية

الفاتورة الالكترونية المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية تختلف في عدة جوانب، وفي هذه النقاط نوضح أبرز أوجه الاختلاف:

تستطيع أيضاً الاطلاع على: كيفية اختيار أفضل برنامج كاشير

العقوبة المفروضة في حالة عدم الالتزام بتطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية

بخصوص العقوبات التي تشمل عدم الالتزام بتطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، فقد حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) في المملكة العربية السعودية عقوبات على عدم الالتزام بتطبيق المرحلة الثانية من نظام الفاتورة الإلكترونية، والتي تشمل: 

1- عدم إصدار فاتورة إلكترونية

• غرامة 500 ريال سعودي لكل فاتورة.
• غرامة 1000 ريال سعودي في حال تكرار المخالفة خلال 12 شهرًا.

2- إصدار فاتورة إلكترونية غير صحيحة

• غرامة 200 ريال سعودي لكل فاتورة.
• غرامة 500 ريال سعودي في حال تكرار المخالفة خلال 12 شهرًا.

3- عدم حفظ الفواتير الإلكترونية

• غرامة 1000 ريال سعودي.

4- عدم الربط مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

• غرامة 5000 ريال سعودي.

5- عدم تحديث البيانات في نظام فاتورة

• غرامة 500 ريال سعودي.

6- عدم إتاحة الفاتورة الإلكترونية للمشتري

• غرامة 200 ريال سعودي.

7- عدم إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى المنصة

• غرامة 500 ريال سعودي.

8- استخدام برنامج غير معتمد لإصدار الفواتير الإلكترونية

• غرامة 5000 ريال سعودي.

9- عدم إبلاغ الهيئة عن أي تغيير في البيانات

• غرامة 500 ريال سعودي.

10- عدم إتاحة الوصول إلى السجلات الإلكترونية للمفتشين

• غرامة 5000 ريال سعودي.

كيفية تفعيل الفوترة الإلكترونية في برنامج البدر

والآن، وبعد توضيح جميع المعلومات المتعلقة بـ المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، يتساءل البعض حول كيفية تفعيل نظام الفوترة الإلكترونية وخصوصاً من برنامج البدر، ولتفعيل الفوترة الإلكترونية في برنامج البدر، يفضل اتباع الخطوات التالية:

1. تحديد مزود الخدمة: تأكد من اختيار مزود خدمة الفوترة الإلكترونية الذي ترغب في استخدامه.
2. التسجيل: اتبع إجراءات التسجيل المطلوبة من قبل مزود الخدمة.
3. ضبط الإعدادات: بعد التسجيل، قم بضبط إعدادات الفوترة والتي تشمل المعلومات التفصيلية للشركة، وطرق الدفع المتاحة، وأي تخصيصات أخرى.
4. إنشاء الفواتير: استخدم البرنامج لإنشاء الفواتير الإلكترونية.
5. إرسال الفواتير: قم بإرسال الفواتير إلكترونيًا إلى العملاء عبر البرنامج.
6. متابعة وتقارير: استفد من ميزات متابعة الفواتير وتوليد التقارير المالية المتقدمة المتاحة في البرنامج. 

تعرف على: افضل برنامج محاسبة للمطاعم والكافيهات

كيف يساعدك البدر على تصميم فاتورة إلكترونية متوافقة مع شروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟

يساعدك برنامج البدر على تصميم فاتورة إلكترونية متوافقة مع شروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بعدة طرق، أهمها:

1. سهولة الاستخدام

• يتميز البرنامج بواجهة سهلة الاستخدام، مما يجعل تصميم الفواتير الإلكترونية عملية بسيطة وسريعة.
• يوفر البرنامج قوالب جاهزة للفوترة ، مع إمكانية إضافة أو إزالة الحقول حسب احتياجاتك.

2. ضمان التوافق

• يتم تحديث البرنامج بشكل مستمر لضمان توافقه مع أحدث متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• يوفر البرنامج ميزات ذكية لضمان صحة جميع البيانات في الفاتورة، مثل:

1. التحقق من رقم الهوية الوطنية أو الإقامة للمشتري.
2. التحقق من صحة الرمز البريدي.
3. حساب الضريبة بشكل تلقائي.

3. ميزات متقدمة

يوفر البرنامج ميزات متقدمة لإدارة الفواتير الإلكترونية، مثل:

• إمكانية إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.
• إمكانية متابعة حالة الفواتير المدفوعة والمستحقة.
• إمكانية ربط البرنامج بنظام المحاسبة الخاص بك.

4. الدعم الفني

• يوفر برنامج البدر فريق دعم فني متخصص للإجابة على جميع أسئلتك ومساعدتك في استخدام البرنامج.

5. التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

يضمن برنامج البدر أن جميع الفواتير الإلكترونية التي تصممها من خلاله تتوافق مع جميع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بأن تتضمن الفاتورة جميع المعلومات المطلوبة، مثل:

• اسم البائع ورقم تسجيله الضريبي.
• اسم المشتري ورقم هويته الوطنية أو الإقامة.
• تاريخ الفاتورة.
• وصف السلع أو الخدمات المباعة.
• سعر السلع أو الخدمات المباعة.
• مقدار الضريبة.
• الرقم البريدي.
• أن تكون الفاتورة موقعة إلكترونياً.
• أن يتم الاحتفاظ بالفاتورة إلكترونياً لفترة 5 سنوات.

المصادر والمراجع

zatca