هل كنت تعلم أن 82% من الشركات الصغيرة تفشل بسبب عدم قدرتها على إدارة المصروفات بشكل صحيح؟ يبدو أن المصروفات اليومية قد تكون العنصر الأساسي الذي يحدد ما إذا كان نشاطك التجاري سينمو أم سيواجه صعوبة في البقاء، فكيف يمكنك تجنب الوقوع في هذا الفخ؟ وكيف تضمن أن المصروفات لا تؤثر سلبًا على أرباحك؟ في هذا المقال، سنعرض لك كيف يمكنك إدارة المصروفات اليومية بدقة لتحسين التدفق النقدي وتحقيق نتائج مالية أفضل.
فيما تتمثل المصروفات اليومية لنشاطك التجاري؟
المصروفات اليومية هي تلك التكاليف التي تدفعها بشكل منتظم لتشغيل وإدارة نشاطك التجاري، وهذه المصروفات تتنوع ما بين النفقات التشغيلية التي يحتاجها النشاط للعمل اليومي، مثل الرواتب، وفواتير الكهرباء والمياه، وتكاليف المواد الخام، وكذلك تكاليف أخرى تتفاوت من يوم لآخر بناءً على طبيعة عملك.
فمثلاً، إذا كنت تدير متجرًا تجاريًا، فإن المصروفات اليومية تشمل كل شيء من تكلفة شراء المنتجات لتعبئتها، أجور الموظفين، تأجير المكان، وحتى تكاليف التسويق اليومية مثل حملات الإعلانات عبر الإنترنت، أما إذا كنت تدير مطعمًا، فستشمل المصروفات اليومية تكلفة شراء الطعام، المواد الاستهلاكية، أجور الطهاة والنادلين، بالإضافة إلى التكاليف الثابتة مثل الإيجار وفواتير المرافق.
وإدارة هذه المصروفات بدقة هنا أمر بالغ الأهمية لضمان استمرارية الأعمال وتحقيق أرباح جيدة، فالتخطيط الجيد لها لا يعني فقط خفض التكاليف، بل يساعدك أيضًا على تحسين الكفاءة واتخاذ قرارات مالية مدروسة.
اعرف أكثر حول: أنواع المصروفات وكيفية مراقبتها
أفضل الطرق لإدارة المصروفات اليومية
عندما نقوم بإدارة المصروفات اليومية بشكل أفضل، فنحن لا نستهدف فحسب تقليل التكاليف، بل نعمل لضمان استمرارية النشاط التجاري لتحقيق النجاح على المدى الطويل، ولذلك توجد بعض الطرق الناجحة لإدارة المصروفات اليومية، نذكر منها:
1- استخدام برامج محاسبة مخصصة
من أهم الخطوات التي ستساعدك في إدارة المصروفات اليومية بشكل دقيق هي استخدام برامج المحاسبة المخصصة، فهذه البرامج تساعدك على تتبع كل عملية مالية تقوم بها في نشاطك التجاري، فبرامج المحاسبة مثل البدر للمبيعات يقدم لك تقارير لحظية حول المصروفات، لمتابعة الأموال التي تخرج من نشاطك بشكل منتظم، وهذا النظام أيضًا يساعدك في تصنيف المصروفات حسب الفئات، علاوة على ذلك، يمكنك من خلال البرنامج تحديد ميزانية محددة للمصروفات وضبط التنبيهات في حالة تجاوز المصروفات للحد المطلوب.
2- تصنيف المصروفات إلى فئات
من المهم تصنيف المصروفات إلى فئات محددة لتسهيل إدارة وتحديد التكاليف الأكثر تأثيرًا على نشاطك التجاري، بمعنى؟
قسم مصروفاتك إلى فئات مثل “المصروفات الثابتة” (كالإيجار والرواتب)، و”المصروفات المتغيرة” (مثل تكاليف المواد الخام أو المرافق) لأن التصنيف سيساعد في التعرف على النفقات التي يمكن تقليصها أو التحكم فيها، وكذلك يساعدك في وضع خطط مستقبلية لمراجعة المصروفات بشكل دوري، فمع مرور الوقت، ستتمكن من تحديد الفئات التي تستهلك جزءًا كبيرًا من ميزانيتك وبالتالي يمكنك اتخاذ الإجراءات اللازمة لتقليصها.
3- وضع ميزانية شهرية ثابتة للمصروفات
من أفضل الطرق لإدارة المصروفات اليومية هو وضع ميزانية شهرية ثابتة تشمل جميع المصروفات المتوقعة في النشاط التجاري، فبمجرد أن تحدد ميزانية شهرية للمصروفات، سيسهل عليك مقارنة المصروفات الفعلية بالمصروفات المخطط لها، وهذا سيمنحك صورة واضحة عن كيفية إدارة أموالك يومًا بعد يوم، كما يمكنك تحديد المصروفات التي تحتاج إلى تقليصها أو إعادة تخصيصها، فمن خلال مراقبة الميزانية بدقة، ستتجنب الإفراط في الإنفاق والمفاجآت المالية غير متوقعة.
4- متابعة المصروفات اليومية بشكل منتظم
من الأهمية بمكان أن تتابع المصروفات اليومية بشكل منتظم بدلاً من الانتظار حتى نهاية الشهر لمراجعتها، لذا خصص وقتًا يوميًا أو أسبوعيًا لمراجعة المصروفات، حتى إذا كانت بسيطة، فهذه المراجعة المنتظمة ستساعدك في اكتشاف أي خطأ أو مصروف غير ضروري قبل أن يتراكم، كما يجعلك تتخذ قرارات سريعة لتعديل المصروفات أو إعادة تخصيص الأموال في الاتجاه الصحيح، بالإضافة إلى ذلك، فإن مراجعة المصروفات بانتظام تمنحك شعورًا بالسيطرة على الوضع المالي لأعمالك.
5- البحث عن طرق لتقليل التكاليف غير الضرورية
أحد أبرز الأمور التي يجب أن تركز عليها عند إدارة المصروفات هو البحث المستمر عن طرق لتقليل التكاليف غير الضرورية، وهذا بأن تبحث دائمًا عن طرق لتقليل التكاليف، سواء كان ذلك من خلال البحث عن موردين أرخص، أو تقليل استخدام الطاقة، أو تحسين كفاءة العمليات، فمثلاً، إذا كان لديك موظفون يتنقلون يوميًا، فـ تستطيع أن توفر بعض الأموال عبر تقليل ساعات العمل الإضافية أو جعل الأنظمة الرقمية تقلل الحاجة للموارد البشرية.
اقرأ أيضاً عن: الفرق بين الإيرادات والمصروفات
أهمية برنامج إدارة المصروفات لمؤسستك
إدارة المصروفات -كما قلنا- هي أحد العوامل الأساسية لنجاح أي نشاط تجاري، وأهمية وجود برنامج متابعة المصروفات لا يمكن التقليل منها، حيث يساعد برنامج إدارة المصروفات المؤسسات على تحسين الكفاءة المالية، وتقليل الهدر، وتوفير رؤية شاملة لأداء الأعمال.
1- تحسين الشفافية والمراقبة المالية
برنامج إدارة المصروفات يتيح لك تتبع كل حركة مالية داخل المؤسسة بشكل دقيق، لكي يوفر شفافية كاملة في حساباتك المالية، فهو يتيح لك معرفة أين تذهب أموالك بالضبط، وبالتالي اتخاذ قرارات أفضل بشأن كيفية تخصيص ميزانيتك بشكل أفضل، فمن خلال البرنامج، تعرض المصروفات اليومية، الشهرية، أو السنوية، كما أن متابعة المصروفات بشكل مستمر يتيح للمؤسسة تحديد أي فجوات أو مشاكل في التدفق النقدي قبل أن تصبح معقدة.
2- التحكم الأفضل في الميزانية وتقليل التكاليف
أحد أهم مميزات استخدام برنامج إدارة المصروفات هو القدرة على تحديد الميزانية ومراقبتها بشكل صحيح، بمعنى “تحديد حد معين لكل فئة من المصروفات” لتقليص التكاليف غير الضرورية، فهنا بإمكانك تخصيص ميزانية للمصروفات المختلفة، مثل رواتب الموظفين، والمواد الخام، وفواتير المرافق، وعندما يتم تجاوز هذه الحدود، يقوم البرنامج بتنبيهك، لكي تتخذ الإجراءات المناسبة بسرعة قبل أن تتفاقم المشكلة.
3- الكفاءة التشغيلية
وجود برنامج متخصص لإدارة المصروفات يسهم بشكل كبير في تحسين الكفاءة التشغيلية، فبدلاً من الاعتماد على الأنظمة اليدوية أو الأوراق، تحدث أتمتة للعديد من العمليات مثل إرسال التقارير وتحديث الأرقام بشكل فوري، ومن خلالها، يتم تجنب التأخير أو الأخطاء في حساب المصروفات، وتوفير الوقت الذي يُستثمر في تحسين العمليات التجارية الأخرى.
4- تحسين التخطيط المالي على المدى الطويل
باستخدام نظام تسجيل المصروفات أيضاً، تصبح لديك رؤية واضحة للمصروفات الحالية والمستقبلية، فمن خلال تتبع الأنماط التاريخية للمصروفات، نحدد التوقعات المالية بدقة أكبر، وهذا بدوره يساهم في وضع استراتيجيات مالية قوية لدعم النمو واتخاذ قرارات استثمارية أفضل.
5- التوافق مع الأنظمة المالية
نقطة أخرى مهمة، وهي أن برنامج إدارة المصروفات يضمن لك التوافق الكامل مع المعايير المحاسبية والضريبية، حيث يساعدك في إعداد التقارير المالية بشكل دقيق وفقًا للمتطلبات المحلية والدولية، ويضمن البرنامج أن جميع المعاملات المالية تتم بطريقة منظمة، للحد من فرص حدوث أي أخطاء قد تؤثر على التقارير المالية ومن ثم التوافق مع الجهات الرقابية.
تعرف على: ميزان المراجعة وأهميته في الحسابات
المصروفات اليومية وعلاقتها بصافي الأرباح
المصروفات اليومية تلعب دورًا كبيراً في تحديد صافي الأرباح لأي نشاط تجاري، فالعلاقة بين المصروفات وصافي الأرباح هي علاقة مباشرة، حيث تؤثر المصروفات بشكل كبير في تحديد النتائج المالية النهائية التي يحصل عليها النشاط التجاري بعد خصم جميع التكاليف والنفقات، أما عن كيف تؤثر المصروفات اليومية على صافي الأرباح؟
صافي الأرباح هو الفارق بين الإيرادات والتكاليف بعد خصم المصروفات، فكلما زادت المصروفات اليومية، قل صافي الأرباح، والعكس صحيح، ولذلك، من المهم مراقبة هذه المصروفات بشكل دقيق لضمان أن لا تلتهم المصروفات الأرباح التي يتم تحقيقها.
فعندما تكون المصروفات اليومية مرتفعة، سواء كانت تكلفة المواد الخام، أو أجور العمالة، أو النفقات العامة مثل الإيجار والفواتير، يتم خصم هذه التكاليف من الإيرادات، ومن ثم يؤدي إلى تقليل صافي الأرباح، فإذا كانت إيراداتك اليومية 10,000 جنيه، ولكن لديك مصروفات يومية تصل إلى 8,000 جنيه (تشمل الرواتب، فواتير الكهرباء، المواد الخام)، فإن صافي الأرباح سيكون 2,000 جنيه فقط، وأي زيادة في هذه المصروفات اليومية ستؤدي إلى تقليص الأرباح بشكل أكبر.
من ناحية أخرى، إذا تمكنت من تقليل المصروفات اليومية عن طريق تحسين الكفاءة أو تقليص التكاليف غير الضرورية، فإنك ستزيد من صافي الأرباح، فتقليل المصروفات لا يعني بالضرورة تقليل الجودة أو الكفاءة، بل يشمل تحسين العمليات التجارية، فإذا كنت قادرًا على تقليل المصروفات اليومية من 8,000 جنيه إلى 6,000 جنيه دون التأثير على مستوى الخدمة أو الجودة، فإن صافي الأرباح سيزداد إلى 4,000 جنيه.
من جهة ثالثة، إدارة المصروفات اليومية بشكل جيد يساعد في تحقيق الأرباح على المدى الطويل،، فوجود رقابة دقيقة على كل مصروف يساهم في تخصيص الموارد بشكل أفضل وتحقيق أقصى استفادة من الإيرادات، فبدلاً من السماح للمصروفات بالتراكم أو عدم تتبعها بشكل منتظم، تساعدك مراقبة المصروفات اليومية في التحكم في التدفق النقدي وتوجيه الأموال إلى الأماكن الأكثر أهمية للنمو، فقد تجد أن بعض المصروفات يمكن تقليصها، مثل تكاليف التسويق أو مصروفات التشغيل الزائدة، لتحسين صافي الأرباح.
اطلع كذلك على: مجمل الربح وصافي الربح
كيفية تسجيل المصروفات على برنامج البدر للمبيعات
لتسجيل مصروفاتك في برنامج البدر للمبيعات، اتبع الخطوات التالية:
- الدخول إلى قسم المصروفات: من الصفحة الرئيسية، قم بالضغط على أيقونة “المصروفات” الموجودة في القائمة العلوية.
- اختيار “تسجيل مصروفات”: بعد دخولك إلى قسم المصروفات، اختر “تسجيل مصروفات” لفتح الصفحة المخصصة لإضافة المصروفات الجديدة.
- إدخال بيانات المصروفات: في الصفحة التي تظهر لك، قم بإدخال البيانات اللازمة لتسجيل المصروفات كما يلي:
- التاريخ: اختر التاريخ الذي تم فيه صرف المبلغ.
- البند: حدد البند المناسب للمصروف من القائمة (مثل رواتب، فواتير، إلخ).
- الخزينة: اختر الخزينة التي سيتم منها الصرف.
- المبلغ المصروف: أدخل قيمة المصروف بالعملة المحددة.
- الصافي: أدخل المبلغ الصافي بعد احتساب أي خصومات أو ضرائب.
- ملاحظات إضافية: يمكنك إضافة أي ملاحظات مهمة تخص المصروف (اختياري).
- صورة بيان المصروف: قم برفع صورة مستند توضح المصروف، مثل الفاتورة أو الإيصال.
- حفظ المصروف: بعد إدخال جميع البيانات، اضغط على زر “حفظ” لتسجيل المصروف في النظام، وستظهر رسالة تأكيد تفيد بأنه تم حفظ البيانات بنجاح.
- التحقق من تسجيل المصروفات: للتأكد من أن المصروف تم تسجيله بشكل صحيح، يمكنك العودة إلى قسم “بند المصروفات” ستظهر لك صفحة تحتوي على جدول يعرض جميع البنود التي تم إضافتها.
سجل الآن واحصل على
نسخة تجريبية مجاناً