التكويد فى الفاتورة الإلكترونية

إن مفهوم التكنولوجيا يتقدم بخطى سريعة، ومن بين الابتكارات الريادية التي أحدثت ثورة في عالم الأعمال هو الانتقال إلى الفواتير الإلكترونية واعتماد فن البرمجة في تحديد هويتها، ويأتي التكويد في الفاتورة الإلكترونية كركيزة أساسية في هذا التطوير، فهو لا يمثل مجرد تغيير في طريقة إصدار الفواتير، بل يمثل تحولاً تكنولوجياً يعزز من كفاءة ودقة عمليات الحسابات التجارية.

في هذا السياق، نستكشف معنى التكويد فى الفاتورة الإلكترونية، وكيف يسهم التكويد في تحسين عملية الفوترة الإلكترونية، وكيف يمكن أن يكون لبرامج الحاسوب المتقدمة، مثل ”  برنامج الفاتورة الإلكترونية  “، دورًا حيويًا في تحقيق تكامل سلس وآمن مع هذه الابتكارات التقنية.

التكويد فى الفاتورة الإلكترونية: تكويد السلع والخدمات في منظومة الفاتورة الإلكترونية

على ذكر التكويد فى الفاتورة الإلكترونية، نجد أن مصلحة الضرائب المصرية تتبع نظام موحد في تكويد السلع والخدمات لكل المؤسسات و ذلك لسهولة التعامل و يسمي النظام ب GS1

تعرف علي :  مميزات نظام نقاط البيع 

تكويد السلع والخدمات بالمعيار العالمي Global Standard

هو معيار عاملي للتكويد (التكويد فى الفاتورة الإلكترونية) حيث يكون لكل سلعة كود فريد غير مكرر علي مستوي العالم و يضمن تابعية المنتج للشركة المصنعة.

ويكون هذا الكود بمقابل مادي إما بالشراء أو الإيجار.

ومن ثم، تم إصدار نظام أكواد مصري و يشمل كافة السلع و الخدمات المتداولة بالسوق المصري و يتم التكويد بمعرفة الشركة أون لاين و تقوم المصلحة بالموافقة على الأكواد كود كود أو مجموعة أكواد، ويسمي ب EGS

تكويد السلع والخدمات بالمعيار البديل EGS

هو معيار بديل للمعيار العالمي وذلك في حالة عدم توافر الأكواد العالمية وهنا يتم عمل معيار مصري يتم ربطه مع معيار عالمي أخر اسمه GBC  وهو تابع للمعيار العاملي GS1.

تكويد السلع والخدمات عن طريق الربط بالمعيار GPC

هو نظام يمنح المشتريين و البائعين لغه مشتركة لتكويد السلع و الخدمات و المنتجات بنفس الطريقة وذلك عن طريق الربط مع التصنيف العالمي GS1.

خطوات تكويد السلع والخدمات في منظومة الفاتورة الإلكترونية 

سواء تكويد الخدمات الفاتورة الالكترونية أو تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية، فإن الأمر يتطلب منا بعض الخطوات للحصول على التكويد فى الفاتورة الإلكترونية، ويتم ذلك عن طريق الخطوات التالية:

1. نقوم بفتح البورتال الخاص بشركتك من موقع مصلحة الضرائب المصرية
2. نقوم بتسجيل الدخول بالبريد الإلكتروني و الرقم السري الخاص بك.
3. نقوم بالضغط علي الأكواد / codes.
4. ستظهر الشاشة التالية يمكن الاختيار منها بين اختيارين هما ( التسجيل بالجملة / تسجيل كود كود )

5- عند اختيار تسجيل كود كود ، يوجد اختيارين لتسجيل كود gs1  أو كود egs كما هو موضح :

في حالة اختيار تسجيل كود EGS بيتم تسجيل الكود بداية برقم 622 و البحث عن الصنف وإذا كان متاح يتم اختياره و إضافته مباشرة، وفي هذه الحالة يتم الموافقة علي الكود فورا من قبل المصلحة وذلك لأنه معرف علي مستوي العالم.

6- أما فى حالة عدم توافر كود عالمي للصنف بيتم اختيار تسجيل كود EGS ثم اختيار تسجيل كود جديد في EGS كما هو موضح:

7- ستظهر هذه الشاشة، قم بملء البيانات المطلوبة و هي : الكود الداخلي للصنف بالمؤسسة الخاصة بك / اسم الصنف بالعربي / اسم الصنف بالانجليزي / وصف للصنف بالعربي / وصف للصنف بالانجليزي / نشط من / نشط الي.

8- للربط بين الكود الداخلي مع الكود العالمي GPC، نقوم بالدخول على موقع GPC العالمي ثم نختار services  ثم نختار GPC Browser.

9- نقوم بالبحث عن الصنف المراد إضافته في قائمة البحث و الوصول إلي الكود المطلوب ثم نضع الكود في خانة ال GPC علي بورتال مصلحة الضرائب المصرية.

10-  نقوم بوضع الكود في بورتال مصلحة الضرائب ثم نقوم بالضغط علي طلب الموافقة.

أما فى حالة تسجيل مجموعة من الأصناف مرة واحدة نقوم باختيار التسجيل بالجملة ستظهر الشاشة التالية نقوم بتحميل الملف و ملئ البيانات كما في الخطوات السابقة.

أما إذا كانت الأصناف ليس لها كود عالمي GPC، عليك الاتصال برقم 16841 أو إرسال رسالة علي البريد الإلكتروني الخاص بمصلحة الضرائب المصرية einvoice@gs1eg.org.

ما هي طريقة التكويد المعتمدة لدى مصلحة الضرائب؟

لكل منتج هوية مختلفة عن غيره، ولذلك تكويد اصناف الفاتورة الالكترونية أمر أساسي حتى وإن كان هناك تشابه بين منتج وأخر، ولكن يستحيل أن يكون هناك تشابه في الوزن أو الأصل أو العلامة التجارية نفسها، ولذلك كان لكل منتج رمز أو كود معين يميزه، وذلك لتسهيل المعاملات الخاصة بالبيع والشراء، والاستيراد والتصدير وغيرها، وتعتمد مصلحة الضرائب المصرية طريقتين لتكويد السلع والخدمات على منظومة الفواتير الإلكترونية:

1- طريقة التكويد الأولى: أكواد GS1 العالمية

انتشار عالمي وتوحيد للتعريف

تُستخدم أكواد GS1 في أكثر من 116 دولة حول العالم، حيث تتفق ملايين الشركات على استخدام كود وحيد لتعريف كل منتج، ويتكون هذا الكود من 13 رقمًا تبدأ بـ 622، مما يُسهل عملية تبادل البيانات بين الشركات على مستوى العالم.

مسؤولية GS1

لا تُلزم GS1 الشركات بإنشاء أكوادها الخاصة، بل تتولى هي مسؤولية إنشاء وإصدار هذه الأكواد.

شراء الأكواد

يمكن للشركات شراء أكواد GS1 من خلال الموقع الإلكتروني للمنظمة أو من خلال أحد موزعي GS1 المعتمدين.

تختلف أسعار أكواد GS1 بناءً على عدد الأكواد المشتراه، وفيما يلي جدول يوضح الأسعار:

ما هو كود GTIN الخاص بـ GS1؟

يُطلق على كود GTIN تسمية فريدة، حيث يُنتج لمنتجك من قبل GS1 بمجرد تسديد الرسوم واستلامه، ولا تتاح إمكانية لأي جهة أخرى لاستحواذ على هذا الكود مرة أخرى، إذ يكون محصورًا فقط للمنتج الذي تم شراؤه، ويتكون كود GS1 من خمس مستويات، يُعرف كل منها بـ GTIN، ويُعبر عن وحدة كمية مختلفة من المنتج كالتالي:

• GTIN 1: تشير إلى علبة واحدة تحتوي على عدد من الوحدات الأصغر للمنتج.
• GTIN 2: تمثل مجموعة من العلب الصغيرة الموجودة داخل الكرتونة.
• GTIN 3: تعبر عن الكرتونة الخاصة بالمنتج.
• GTIN 4: ترمز إلى حاوية كبيرة تحتوي على 12 كرتونة من المنتج.
• GTIN 5: تعبر عن الكود الخاص بأصغر وحدة في المنتج، أي المنتج الفردي.

بعد الحصول على أكواد GS1، يكفي تسجيلها على موقع مصلحة الضرائب دون الحاجة للانتظار للحصول على الموافقة، ويُعتبر كود GS1 تابعًا لشركة المنتج، ولا يكرر مما يجعله مميزًا بين المنتجات المختلفة أثناء عملية التكويد فى الفاتورة الإلكترونية.

2- طريقة التكويد الثانية: أكواد EGS المحلية

الطريقة الثانية لـ التكويد فى الفاتورة الإلكترونية تتمثل في استخدام أكواد EGS المحلية، حيث تتألف هذه الأكواد من مكونات متعددة يتوجب بذل جهد لاستخراجها، حيث يتحمل صاحب العمل التجاري تكلفة إنشاء أكواد خاصة بمنتجاته، وتكون هذه العملية مرة واحدة لكل منتج، مع إمكانية إعادة استخدام نفس الكود عند إصدار فواتير إلكترونية أو إجراء أي معاملة تتعلق بهذا المنتج، ويتكرر إعداد الأكواد عند إطلاق منتج جديد، حيث يتطلب اعتماد مصلحة الضرائب 15 يومًا.

تتألف أكواد EGS من المقطع EG بالإضافة إلى رقم التسجيل الضريبي الخاص بالشركة والكود الداخلي للمنتج (SKU) وكود GPC العالمي المخصص للمنتج، ويجب ربط الكود المحلي EGS بالكود العالمي GPC لضمان موثوقية الأكواد العالمية الموحدة، حيث يتألف الكود العالمي GPC من 8 أرقام يبدأ بالرقم 1000، وهو متبع لشركة EGS ومتاح للاستخدام بشكل مجاني تمامًا.

أهداف نظام التكويد

أهداف النظام التكويدي المُعتمد من قبل مصلحة الضرائب تتضمن تعزيز انتعاش القطاع التجاري، حيث يصعب القيام بالتجارة بشكل تقليدي أو رقمي بدون نظام تكويد يميز كل منتج، مما يسهل على الأفراد إجراء عمليات البيع والشراء والاستيراد والتصدير.

ومن بين الأهداف الرئيسية للتكويد أيضاً هو توحيد الأكواد المتنازعة المتعلقة بنفس المنتج، على سبيل المثال، في الماضي كان من الممكن أن يكون لدى المورد والبائع نظامين مختلفين للتكويد، مما أدى إلى ترميز نفس المنتج بأكواد مختلفة، ولكن مع تبني الفوترة الإلكترونية، يستخدم كل طرف نفس الكود باستنادهم إلى المعايير الموحدة التي وضعتها مصلحة الضرائب المصرية.

من جانب آخر، يسعى النظام التكويدي في التكويد فى الفاتورة الإلكترونية أيضًا إلى تسهيل إضافة المنتجات الجديدة وتكويدها بطريقة واضحة وفقًا للمعايير المقررة، مما يساهم في تسهيل عمليات إدارة المنتجات بشكل فعال وفعّال.

ما هو كود GPC؟

الكود GPC يمثل رمزًا عالميًا يتبع معايير شركة GS1، ويُعد تعريفًا عامًا لكل منتج دون الدخول في تفاصيل تتعلق بالبلد أو العلامة التجارية، على سبيل المثال، يتم تخصيص كود واحد لمنتجات الألبان وآخر لخدمات تصفيف الشعر، حيث يجعل كود GPC عمليات التجارة على الصعيدين المحلي والدولي أكثر سهولة وسلاسة، ويُفهم لفظ GPC باختصار كـ “كود تصنيف المنتجات العالمي” (Global Product Classification) ويتبع كود GPC عدة تصنيفات سنوضحها بشكل مفصل لك.

تكويد GPC مقسم لـ 4 مستويات وهم

هناك تسلسل متسق لتصنيف المنتجات في التكويد فى الفاتورة الإلكترونية وفقًا للكود GPC، حيث يتم الترتيب بدءًا من المستوى العام إلى الأخص، وفيما يلي السلسلة المتبعة لتوحيد التصنيف:

1. القطاع (Segment): مثل أجهزة منزلية، ويتم تمثيله بالكود 72000000.
2. العائلة (Family): مثل أجهزة منزلية رئيسية، ويأتي بالكود 72010000.
3. الفئة (Class): مثل أجهزة تبريد وتجميد، ويُمثل بالكود 72010200.
4. الوحدة (Brick): مثل ثلاجة، ويُمثل بالكود 10003694.

هذا الترتيب الهرمي لتصنيف المنتجات يساهم في توفير نظام تصنيف ثابت يُيسر التفاعل مع المنتجات بطريقة مُنظمة وفعالة.

كيف تستخرج أكواد GPC الخاصة بمنتجاتك؟

بعد التعرض على كود GPC في التكويد فى الفاتورة الإلكترونية، يتبقى لنا أن نوضح أن هناك طريقتان لاستخراج أكواد GPC:

أولاً: استخدام متصفح GPC

• قم بزيارة الموقع الإلكتروني: [https://gpc-browser.gs1.org/]
• اختر “متصفح GPC”.
• ابحث عن اسم المنتج أو القطاع الذي تنتمي إليه.
• ستظهر لك قائمة بالمنتجات أو القطاعات المتاحة.
• اختر المنتج أو القطاع الذي تهتم به.
• ستظهر لك قائمة بالأكواد المتاحة.
• اختر الكود الذي يناسبك.

مميزات استخدام متصفح GPC

• سهل الاستخدام.
• مجاني.
• متاح باللغة العربية.

ثانياً: طلب أكواد GPC من GS1

• قم بزيارة الموقع الإلكتروني
• قم بإنشاء حساب جديد.
• قم بتسجيل الدخول إلى حسابك.
• اختر “طلب أكواد GPC”.
• أدخل بياناتك والأكواد التي تبحث عنها.
• قم بإرسال الطلب.
• ستتلقى أكواد GPC على البريد الإلكتروني الخاص بك.

مميزات طلب أكواد GPC من GS1

• يمكنك الحصول على الكود الذي تبحث عنه بالتأكيد.
• ستتلقى تأكيدًا بأن الكود الذي حصلت عليه متوافق مع نظام الفواتير الإلكترونية.

ما الخطوات المتبعة على موقع مصلحة الضرائب لإرسال أكواد المنتجات؟

في عملية التكويد فى الفاتورة الإلكترونية، تضع مصلحة الضرائب المصرية بعض الخطوات لإرسال أكواد كل منتج، وفي هذه النقاط، نستعرض أبرز هذه الخطوات:

1. قم بتجهيز معلومات منتجاتك وأكوادها في ملف إكسل منظم.
2. سجل الدخول إلى حسابك على موقع مصلحة الضرائب المصرية وانتقل إلى قسم “أكواد”.
3. اختر بين “تسجيل الأكواد بالجملة”، حيث يمكنك تحميل ملف إكسل يحتوي على مجموعة من الأكواد، أو “تسجيل استخدام كود” لرفع الكود بشكل فردي ومستقل.
4. في حال اختيارك للتسجيل الجماعي، يُمكنك تحميل ملف إكسل يحتوي على ما يصل إلى 1000 كود.
5. ثم انتظر الموافقة من مصلحة الضرائب، والتي تأتي بحالة إما موافقة أو قيد الانتظار أو رفض.
6. أما إذا اخترت تسجيل استخدام كود للأكواد الفردية، ستظهر نافذة حيث يُطلب منك اختيار نظام التكويد المناسب (EGS أو GS1) وإدخال الكود المناسب.

الفرق بين تكويد EGS وتكويد GS1

كيفية التكويد في الفاتورة الإلكترونية؟ أو بمعنى أدق، ما الفرق الجوهري بين تكويد EGC وتكويد GS1 في المعاملات المالية؟

البدر للمبيعات برنامج محاسبي متوافق مع الفاتورة الالكترونية

باختتام مقالتك معنا حول التكويد في الفاتورة الإلكترونية، يسعدني أن ألقي الضوء على حلاً عملياً لتسهيل وتحسين عمليات إصدار الفواتير وإدارة المبيعات، يقدم برنامج “البدر للمبيعات” حلاً محاسبياً متكاملاً ومتوافقاً مع الفواتير الإلكترونية، مما يسهم في تسريع عمليات الإدارة وتحسين دقة البيانات.

تتيح هذه الحلول البرمجية للشركات الاستفادة من ميزات مثل توليد الفواتير بشكل آلي، وتتبع المخزون، وتقديم تقارير مالية دقيقة، بالإضافة إلى ذلك، يعمل البرنامج بتوافق تام مع متطلبات ومعايير التكويد فى الفاتورة الإلكترونية، مما يقلل من فرص الأخطاء البشرية ويسهم في تحسين كفاءة العمليات.

في النهاية، يظهر أن التكويد للفاتورة الالكترونية يشكل تقدماً كبيراً في مجال إدارة المال والأعمال، وباعتبار “البدر للمبيعات” خيارًا موثوقًا ومتوافقًا، يمكن للشركات الاعتماد على هذا البرنامج لتحقيق فعالية أكبر وتسهيل عملياتها التجارية. تواصل معنا الآن ودع أعمالك تنطلق.

المصادر والمراجع

daftra – gs1