في عالم الأعمال، تعد أوامر الشراء بمثابة حجر الأساس لإدارة المخزون بكفاءة، فهي الوثيقة الرسمية التي تُستخدم لطلب السلع أو الخدمات من البائعين، وتحدد شروط عملية الشراء، وفي هذه المقالة، سنناقش أهمية أوامر الشراء في إدارة الأعمال، وكيفية إنشاء أمر شراء احترافي، وأفضل الممارسات لإدارة أوامر الشراء بكفاءة.
ما هي أوامر الشراء؟
أمر الشراء هو الوثيقة التي يصدرها المشتري إلى البائع لإعلامه برغبته في استحواذ منتجات محددة، ويتضمن أمر الشراء تفاصيل دقيقة حول المنتجات المطلوبة، مثل الكميات والمواصفات والسعر المتفق عليه، وغالبًا ما يُصاحبه متطلبات وشروط إضافية قد تكون ذات صلة بـ التسليم والدفع.
كما يعد أمر الشراء أداة أساسية في عملية الشراء والتوريد، حيث يعتبر الخطوة الأولى لتفعيل العقد التجاري بين المشتري والبائع، وبمجرد إصدار أمر الشراء، يتولى البائع مهمة تجهيز المنتجات وإرسالها إلى المشتري، مما يشمل أيضًا إتمام الإجراءات المالية والمخزنية الضرورية.
أقرا ايضا : ما هي الاوراق التجارية
ما الفرق بين أوامر الشراء وأوامر البيع ؟
الفرق الرئيسي بين أوامر الشراء وأوامر البيع يتمثل في الجهة التي تصدرها والهدف منها:
أولاً: أوامر الشراء
- يُصدرها المشتري إلى البائع.
- تستخدم لتأكيد رغبة المشتري في شراء سلعة معينة أو استخدام خدمة محددة.
- تحتوي على تفاصيل الطلب، مثل السلع المطلوبة والكميات والمواصفات وشروط الشراء.
ثانياً: أوامر البيع
- يُصدرها البائع إلى العميل أو المشتري.
- تستخدم لتأكيد قبول البائع لطلب العميل والتزامه بتقديم السلعة أو الخدمة المطلوبة.
- تحتوي على تفاصيل العرض، مثل السلع المقدمة أو الخدمات والكميات والأسعار وشروط البيع.
بشكل عام، تعكس أوامر الشراء إرادة المشتري في الحصول على سلعة أو خدمة، بينما تعبر أوامر البيع عن قبول البائع للعرض والتزامه بتقديم الخدمة أو السلعة المطلوبة.
برنامج مبيعات البدر سجل الان واحصل علي تجربة مجانية !!
ما الفرق بين أمر الشراء والفاتورة ؟
الفرق الأساسي بين أمر الشراء والفاتورة يتمثل في الغرض والتوقيت الذي يصدران فيه، يُصدر أمر الشراء من قِبل المشتري لتعبير عن رغبته في الحصول على سلعة أو خدمة معينة، ويتضمن تفاصيل الطلب وشروط الشراء المحددة، بينما تُصدر الفاتورة من قِبل البائع للمشتري بمجرد إكمال عملية الشراء، وتعكس المبلغ المستحق للمشتري وتفاصيل السلع أو الخدمات المقدمة.
يوضح أمر الشراء ما يتعين على البائع توفيره للمشتري وفقًا للاتفاق المسبق، بينما تعتبر الفاتورة تأكيدًا على الخدمات أو السلع التي تم تقديمها وتحديد المبلغ المستحق للدفع، وبشكل عام، يستخدم أمر الشراء كأداة لترتيب عملية الشراء وتوجيه البائع بما ينبغي توفيره، في حين يستخدم الفاتورة كوثيقة لتحديد المبالغ المستحقة للدفع بعد إكمال العملية.
أقرا ايضا : ما هو مجمل الربح
ما هي وظيفة امر الشراء ؟
- ضمان توفر السلع في الوقت المناسب: تساعد على ضمان توفر المنتجات أو الخدمات عند الحاجة، مما يساهم في تجنب انقطاع الإنتاج أو التأخير في تقديم الخدمات للعملاء.
- تحكم أفضل في المخزون: لمراقبة مستويات المخزون بدقة، مما يتيح للشركات تجنب تراكم المخزون الزائد أو نقص السلع.
- خفض التكاليف: تسهم في الحصول على أفضل الأسعار من خلال المفاوضات مع البائعين، وتحديد كميات الطلب بدقة لتجنب تراكم المخزون.
- تحسين كفاءة سلسلة التوريد: تساعد على أتمتة عمليات الشراء والتخزين، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويحسن من كفاءة العمليات.
- توثيق عملية الشراء: تعمل على توثيق جميع تفاصيل عملية الشراء، بما في ذلك البنود المطلوبة، والسعر، وشروط الدفع، وتاريخ التسليم.
- بناء علاقات قوية مع البائعين: تساهم في بناء علاقات قوية مع البائعين من خلال إظهار الاحترافية والالتزام بشروط الاتفاق.
- ضمان الامتثال للقوانين واللوائح: توفر ضمان امتثال الشركة للقوانين واللوائح المتعلقة بعملية الشراء.
- توفير سجل دقيق للمعاملات المالية: تساعد على توفير سجل دقيق للمعاملات المالية، مما يسهل عملية المراجعة والتدقيق.
- تحسين عملية صنع القرار: تعمل على تحسين عملية صنع القرار من خلال توفير معلومات دقيقة حول احتياجات الشركة و تكلفة عمليات الشراء.
- زيادة الأرباح: من خلال خفض التكاليف وتحسين كفاءة العمليات.
أهمية واستخدامات أمر الشراء
أمر الشراء يعد أحد الأدوات الأساسية والحيوية في إدارة العمليات التجارية، حيث تتجسد أهميته في تسهيل سير عمليات المشتريات وتحقيق الفعالية والفاعلية في إدارة الموارد، ويعتبر أمر الشراء عنصراً رئيسياً لتحقيق تنظيم فعال وسلس في دورة المشتريات، وذلك من خلال عدة استخدامات مهمة يمكن تلخيصها على النحو التالي:
أولاً: يأتي أمر الشراء ليضمن رضا العميل، حيث يمثل وثيقة تفصيلية تجمع كل احتياجات المشتري، وتحدد تفاصيل المنتجات المطلوبة بدقة، وهذا يكون ذات أهمية بالغة في حالة المنتجات التي يتم تصنيعها بطلب خاص وبشكل حصري للمشتري.
ثانياً: يعمل أمر الشراء كوثيقة قانونية مبدئية، حيث يلزم التاجر بتوريد المنتجات المطلوبة في الوقت المحدد وبالكميات والأسعار المتفق عليها في الأمر، مما يحقق الثقة بين الطرفين ويقيد التاجر بالالتزام بالشروط المحددة.
ثالثاً: يمنح أمر الشراء فترة زمنية محددة للقسم الطالب لتحديد موعد استلام المنتجات بدقة، مما يساعد في تنظيم خطط العمل وضمان استمرارية العمليات بفعالية.
رابعاً: يسهم أمر الشراء في تسهيل العمليات المحاسبية، حيث يمكن للمحاسب الاستعداد لتسجيل العمليات المالية المتعلقة بالمشتريات وإعداد التقارير والقوائم المالية بشكل دقيق وفعال، مما يعزز الشفافية والتحكم في النفقات.
برنامج مبيعات البدر سجل الان واحصل علي تجربة مجانية !!
كيف يتم التعامل مع أوامر الشراء ؟
إن عملية إنشاء أوامر الشراء تتبع سلسلة من الخطوات المحددة التي تهدف إلى ضمان سير عمليات المشتريات بكفاءة وشفافية، ومن منظور المشتري، يمكن تلخيص الخطوات اللازمة لإنشاء معاملة نموذجية باستخدام أمر الشراء كما يلي:
- أولاً وقبل كل شيء، يتم إبلاغ قسم المشتريات في الشركة بالحاجة لإجراء عملية شراء، ويتم ذلك من خلال إرسال نموذج طلب شراء، حيث يعتبر هذا الإعلام خطوة أساسية لبدء العملية.
- في حال موافقة قسم المشتريات على الطلب، يكمل أمر الشراء بملء جميع التفاصيل المتعلقة به، ويتم إرفاق الوثائق والمستندات الضرورية لضمان الشمولية والدقة.
- من ثم، يقرر البائع ما إذا كان قادرًا على تلبية الطلب بعد استلام أمر الشراء، ويجب على البائع أن يعطي موافقته القانونية قبل أن تتمكن الشركة من شراء السلع أو الخدمات.
- يقوم المشتري بإرسال الدفعة المالية المتفق عليها، ويمكن أن يتم ذلك فورًا أو في تاريخ لاحق تم تحديده بين الطرفين وتضمينه في أمر الشراء.
- عند تسليم البائع للطلب والفاتورة، يتأكد القسم المالي للشركة المشترية من تطابق الفاتورة مع أمر الشراء، ويعتبر هذا التحقق النهائي خطوة أساسية لضمان الدقة والموثوقية في العملية.
- تتبع هذه الخطوات الدقيقة في إنشاء أوامر الشراء تجربة نموذجية تسهم في ضمان سلامة وشمولية العملية التجارية، مما يعزز الثقة بين الطرفين ويسهم في تحقيق الأهداف المالية والتشغيلية بكفاءة.
عناصر أمر الشراء
يعد أمر الشراء وثيقة رسمية تستخدم لطلب شراء سلع أو خدمات من بائع، ويحدد هذا المستند تفاصيل عملية الشراء، بما في ذلك البنود المطلوبة، وكميتها، وسعرها، وشروط التسليم والدفع.
1- معلومات الطلب
- رقم أمر الشراء: رمز فريد يستخدم لتحديد أمر الشراء.
- تاريخ أمر الشراء: التاريخ الذي تم فيه إصدار أمر الشراء.
- اسم البائع: اسم الشركة أو الفرد الذي يتم شراء السلع أو الخدمات منه.
- معلومات الاتصال بالبائع: عنوان البريد الإلكتروني ورقم هاتف البائع.
2- معلومات الشحن
- اسم المشتري: اسم الشخص أو الشركة التي ستتلقى السلع أو الخدمات.
- عنوان الفاتورة: العنوان الذي سترسل إليه الفاتورة.
- عنوان الشحن: العنوان الذي سترسل إليه السلع.
- معلومات الاتصال بالمشتري: عنوان البريد الإلكتروني ورقم هاتف المشتري.
3- تفاصيل الشحن
- تاريخ التسليم: التاريخ المطلوب لتسليم السلع أو الخدمات.
- طريقة الشحن: الطريقة التي ستستخدم لنقل السلع (مثل البريد السريع أو الشحن الجوي).
- شروط الشحن: شروط التسليم المتفق عليها بين المشتري والبائع (مثل CIF أو FOB).
4- تفاصيل البند
- اسم العنصر: وصف دقيق للسلعة أو الخدمة المطلوبة.
- تفاصيل العنصر والبيانات الفنية: معلومات محددة عن البند، مثل الحجم واللون والمواد المستخدمة.
- رقم العنصر: رمز فريد يستخدم لتحديد البند.
- الكمية: عدد الوحدات المطلوبة من البند.
5- التكلفة
- التكلفة الوحدة: سعر كل وحدة من البند.
- الضرائب: أي ضرائب أو رسوم إضافية تفرض على عملية الشراء.
- التكلفة الإجمالية: السعر الكلي لعملية الشراء، بما في ذلك جميع الرسوم والضرائب.
6- شروط الدفع
- طريقة الدفع: الطريقة التي سيستخدمها المشتري لدفع ثمن السلع أو الخدمات (مثل التحويل المصرفي أو بطاقة الائتمان).
- شروط الدفع: شروط الدفع المتفق عليها بين المشتري والبائع (مثل الدفع عند الاستلام أو الدفع خلال 30 يومًا)
برنامج مبيعات البدر سجل الان واحصل علي تجربة مجانية !!
نموذج أمر شراء
في يوم:
الموافق: / /
نتشرف بإصدار أمر الشراء (رقم أمر الشراء) هذا من جهتنا:
شركة: (اسم الشركة)
إلى سيادتكم:
شركة: (اسم الشركة)
لتوفير بعض المنتجات في موعد أقصاه: (تاريخ التسليم)
بيانات المشتري:
اسم المشتري: (اسم الشخص أو الشركة)
عنوان المشتري: (العنوان الكامل)
رقم هاتف المشتري: (رقم الهاتف)
اسم مسئول المشتريات: (اسم الشخص)
رقم هاتف مسئول المشتريات: (رقم الهاتف)
عنوان ورقم المخزن الخاص باستلام الشحنة: (العنوان الكامل)
بيانات البائع (المورد):
اسم المورد: (اسم الشخص أو الشركة)
عنوان المورد: (العنوان الكامل)
رقم هاتف المورد: (رقم الهاتف)
اسم مسئول المبيعات: (اسم الشخص)
رقم هاتف مسئول المبيعات: (رقم الهاتف)
بيانات المنتجات:
| الوصف | الكمية | الرقم التسلسلي للمنتجات/ الباركود | سعر كل منتج | السعر الإجمالي |
| (وصف المنتج) | (الكمية) | (الرقم التسلسلي) | (سعر كل منتج) | (السعر الإجمالي) |
| … | … | … | … | … |
الضريبة:
(مبلغ الضريبة)
التوقيع:
(التوقيع)
كيف تدير أوامر الشراء بكفاءة عالية ؟
لتحقيق إدارة فعالة وكفاءة عالية لأوامر الشراء، يجب أن تتبع خطوات محددة واستراتيجيات مُحكمة، فعلى الرغم من أن أوامر الشراء قد تكون عملية مباشرة وواضحة، إلا أنها تضيف تعقيدًا لسلسلة التوريد في الأنشطة التجارية إذا لم يتم التعامل معها بشكل منظم، وهذه بعض النصائح لتحسين إدارة أوامر الشراء:
1- الاستفادة من التكنولوجيا
يعتبر الاستثمار في نظام متكامل لإدارة المبيعات والمخزون أمرًا حيويًا، فعلى سبيل المثال، يمكن لنظام متكامل مثل “البدر” أن يجمع بين قوائم المنتجات وبيانات الموردين، مما يمكن من الوصول السريع إلى جميع المنتجات وإعادة طلبها من المورد بشكل سهل، ويساعد هذا النظام أيضًا في تقديم بيانات محدثة عن الجرد والمبيعات، مما يقلل من مشاكل الجرد ويسهل إدارة المخزون.
2- الطلب بالجملة
يمكن للتجار تطبيق استراتيجية طلب المنتجات بكميات كبيرة إذا كانت أعمالهم مستقرة ويمكنهم التنبؤ بالطلب، فمن خلال طلب المنتجات بكميات كبيرة، يمكن للتجار الاستفادة من تخفيضات السعر وتحسين هامش الربح، ولذلك يسهم الطلب بالجملة في الحصول على سعر أفضل.
3- الالتزام بالدفع وتوثيق العلاقة مع الموردين
يعتبر الالتزام بسداد الفواتير في الوقت المناسب وبدقة في توثيق البيانات وإرسال الأوامر بشكل منظم أمرًا حاسمًا، حيث يزيد ذلك من ثقة الموردين بالتعامل معك ويعزز العلاقات التجارية على المدى الطويل، وبتبني هذه الإستراتيجيات والإجراءات، يمكن للشركات أن تدير أوامر الشراء بكفاءة عالية، مما يسهم في تحسين أداء العمليات وتقليل التكاليف وتعزيز العلاقات مع الموردين.
أوامر الشراء في برنامج البدر للمبيعات
تحكم فائق في مخزونك مع ميزات أوامر الشراء في برنامج البدر للمبيعات:
1- إدارة شاملة للمخزون
- إصدار أوامر شراء جديدة.
- عرض وتعديل أوامر الشراء الحالية.
- مراقبة حركة المخزون بدقة.
- ضمان توفر السلع في الوقت المناسب.
2- سهولة الاستخدام
- واجهة سهلة الاستخدام لإنشاء أوامر الشراء.
- إمكانية البحث عن أوامر الشراء حسب التاريخ، المورد، أو حالة الفاتورة.
- تقارير تحليلية لقياس أداء المخزون.
3- كفاءة عالية
- أتمتة عمليات الشراء والتخزين.
- تقليل الأخطاء البشرية.
- تحسين كفاءة سلسلة التوريد.
لإضافة أمر شراء جديد:
الوصول إلى قائمة أوامر الشراء:
من قائمة “التحكم المخزون” > “أمر شراء” > “أمر شراء جديد”.
إدخال بيانات أمر الشراء:
- اختيار المورد من قائمة الموردين.
- تحديد موقع استلام المنتجات.
- تحديد خيار ضريبة القيمة المضافة.
- إضافة المنتجات المطلوبة مع كمياتها وأسعارها (التكلفة).
اختيار خيارات الدفع:
الدفع الفوري:
- تحديد طريقة الدفع (نقدي، شيك، تحويل بنكي).
- إدخال المبلغ المدفوع.
الدفع المؤجل:
- تحديد تاريخ الاستحقاق.
حفظ أو إتمام أمر الشراء:
- حفظ أمر الشراء لإجراء تعديلات لاحقًا.
- إتمام أمر الشراء وإصدار فاتورة شراء مباشرة.
برنامج البدر للمبيعات:
- أداة شاملة لإدارة المبيعات والمخزون.
- يساعد على تحسين كفاءة الأعمال وزيادة الأرباح.
- مناسب للشركات من جميع الأحجام
